Эксперт Вера Черничкина, HR «Трамплин Электроникс» специально для HRbazaar. 

Быть новичком сложно: ты не знаком с командой, не знаешь правил взаимодействия, у тебя много новых задач. Все это вызывает стресс. Чтобы его минимизировать и быстрее адаптировать сотрудника, проводят онбординг.

Онбординг — дословно от английского onboarding («подняться на борт») — процесс адаптации сотрудника в новой компании, куда входит знакомство с командой и обязанностями. Как правило, это комплекс действий, куда могут входить обучающие уроки, неформальный обед, встречи с руководителем.

Цели онбординга: сформировать лояльность снизить затраты на вхождение в должность исключить или минимизировать ошибки снизить текучесть кадров.

Согласно исследованию HH.ru в 6 компаниях из 10 есть онбординг: большинство компаний (67%) отмечают, что это снижает грубые ошибки, а 63 % — текучесть кадров. Еще 46% заметили улучшение атмосферы в коллективе.

Этап «До»: как влюблять до выхода на работу

Если сотрудник получил оффер, значит, вы друг другу понравились. Теперь главное — укреплять взаимодействие. Менеджер по персоналу поддерживает контакт: уточняет детали выхода в офис, звонит за несколько дней и рассказывает, что взять с собой. Важно подготовиться и в самой компании: оформить рабочее место, технику, пропуск, подготовить доступ к корпоративным программам.

Как это устроено в «Трамплин Электроникс»:

Если мы понимаем, что хотим нанять человека, то предлагаем ему приехать в офис и познакомиться с командой. Мы так и говорим – «мы вас выбрали – теперь ваша очередь выбирать нас». У нас дружный коллектив, поэтому обязательно кто-то подойдет познакомиться, предложит кофе и расскажет какую-то историю. Важно, что это происходит искренне и спонтанно — отдел персонала об этом не просит.

Оффер готовится под человека: как HR я детально описываю функционал, задачи на испытательный срок, условия работы. Неоднократно слышала отзыв о том, что это производит сильное впечатление: кандидат видит, что в нем заинтересованы. Кто-то даже говорил: «О, вы предлагаете мне работу мечты, как я хотел!».

Первый день: как сделать его идеальным

Главный показатель отлаженных процессов в компании — это выдача в короткие сроки техники, пропуска и доступов к рабочим программам. У нас это занимает около часа. Знаю случаи, что в корпорациях из-за огромных команд, негласной иерархии и сложной системы безопасности сложно получить пропуск и адаптироваться — старайтесь максимально нивелировать этот стресс.

Не стоит в первый день перегружать новичка задачами: например, часть дня может занять кадровое оформление, подписание бумаг, знакомство с командой. Будет здорово, если кто-то проведет экскурсию по офису, пообедает или выпьет кофе вместе с новичком и расскажет о корпоративной культуре. Еще одно правило хорошего тона — подарить приветственный мерч — это создает сопричастность.

В результате процесса адаптации важно, чтобы новый сотрудник понял, чего от него хотят – так он начнёт быстрее и эффективнее вникать в работу.

Первая неделя: система быстрых побед

Процесс адаптации может занимать разное время: это зависит от размера компании, задач, психотипа самого сотрудника. Что может помочь: корпоративный портал с материалами; системы наставничества, менторства; чат-бот, которые ежедневно даёт задания на изучение какой-либо темы и отвечает на вопросы; приветственная встреча – с элементами тренинга, интерактива, игры, викторины; помощь: ответы на наиболее частые вопросы план адаптации, который составляется индивидуально и контролируется новичком, его руководителем, вышестоящим руководителем и службой персонала; «дорожная карта»: задания и точки контроля геймификация: квесты, награды.

Не важно, каким будет онбординг именно у вас, главное — хвалите сотрудника за прохождение промежуточных точек контроля, потому что дофаминовая привязка является важной частью адаптации. Усложняйте задачи постепенно по мере вовлеченности.

Совет: найдите простые вещи, которые позволят новичку почувствовать тепло и внимание. Например, в один из дней можно устроить неформальную встречу — собрать всех на квиз. Банально, но хорошо объединяют совместная пицца или спортивное мероприятие.

Как это происходит в «Трамплин Электроникс»:

У нас сама собой сложилась традиция «утреннего кофе»: мы пьем его вместо в офисе или в соседней кофейне. Это уже наш главный ритуал начала дня, который позволяет без стресса влиться в ритм и пообщаться. Если нужно решить какой-то вопрос, мы можем сходить на совместный обед — это и приятно, и продуктивно. Также у нас, как у любой компании, есть внутренние чаты, куда мы скидываем мемы и домашних питомцев, делимся успехами и новостями.

Медовый месяц

Задача первого месяца — включение в реальные процессы. Это обучение, участие в совещаниях, конференциях, митапах. Объясните новичку, какие встречи обязательны к посещению, а какие можно пропустить. Если возможно, попросите руководство раз в неделю проводить встречи «один на один» с сотрудником, без оценки результатов и КПЭ, но с вниманием к состоянию: «Как тебе тут?».

Через месяц подведите итоги: спросите и дайте обратную связь. Желательно так, чтобы кандидат не захотел уволиться. Все это снижает психологическую напряженность и дает понять, что компании важен не только профессионализм, но и чувства.

Влюбленность сотрудника — это производная от трех вещей: ясности (понятны правила), заботы (меня ждали) и значимости (мой вклад важен с первых дней). Грамотный онбординг помогает снизить текучесть кадров на испытательном сроке, что является важным показателем эффективности подбора и процесса адаптации у HR. В глобальном смысле для компании это конкурентное преимущество на рынке труда.

Главное про онбординг: что нужно знать

– Онбординг помогает новичку влиться в команду, снижает стресс, число ошибок и текучесть кадров

– Начинайте его заранее: еще до выхода нового сотрудника на работу

– В онбординге должны участвовать руководители, команда и отдел персонала

– Создавайте позитивную атмосферу в команде в целом, а не только для новичков

– Подумайте, что можно сделать, чтобы упростить онбординг: создать чат-бот, корпоративную библиотеку, план адаптации

– Дарите что-то приятное сотрудникам на годовщину работы: это подчеркнет значимость сотрудника для команды