Новая реальность диктует нам свои правила игры: все больше мы фокусируемся на онлайн-инструментах, а на первый план выходят такие показатели, как адаптивность, оперативность и доступ к информации из любой точки мира. И если раньше все это было приятным дополнением к инструментам внутренних коммуникаций, то сейчас – необходимый минимум. 

Начало года – это самое правильное время для того, чтобы провести аудит внутренних инструментов и систем: избавиться от устаревших, модернизировать существующие и внедрить новые. Чтобы этот процесс прошел эффективно и безболезненно, необходимо определить цели и приоритеты, а также хорошо понимать рынок и актуальные тренды во внутренних коммуникациях и HR. Наш обзор поможет вам совершить качественный переворот и реализовать изменения в кратчайшие сроки. 

Прежде всего, определим ключевые доминанты, которые существенным образом влияют на бизнесы и являются (или будут являться) драйвером львиной доли изменений. Эксперты выделяют 3 основных тренда:

• Цифровизация бизнес-процессов и коммуникаций.

Не только сотрудники «переехали» в цифровой офис, но и бизнес-процессы перекочевали в онлайн-сферу. Пандемия и всеобщая удалёнка лишь ускорили всеобщую диджитализацию. Компании переходят на электронный документооборот, внедряют инструменты для совместной работы онлайн и всерьез думают над гибридным режимом работы. 

Внутренние коммуникации также перешли «в цифру»: выросло количество электронных рассылок, стали активнее использоваться социальные сети и мессенджеры. На производствах лидеры по коммуникациям и HR ищут новые решения взамен устаревшим доскам почета и корпоративным газетам, а в офисах классические кофе-поинты теперь развернулись в Zoom.

• Экосистема и безопасная среда.

Многообразие внутренних инструментов и систем – одна из самых распространённых проблем крупных организаций, особенно остро она ощущается в технологических компаниях. Поэтому сейчас организации фокусируются на создании удобных и простых в использовании экосистем с единой точкой входа. Они позволяют пользователям намного быстрее ориентироваться в процессах и эффективнее работать.

Важной задачей при создании таких экосистем является безопасность среды. Современные работники – представители поколений Y и Z – уделяют вопросам безопасности и конфиденциальности данных повышенное внимание.

• Пользовательский контент и персонализация коммуникаций.

UGC (от англ. User Generated Content) или пользовательский контент – это любые сообщения (текст, фото, видео) публикуемые сотрудниками в социальных сетях или на корпоративном портале. UGC уверенно набирает обороты и завоевывает все больше поклонников среди внутренних коммуникаторов и HR. Несмотря на то, что такой тип контента слабо поддается контролю и уж тем более модерации, эффект от него перевешивает минусы. Сарафанное радио влияет на формирование и поддержание HR-бренда куда сильнее, чем стандартные инструменты (официальные пресс-релизы, мероприятия и др.), а в совокупности они дают просто потрясающий результат. 

Более того, персонализация коммуникаций имеет значение, ведь она создает эмоциональный отклик, а значит влияет на запоминание информации. Чтобы адаптировать контент под разные целевые группы, вы можете использовать специальное расширение для рассылок, чат-боты, персонализированную ленту новостей и рекомендательные сервисы для обучения.

А теперь перейдем к инструментам, которые доживают свой век и уже давно нуждаются в модернизации.

ОТКАЗАТЬСЯ И ЗАБЫТЬ

• Корпоративные газеты и брошюры.

С переходом в цифровую среду корпоративные газеты и брошюры естественным образом теряют популярность. Даже на крупных производственных объектах, где у большинства сотрудников нет корпоративной учетной записи и персонального компьютера, внутрикомм и HR ищут альтернативные каналы донесения информации. 

Печатные материалы проигрывают виртуальным ресурсам по ряду причин:

• Контент сложно обновлять. Если в компании произошли какие-то изменения, которые повлияли на содержание газеты, брошюры или любых других печатных материалов, вам придется переделывать весь тираж целиком. Не всегда на это есть время и деньги. Случай из практики: однажды мы проводили мероприятие в формате open-air фестиваля. Накануне мы, посмотрев прогноз погоды, увидели штормовое предупреждение и спешно начали переносить всю программу внутрь. Схему активностей перепечатали в последний момент и привезли, когда на площадке начали появляться первые гости, а ведь могли внести изменения в пару кликов – без стресса и беготни.
• Печатные материалы часто теряются или приходят в негодность. «Забыл на работе», «пролил кофе» или «случайно выбросил с другими материалами» – сколько подобных оправданий вы слышали от сотрудников? А вместе с тем, если информация не дублировалась в других источниках, сотрудники могли просто пропустить важные анонсы, новости и объявления. 
• Нет обратной связи или ее получение затруднено. Вы можете попросить сотрудников писать письма от руки и кидать их в почтовый ящик, задавать вопросы с личной электронной почты, но все это лишь усложняет процесс взаимодействия, и лишь единицы доходят до конца! 😊 В социальных сетях или на портале, в почтовой рассылке или мобильном приложении – получить и дать обратную связь куда проще и удобнее. Да, не всегда она может быть позитивной или даже конструктивной, но любой диалог с сотрудниками куда лучше, чем монолог.
• Не экологично. В конце концов, даже 1000 экземпляров оказывают большое влияние на экологию. И дело не только в количестве деревьев, срубленных для создания брошюр, но и в том, например, сколько бензина потратит курьер, доставляя ваш тираж из типографии. Мы рекомендуем подходить к любым печатным материалам с особым вниманием и каждый раз задавать себе вопрос, действительно ли они нужны.

Отказавшись от печатных материалов, мы предлагаем перевести ваше корпоративное СМИ в цифровой формат. Например, внедрить корпоративный портал с новостной лентой, внутреннюю социальную сеть (сейчас на рынке много русских и зарубежных систем, которые запускаются за пару дней), или мобильное приложение, которое может транслировать не только новости, но и официальные встречи в режиме реального времени. 

Для молодого поколения – миллениалов и зумеров – отлично подойдут мессенджеры. В них вы можете не только оперативно публиковать новости и моментально получать обратную связь, но и делиться визуальными материалами, в том числе стикерами. Корпоративные стикеры могут отражать как ценности и культуру компании, так и изображать руководителей и цитировать их крылатые выражения.

• Корпоративное радио 

Еще несколько лет назад корпоративное радио активно использовали абсолютно разные компании. Оно помогало объединить распределенные команды единой повесткой, оперативно транслировать новости и, конечно, задавало настроение на день. Но времена меняются, меняются и подходы к работе: сотрудники становятся более гибкими – и в плане выбора рабочей локации, и в плане рабочих часов. Среди очевидных недостатков корпоративного радио эксперты выделяют следующие:

• Нехватка ресурсов на запуск и поддержку. Корпоративное радио – это полноценный инструмент коммуникаций с особой спецификой. Текст для портала, фото для новостной ленты или даже видео для социальной сети вы можете сделать, имея под рукой лишь телефон. Радиоэфир требует намного больше усилий и оборудования для бесперебойной работы, не говоря уже о подготовке контента. По-хорошему, им управляет отдельная команда или подрядчик.
• Не всегда удобно слушать во время работы. Аудиоформат, особенно интервью, ток-шоу и другие разговорные форматы, могут отвлекать сотрудников от работы, мешать сосредоточиться. Соответственно, часть аудитории будет пропускать важные выпуски, находясь на встречах или выполняя задачи, которые требуют сосредоточенности и внимания к деталям.

На смену корпоративному радио приходит формат подкастов. На волне развития стриминговых сервисов они становятся все популярнее, а главное – проще в использовании. Благодаря им, вы можете не только делиться важными новостями с сотрудниками, но и развивать и укреплять HR-бренд компании. Серия интервью с топ-менеджментом и рядовыми сотрудниками помогут соискателям и сотрудникам лучше узнать внутреннюю кухню компании, проникнуться культурой и ценностями компании.

• Многообразие корпоративных систем и сервисов

Число используемых сервисов и систем растет пропорционально развитию компании: чем сложнее становится организационная структура, тем больше появляется бизнес-процессов. Это же в равной степени касается систем и каналов коммуникаций. Среди минусов существования зоопарка систем можно выделить:

• Дублирование. Из-за отсутствия четкой иерархии и/или интеграции между системами, определенные шаги бизнес-процессов или контент может дублироваться в нескольких местах, что ведет к устареванию информации в одном или нескольких источниках. Сотрудники могут долгое время продолжать использовать старые реквизиты компании, руководствоваться устаревшим бренд-буком и/или другими политиками. Все это может негативно отразиться на компании и привести к репутационным и даже финансовым издержкам со стороны организации. 

Случай из практики: в компании была в кратчайшие сроки развернута корпоративная социальная сеть. Несмотря на громкую промо-кампанию, удобство интерфейса и широкий функционал, просмотров у постов было крайне мало. Сотрудники HR провели опрос и выяснили, что коллеги не заходят в соцсеть, ведь ровно такую же информацию они получают по почте. Только разделение контента и создание тематических групп помогло привлечь пользователей.  

• Непрозрачность. В погоне за лучшими показателями вовлеченности и мотивации мы стремимся внедрить как можно больше инструментов, которые, как нам кажется, уж точно облегчат сотрудникам жизнь и сформируют единое информационное пространство. В результате получается обратное: сотрудники теряются в зоопарке систем, устают от многообразия каналов и предпочитают неведение знанию.

• Нехватка ресурсов. Чтобы управлять и поддерживать громадное количество систем и каналов, нужна большая команда и солидный бюджет. Зачастую грамотно выстроенная структура коммуникаций работает намного эффективнее и стоит в разы меньше.  

Решением этой задачи может стать внедрение системы оркестрации или, говоря простым языком, единого входного окна. Она позволит объединить все внутренние сервисы в одном месте, с помощью понятных виджетов и дашбордов подсветить необходимые уведомления и показатели. Если же проблема заключается только в разрозненности каналов коммуникаций и источников хранения информации – для этого отлично подойдет чат-бот, который будет делиться справочной информацией или направлять в нужную систему. Особенно эффективно чат-боты работают на этапе адаптации, когда нужно быстро погрузить новичка в корпоративную жизнь и познакомить его с бизнес-процессами.

Подведем итог:

Понимание текущих трендов поможет вам прицельно сформировать стратегию внутренних коммуникаций на год и выделить пул инструментов, которые планируете развивать или внедрять. На этапе планирования также необходимо оценить их эффективность и целесообразность поддержки текущих инструментов.

В этом году фокус внимания большинства крупных компаний направлен на создание единой информационной и бизнес-среды в формате онлайн, которая дает сотрудникам все возможности для гибкой работы. Инструменты, имеющие привязку ко времени или локации постепенно уходят в тень, уступая место универсальным форматам.

Автор: Иоланта Саркисян, СЕО коммуникационного агентства Brand Lovers