Яндекс Командировки провели исследование* среди сотрудников и HR-специалистов. Оно показало, что большинство работников оплачивают часть расходов в деловых поездках из личных средств, а отчёты и контроль бюджета отнимают много времени у HR. Идеальной обе группы считают командировку, в которой все затраты берёт на себя компания, а оформление и отчетность требуют меньше ручных действий.

Сотрудники тратят личные деньги на командировки 

Почти все сотрудники (93%) оплачивают часть затрат самостоятельно, а 74% не хватает суточных. Сверх установленной суммы треть опрошенных тратит на питание, четверть — на такси до аэропорта или вокзала, почти каждый четвёртый — на каршеринг в городе. В результате 40% расходуют на одну поездку более 10 тысяч рублей из личных средств.

Оформление командировок отнимает время

Сложности возникают и при оформлении командировок. Специализированные сервисы используют только 12% компаний: чаще поездки бронируют сами работники — 49%, ассистенты — 26% или тревел-менеджеры — 14%. Путь от заявки до итогового отчёта отнимает время у 76% сотрудников. Для HR-специалистов наиболее трудоёмкий этап — закрытие командировки: они собирают чеки и авансовые отчёты, а затем переносят расходы в учётную систему, например в 1С. Так, у 29 % опрошенных только на перенос данных о расходах в учётную систему уходит более двух часов. Ещё у 37 % столько же времени требуется на подготовку и оформление закрывающих документов. Трудности со сбором отчётности возникают в 90% случаев, чаще всего (43%) из-за потерянных чеков и посадочных талонов.

Контроль бюджета выстроен не везде 

Контроль расходов также остаётся сложной задачей. Видеть каждую трату сотрудника в реальном времени могут только 7% HR-специалистов, а у 37% компаний такой процесс вообще не выстроен. Поэтому о превышении бюджета нередко узнают уже после завершения командировки, когда скорректировать расходы нельзя.

Во многом такая ситуация связана с тем, как в компаниях организованы командировки: многие этапы по-прежнему не автоматизированы и выполняются вручную. Эффективной действующую тревел-политику считают только 37% HR-специалистов, а удобным взаимодействие с сотрудниками по вопросам поездок — 28%.

Какой видят идеальную командировку сотрудники и HR 

На этом фоне сотрудники и HR-специалисты сходятся в одном: идеальная командировка предполагает минимум личных затрат и ручных действий. Так, 44% сотрудников считают, что компании должна покрывать все расходы, от трансфера до кофе в отеле. Ещё 36% предпочли бы платить напрямую с корпоративного счёта или через B2B-платформу. Работники HR чаще всего (47%) говорят о необходимости автоматизировать документооборот, а 34% — не оформлять авансовые отчёты и бумажные чеки. Также внедрить у себя сервис для командировок, где будут собраны все услуги, готовы 53%, более половины (52%) — использовать его для организации деловых встреч и участия в конференциях.

*сервис Яндекс Командировки провёл исследование среди 1000 сотрудников и HR-специалистов в крупнейших городах России (с населением более 1 миллиона человек).