Гибридный формат работы становится новой нормой, под которую крупные компании вынуждены адаптировать бизнес-процессы, а HR и внутренние коммуникации – каналы и инструменты. В прошлой статье  мы рассмотрели инструменты, которые гарантировано стоит оставить в прошлом и заменить их на более современные и эффективные. В этом материале разберемся, какие инструменты можно и нужно модернизировать для работы в 2021 году. 

ВИДЕО 

Согласно исследованию Ривелти «Интранет и диджитал-каналы внутренних коммуникаций – 2020», основным вызовом внутренних коммуникаций в 2020 году стала борьба за внимание в перегруженном информационном потоке. 

Источник: исследование Ривелти «Интранет и диджитал-каналы внутренних коммуникаций – 2020».

Классические подходы к коммуникациям не выдерживали соперничество ни с Facebook и Instagram, ни уж тем более с TikTok и Clubhouse. Поэтому эксперты по коммуникациям были вынуждены адаптироваться и активно использовать тот язык и те форматы, которые сотрудники используют ежедневно. Так в корпоративный мир вошли визуальные элементы (карточки, GIF, инфографика), подкасты и видеоролики. 

Мы предлагаем подробнее рассмотреть видеоформат коммуникаций, поскольку именно его незаслуженно часто обходят стороной, ссылаясь на дороговизну, трудоемкость и низкую эффективность. А тем временем, видео и анимация – это самые эффективные инструменты с точки зрения восприятия и усваивания информации, ведь в них сочетается звук, картинка и текст (если мы используем встроенную презентацию, субтитры или анимацию). 

• Снимайте живые видео. С активным развитием технологий вам больше не нужны громоздкие камеры, а сотрудники не ждут официальных обращений за письменным столом. Показывайте лидеров в неформальной обстановке: они могут снимать себя на телефон в формате селфи или используя штатив. Более того, прямые эфиры благодаря интерактивности и возможности непосредственного взаимодействия набирают все большую популярность у современных сотрудников – поколений Y и Z
  
• Используйте субтитры. Несмотря на глубокое проникновение видео в современную жизнь (ролики в TikTok, истории в Instagram), многие смотрят их без звука. Помните об этой особенности и для большего охвата добавляйте субтитры. Это можно сделать на монтаже или с помощью специальных функций в корпоративных социальных сетях (Workplace в конце прошлого года запустила автогенерируемые субтитры ко всем видео, публикуемым в соцсети) или на видеохостингах (YouTube, Microsoft Stream).

• Используйте анимацию. Анимация отлично подойдет для визуализации сложных терминов, а также для очеловечивания сухих политик и правил. Через персонажа или активную визуализацию каждого процесса или понятия усваивание информации проходит в расслабленном формате, при этом эффективность запоминания увеличивается. 

Так и решили поступить наши заказчики из Miele, которые обратились к нам с задачей по визуализации. Нужно было в интерактивном живом формате представить новую систему управления эффективностью (Performance Management system). 

Для визуализации проекта была не случайно выбрана анимация, ведь через нее можно намного проще донести абстрактные понятия. Подкрепив основной посыл программы яркой, запоминающейся метафорой, мы смогли создать полноценный инфопродукт, который используется в образовательных целях. Сотрудники отметили, что в таком формате информация воспринимается легче.
(посмотреть часть фильма) 

Источник: портфолио коммуникационного агентства Brand Lovers.

ТИМБИЛДИНГИ

Благодаря пандемии многие ивент-агентства и корпоративные подразделения успешно адаптировали популярные сценарии под онлайн-формат. Почти каждый из нас успел побывать на стратегических сессиях, праздничных корпоративах или командообразующих мероприятиях, не вылезая из домашних тапочек. 

Однако со спадом числа заболевших и запуском программы всеобщей вакцинации люди ожидаемо «рвутся» в офлайн – и это естественно: хочется социализации, живого общения, рукопожатий и объятий, в конце концов 😊 И сейчас, как нам кажется, идеальный момент, чтобы выстроить новую культуру мероприятий, взяв от обоих форматов лучшее и объединив их в гибрид:

Вот несколько советов, которые пригодятся вам при организации корпоративных мероприятий в гибридном формате. Все они проверены и буквально прочувствованы на себе, поэтому точно работают:

• Не экономьте бюджет. Давайте развеем устоявшееся убеждение, что онлайн-мероприятия стоят намного дешевле, чем офлайн. Безусловно, это возможно, если вы готовы ограничиться трансляцией в Zoom и стандартным набором мастер-классов. Но если перед вами стоит задача провести программное мероприятие в формате отчетного выступления, подведения итогов года или запуска нового продукта/услуги, потребуется профессиональное оборудование для трансляции, свет, звук и декорации для застройки студии.
• Отдельно продумайте платформу для трансляции: в зависимости от количества участников и требуемого функционала стоимость и техническая реализация могут сильно разниться: от профессиональной учетки в Zoom до мобильного приложения со встроенным расписанием, полем Q&A и даже собственной базой знаний.
• Более того, если вы решитесь делать событие именно в гибридном формате, у вас автоматически возникнет две целевых аудитории со своими целями и потребностями. Для офлайн-участников будет важно удобство локации, кейтеринг и возможности для нетворкинга. Для онлайн-слушателей – удобство пользования платформой, динамичность (ведь вы будете бороться за внимание с домашними участника, его любимыми соцсетями и гаджетами).
• Используйте диджитал-инструменты, геймификацию и сторителлинг. Онлайн-инструменты помогут вам прощупать почву и «подогреть» аудиторию. Если событие знаковое, запустите коммуникационную кампанию за месяц. Начните с тизера с анонсом даты, дополните его письмом с описанием концепции и с каждым днем выдавайте все больше деталей, адаптируя тексты под разные целевые аудитории. Также экспериментируйте с интерактивными инструментами: опросами и визуальным контентом, это сделает ваши коммуникации более заметными. 

Для создания праздничного настроения, используйте многоступенчатые инструменты геймификации. Постройте маршрут, следуя которому участники будут участвовать в небольших активностях (фотоконкурсах, флешмобах и спортивных состязаниях), взаимодействовать с коллегами и набирать бонусные баллы. Впоследствии, эту игровую валюту сотрудники смогут использовать на самом мероприятии или для покупки корпоративных сувениров. 

• Дополняйте праздник реальными составляющими: едой и сувенирами. Как бы просто и банально это не звучало, но почти всем нам хочется, чтобы после яркого события осталось что-то на память. Вне зависимости от того, проводите ли вы гибридное или онлайн мероприятие, продумайте о небольших подарках участникам. В зависимости от бюджета и территориальной распределенности (помните, что заграницу запрещено перевозить еду, растения и устройства с батарейками!) это могут быть:
• съедобные наборы (от брендированного пряника до продуктовой корзины с бутылкой вина);
• брендированная одежда (в зависимости от сезона: кепка, толстовка, футболка и даже дождевик);
• технологичные сувениры (колонки, наушники, переносные зарядные устройства);
• канцелярия (ежедневники с лого компании и тематическими врезками, ручки, блокноты и стикеры).

• Используйте материалы выступлений для базы знаний/продуктовых демо. Формулируя запрос таким образом, что все или почти все материалы после конференции или отчетного собрания вы будете использовать еще раз, вы автоматически задаете планку выступающим: нудным чтением с листа теперь не отделаться, придется готовить и качественную презентацию, и репетировать речь. 

Также важно проговорить ваши ожидания с технической бригадой, чтобы они передали вам все исходники для последующей обработки. Кстати, монтаж очень важен в таких проектах: он создает динамику, визуальные элементы помогают дополнить говорящего, пояснить или проиллюстрировать его выступление. Поэтому (см. пункт 1 😊), не экономьте деньги на постпродакшн. 

А теперь немного отступим от советов и посмотрим на пример реализации мероприятия для наших заказчиков:

Компания S7 обратилась к нам в преддверии Нового года: необходимо было создать праздничное настроение у сотрудников большой территориально распределенной команды. Решение пришло быстро – создать онлайн-адвент календарь на специальной онлайн-платформе. За 9 дней проведения мероприятия сотрудники каждый день получали задания, за выполнение которых зарабатывали призовые баллы.

Довольно быстро сформировался список активных сотрудников: 10-15 человек шли с максимальными баллами, что придавало дополнительный азарт участникам. В итоге победители из списка лидеров были выбраны с помощью генератора случайных чисел, они получили мили от S7, которые можно было потратить на полеты по России и миру.

Источник: портфолио коммуникационного агентства Brand Lovers.

РАССЫЛКИ

По данным исследования Ривелти «Интранет и диджитал-каналы внутренних коммуникаций – 2020», почтовыми рассылками пользуются 92% респондентов-представителей крупных российских компаний. Иначе говоря, это базовый HR-инструмент в современном цифровом офисе: подавляющее большинство «белых воротничков» использует почту ежедневно. Вместе с тем эта простота и распространённость порождает интересный феномен: чем доступнее инструмент, тем шире поле для экспериментов. 

На основе нашего опыта мы в Brand Lovers выделили для наших заказчиков 5 лайфхаков, которые делают внутренние (и не только) рассылки эффективнее и мощнее:

• Объедините рассылку с другими каналами. Используйте электронные письма в связке с остальными каналами коммуникации (соцсетями, порталом). Добавляйте ссылки на прошлые новости, чтобы дать контекст, вставляйте тизеры, которые заставят сотрудников перейти и дочитать продолжение анонса или ссылайтесь на базу знаний. Так сотрудники станут постепенно использовать все каналы коммуникаций и понимать предназначение каждого. 
• Пользуйтесь инструментами почтовой аналитики. Чтобы оценить эффективность рассылок, вы можете установить специальные расширения, которые позволят вам узнать, сколько сотрудников и из каких функций и локаций открыли письмо, сколько времени читали его, перешли ли по ссылкам. На основании результатов вы сможете скорректировать коммуникационную стратегию для достижения наилучших результатов. 
• Разработайте шаблон рассылки в корпоративном стиле. Если вы до сих пор отправляете коммуникации сплошным текстом, пора это менять. Создайте фирменный шаблон в корпоративном стиле с кликабельными элементами (ссылками на ваш портал, базу знаний, социальные сети). Также не забудьте про адаптивность под разные почтовые клиенты, операционные системы и размеры экранов – большинство современных работников читают почту с телефона или планшета. 

• Внедрите мультимедийные элементы и интерактивность. Попробуйте добавить в рассылку визуальные элементы: иконки, картинки, GIF-анимацию или небольшую инфографику (если инфографика объемная, используйте ее по частям, чтобы пользователи смогли рассмотреть данные). Также с помощью специальных расширений, вы можете вставить в рассылку плеер, проигрывающий видео и анимацию, или моментальный опрос (например, «оцените полезность рассылки от 1 до 5»).

• Персонализируйте как отправителя, так и получателя. Рассылайте письма от лица конкретного человека (например, Аня из HR). Письма от общих ящиков пропускают или складывают в отдельную папку, используя быстрый фильтр. Если есть риски, что человек на этой позиции может часто меняться, выдумайте персонажа, который будет проводником сотрудника в корпоративном мире. Ровно такое же правило персонализации распространяется и на получателя письма. Проделав несколько простых манипуляций в Outlook, вы можете легко рассылать коммуникации с прямым обращением к сотруднику. Казалось бы – мелочь, но такой простой ход позволяет в разы увеличить статистику прочтений. 

Источник: портфолио коммуникационного агентства Brand Lovers.

В рамках проекта для Московской биржи «Люди Т» мы работали над фирменным стилем программы по развитию сотрудников, в том числе занимались разработкой шаблона рассылки. Нам важно было сделать его лаконичным и стильным, сохранив общий визуальный стиль компании. Мы совместили классическую форму шаблона с контрастными элементами (логотипом и акцентными линиями). Особое внимание уделили типографике (выбору шрифта и начертания): нам хотелось совместить классику и современность.

ВМЕСТО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

Каждый год в сфере коммуникаций происходят серьезные изменения, и специалистам необходимо быть гибкими и оперативно подстраиваться под изменения. Гибридный формат работы – это лишь новый вызов, который диктует нам свои условия игры. 

Регулярный аудит коммуникационных каналов и инструментов, отслеживание актуальных трендов, а также любовь к экспериментам помогут вам выиграть борьбу за внимание сотрудников, завоевать лояльность и вырастить амбассадоров бренда. 

Автор статьи: Иоланта Саркисян, СЕО коммуникационного агентства Brand Lovers