We can define «Facilitation» as the design and management of structures and processes that help a group to do its work and minimize the common problems people have working together.

Facilitation is therefore a neutral process (with respect to the content and participants) that focuses on:

• What needs to be accomplished
• Who needs to be involved
• Design, flow, and sequence of tasks
• Communication patterns, effectiveness, and completeness
• Appropriate levels of participation and use of resources
• Group energy, momentum and capability
• The physical and psychological environment

Facilitators are neutral guides who take an active role in process management. It is difficult to find and develop good facilitators because many people — particularly those in organizations — are more accustomed to be players or to being in charge. Good facilitators have a number of essential capabilities. They can:

• Effectively carry out the core processes of facilitation
• Draw on certain knowledge bases useful to facilitation
• Develop and exercise fundamental skills to better meet their responsibilities as facilitators
• Employ personal characteristics that are helpful to the facilitation role.

Effective Facilitation can go a long way toward bringing out the best in all members of a group.

To facilitate is «to make easy». One who facilitates is one who makes it easy for others to perform their tasks. That is true in a simple and profound sense. Simply speaking, the facilitator thinks through procedures and formats that enable a group to gather its cumulative insights, to order them, and then to decide on a course of action that has consensus and commitment backing it.

Anybody could do that, if they stop long enough to get outside the content and consider the process. And if they are willing to bother with the little logistical details that so often disrupt the flow of discussion in a group.

Facilitation in a profound sense means calling out the authentic humanity among participants in a group and assisting the group to become more than the sum of its parts. It’s a task of reconciliation of individuals with the group, or people with the organization, and of people with themselves. Therefore the facilitator has to be aware of the process and needs the skills in order to effectively facilitate.

How then can an organization handle facilitation and decide on the facilitator?

There are different options available.

1. Use an inside facilitator. Using an inside facilitator — whether a Board member, staff member, or current volunteer — saves time and complexity of introducing an outsider to the organization. It gives one or more individuals the opportunity to exercise facilitation and interviewing skills, makes good use of the organization’s resources, and may foster internal commitment to the process and the resulting plan. It is best if neither the board chairman nor chief executive facilitates, as this limits the ability of these key individuals to participate. A facilitator must be objective and neutral throughout the process — a particular challenge for the insider who assumes this role.

2. Hire an outside facilitator. Engaging a qualified outside volunteer or paid consultant brings expertise to the role, frees everyone inside the organization to focus on other aspects of the process, and provides a catalyst to keep focused and on track. It is important that an outside facilitator be generally familiar with social sector organizations and a quick study with regard to an institution’s background and culture. Bringing in an outside facilitator is one way of demonstrating commitment to self-assessment and, because of the outsider’s neutrality; participants may find it easier to be frank.

3. Designate no one as facilitator. Working in groups and teams without using a facilitator requires an extremely clear process design, consistent follow-up on each assigned responsibility, and excellent teamwork. This option is most effective for organizations with experience or a strong commitment to developing shared skills in process and meeting management. Without a facilitator, it is especially important that groups have ground rules for their work and guard against unfocused discussion, the vocal individual who dominates, and dissent that may slip into conflict.

4. Use both inside and outside facilitators. Combining inside and outside facilitators adds complexity to managing the role, but is also an opportunity to have the best of both worlds. If the process design that is selected calls for a large number of group sessions or depth interviews — and particularly if the organization is geographically dispersed — having an outside facilitator train and direct one or more insiders may be advantageous.

And as always, don’t forget to use the following tasks for the Assessment team when selecting an outsider for facilitation:

• Conduct preliminary screening
• Request written proposals (from potential consultants)
• Conduct initial interviews
• Check references
• Conduct final interviews and make selection

Article written by Maria Navarro, Consultant for De-Tech Russia. Maria has experience in Executive Coaching and Facilitation for international companies.

For additional information, you can contact her at mnavarro@de-tech.ru

Фасилитация внутри организаций

В связи с тем, что всё больше организаций стало использовать занятия в группе и создавать команды для обучения, возросла необходимость в дополнительной организации групповой работы или фасилитации.

Группы объединяются в команды для реализации различных задач. В целом, это может быть координация независимой работы, выполненной отдельными представителями команды, обмен информацией, принятие решений, интегрирование знаний для выполнения определенных заданий на различные темы, решение рабочих проблем, подготовка к проекту и многое другое.

Компании, в свою очередь, должны оказывать содействие в достижении тех или иных целей своим сотрудникам, объединившимся в рабочие группы, что можно сделать посредством фасилитации.

Фасилитация — это разработка мероприятия и контроль самого процесса, в ходе которого участники групп смогут успешно достичь поставленных целей. Во время фасилитации для получения результата должны использоваться правильные методы, а члены команды активно генерировать полезную информацию, обмениваться ею, а впоследствии использовать её, принимать успешные решения и воплощать их в жизнь, достигая тем самым, желаемого результата.

Таким образом, мы можем дать определение «фасилитации», как разработке и управлению процессом, который помогает группам сотрудников выполнять их работу и свести к минимуму распространенные проблемы людей, с которыми они сталкиваются при совместной работе.

Фасилитация — нейтральный процесс (в части, касающейся содержания мероприятия и его участников), который делает акцент на следующих аспектах:

— какие цели должны быть достигнуты

— кто должен быть вовлечен в процесс

— как должен быть разработан процесс, и в какой последовательности должны быть выполнены задания

— какая должна быть модель общения, насколько она эффективна, и какой должен быть результат

— какой уровень подготовки участников должен быть и как должны быть использованы ресурсы

— как распределить вовлеченность участников и их потенциал

— как создать благоприятную рабочую и психологическую атмосферу

Фасилитаторы — нейтральные гиды, которые, соблюдая нейтралитет, тем временем, берут на себя активную роль по управлению процессом. Нелегко найти хороших фасилитаторов и развивать их, так как многие специалисты, особенно внутри организации, привыкли выступать в роли игроков или руководителей. Хороший фасилитатор должен обладать определенным набором навыков:

— четко соблюдать основные принципы фасилитации

— разрабатывать проект мероприятия на базе определенных навыков, полезных для фасилитации

— развивать и использовать основные навыки, чтобы четко выполнять обязанности фасилитаторов и максимально соответствовать своей роли

— учитывать личные характеристики участников, которые будут полезны при проведении фасилитации

Эффективная фасилитация предполагает долгий процесс, который может привести к раскрытию потенциала всех участников группы в полном объеме.

Фасилитировать — значит «сделать легким». Тот, кто фасилитирует — облегчает другим выполнение их заданий. Это — правда и в простом, и глубоком смысле слова. Проще говоря, фасилитатор продумывает процедуры и формат мероприятий, которые дают возможность группе накопить совместные знания, структурировать их, затем выбрать курс действия, который поддерживался бы совместными и обоюдными решениями, а также обязательствами по отношению друг к другу.

Фасилитатору необходимо наблюдать со стороны за происходящим и анализировать процесс, обращая внимание на небольшие нюансы в поведении участников, которые очень часто прерывают плавный ход дискуссии в группе.

Фасилитация в глубоком смысле означает — раскрытие настоящих человеческих качеств у присутствующих участников группы и помощь стать нечто большим, чем просто участники. В связи с этим, задача фасилитации — помочь отдельным участникам найти гармонию в отношениях с организацией, а также с самими собой, поэтому для эффективного проведения фасилитации, ведущий мероприятия должен хорошо знать процесс и обладать соответствующими навыками.

Как провести фасилитацию, а также выбрать фасилитатора?

Предлагаем несколько способов.

Найти фасилитатора среди сотрудников организации

Используя внутреннего фасилитатора — будь то член правления, сотрудник отдела по персоналу, один из штатных сотрудников или временный волонтер — вы сэкономите время на том, чтобы ввести в курс дела человека со стороны. Кроме того, участие в качестве фасилитаторов предоставит одним или нескольким сотрудникам возможность проявить себя и усовершенствовать свои навыки проведения интервью, а также позволит организации использовать денежные средства в других целях. Лучше всего, если к участию в фасилитации мероприятия не привлекаются ни председатель правления директоров, ни исполнительный директор (генеральный директор) — это ограничивает возможности данных представителей в участии. Нейтральное поведение и объективное отношение к участникам на протяжении всего процесса — главная задача сотрудников, которые исполняют роль внутренних фасилитаторов.

Привлечь внешнего фасилитатора

Привлечение квалифицированного специалиста или консультанта со стороны позволит провести фасилитацию на высоком уровне, при этом у сотрудников организации появится возможность сконцентрироваться на других аспектах данного мероприятия. Для успешного проведения мероприятия, очень важно, чтобы перед его проведением внешний фасилитатор был в целом знаком со структурой организации, имел представление об истории компании и её культуре. Привлекая стороннего фасилитатора, тем самым вы показываете, что готовы к самооценке, а благодаря тому, что внешний фасилитатор соблюдает нейтралитет, участники могут быть откровенны с ним.

Провести мероприятие, не прибегая к услугам фасилитатора

Работа в группах и командах без привлечения фасилитатора требует крайне четкого разработанного процесса, последовательных дополнительных заданий, предназначенных для каждой заданной дисциплины и безупречной командной работы. Этот способ является одним из самых эффективных для организаций с опытом, которая заинтересована в развитии и использовании совместных навыков во время работы и проведении встреч. Без дополнительной организации групповой работы, очень важно, чтобы команды руководствовались четкими правилами для выполнения своей работы и следили за тем, чтобы не было непродуктивных дискуссий, а также не было отдельных доминирующих участников, при необходимости сглаживали разногласия, которые легко могут привести к конфликту.

Привлечь внешнего и внутреннего фасилитаторов одновременно

Совместная работа внутреннего и внешнего фасилитаторов несколько усложняет ведущим исполнение своих ролей, в то же время позволяет участникам мероприятия получить самое лучшее и от того и от другого. Если выбранный план мероприятия предполагает большое количество групповых сессий или подробные беседы, а также если организация территориально рассредоточена, то привлечение внешнего фасилитатора и/или нескольких внутренних, может быть полезна для компании.

При выборе внешнего фасилитатора не забудьте использовать следующие этапы оценки:

— провести предварительный подбор кандидатов

— запросить письменные предложения (от потенциальных консультантов)

— провести начальное интервью

— проверить рекомендации

— провести финальное интервью и сделать выбор

Для дополнительной информации вы можете связаться с  по почте mnavarro@de-tech.ru

При перепечатке ссылка на HRbazaar обязательна.