Стоимость подбора персонала увеличивается с каждым годом. В ИТ эта особенность осложняется еще и дефицитом квалифицированных кадров на рынке. По данным hh.ru на февраль 2024 года количество вакансий увеличилось на 30%, в то время как среднее количество резюме увеличилось только на 1%.  Процесс адаптации – это то, с чего начинается путь сотрудника в компании, и один из инструментов формирования правильных ожиданий у новичка, а главное – его лояльности.

Как правильно использовать этот инструмент для ИТ-специалистов и какие существуют особенности именно в ИТ-сфере, рассказывает Илья Куркин, HR-менеджер департамента «Логистика» ГК «КОРУС Консалтинг».

Что такое онбординг и в чем его ценность

Онбординг или адаптация – это процесс погружения сотрудника в новую роль и задачи, структуру и корпоративную культуру компании. Процесс адаптации влияет не только на впечатления новичка о компании, но и на его последующую эффективность, автономность и, конечно, срок работы в компании. Правильно построенный онбординг покажет новому сотруднику заинтересованность компании в его развитии и заложит базу для удержания и хороших отношений. Кроме того, онбординг – это отличная возможность сформировать у новичка понимание целей, ценностей и текущих приоритетов компании.

Особенности онбординга в ИТ-компании

ИТ-специалисты – это не те сотрудники, которые будут читать брошюры о компании, изучать структуру и исследовать корпоративную культуру, у них совершенно другой ритм работы. Они нуждаются в другом подходе, поэтому элементы адаптационной программы важно нацелить на разные фокусы внимания. Логичная визуализация (дашборды, различные лендинги), аудиальное сопровождение (личное общение с HR и руководителем) и тактильная (интерактивные доски, каталоги).

Вариант, при котором в обучающих материалах упоминается отсутствие бюрократии, а впоследствии сотрудник сталкивается с томами должностных инструкций и регламентов, согласует действия несколько раз и т.п.. будет ошибочным. Таким образом, происходит расхождение ожиданий и реальности, не совпадение по ценностям, что приведет к негативу и разногласиям, а в худшем случае – к увольнению и плохому отзыву о работодателе. От этого может пострадать репутация компании и бренда работодателя. 

Как не перегружать новичка 

Почему важно разделять поток информации во время онбординга? Вы только представьте: человек только пришел в новую компанию, в незнакомый коллектив – это уже стресс. Со всех сторон идет огромный поток информации: ценности, миссия и стратегия компании, корпоративная культура, формат работы, доступы к ресурсам компании, введение в должность и многое другое. Конечно, сотрудник должен знать все это, но очень сложно изучить и проанализировать такой объем новых данных в первый же рабочий день (или даже в первую неделю).

Процесс адаптации направлен на мягкое погружение сотрудника в роль. Последствия от отсутствия дозированного погружения всегда будут негативными: от непонимания зоны ответственности до конфликтов. Важно делить информацию не только на блоки, но и на периоды. В первый рабочий день лучше давать общую информацию, далее – углубляться в процессы и особенности.

Кейс

В ГК «КОРУС Консалтинг» во многих департаментах есть ответственные люди, которые курируют процесс адаптации, проводят новичка через все этапы онбординга и помогают в дальнейшем. Чаще всего роль тьютора во время всей работы сотрудника выполняет HR-специалист. Команда HR может, например, обсудить любой интересующий сотрудника вопрос, поговорить о выгорании, оценке, обратной связи, карьерном росте, softskills и т.д.

Процесс погружения в работу компании начинается с момента принятия оффера. Перед оформлением новичку присылают приветственный лендинг, где есть чек-лист первого дня и ответы на самые популярные вопросы: про офисы, корпоративную связь, дресс-код, правила общения в командах.

Первый день начинается с оформления в отделе кадров (очно или онлайн), получения всей необходимой техники и доступов к корпоративным ресурсам. На почту каждому новичку приходит welcome-письмо. В нем собраны все основные шаги по регистрации на ресурсах компании (Корпоративный портал, Корпоративный университет, программа для командировок и другое). Во вложении к письму есть WelcomeBook со всей ключевой информацией по структуре компании и сервисах, которыми может пользоваться сотрудник. Ознакомиться со всей этой информацией новичок может в удобном для себя темпе.

Следующий шаг – встреча с HR (в офисе или удаленно) и знакомство с руководителем и/или наставником для погружения в предметную область и ближайшие задачи.  Роль наставника может выполнять ведущий специалист, TeamLead или руководитель направления. Новый сотрудник компании никогда не остается без сопровождения и помощи. Задача наставника – погружение в специфику работы и функционал, помощь в решении различных кейсов и участие в адаптации.

И в завершении первого дня новичка представляют в чате департамента, куда он пишет приветственное сообщение, в котором рассказывает о себе.

Первые четыре дня на странице в корпоративном портале сотруднику приходят информационные сообщения от КОРУС Buddy – виртуального помощника по онбордингу. В этих сообщениях содержится важная информация, а именно: стратегия, миссия и цели компании, обращение генерального директора к новичкам, знакомство с Корпоративным университетом. Обязательные курсы в рамках программы адаптации.

Встреча первой недели – на ней в некоторых департаментах, например, в департаменте  «Логистика», происходит знакомство с HelpBook – базой знаний, расположенной в группе департамента на портале. Обсуждается структура и корпоративная культура департамента, происходит погружение в предметную область. Также на этой встрече можно обсудить, насколько успешно прошла неделя и сложности, если таковые имеются.

Встреча первого месяца – на нее, как правило, приглашают наставника или руководителя сотрудника, который дает корректирующую и/или позитивную обратную связь об эффективности работы, подсвечивает проблемные зоны и дает рекомендации по освоению каких-либо практик, технологий. Фокус внимания направляем на процессы работы.

Встреча двух месяцев – на этой встрече фокус внимания направлен на задачи: насколько ожидания от деятельности совпали с реальностью, обсуждаются возможные трудности. Как правило, на встрече двух месяцев сотрудник уже чувствует себя более комфортно, знаком с зоной ответственности, активно выполняет задачи и коммуницирует с коллегами.

BootCAMP – это общая онлайн-встреча всех новичков, которая проводится примерно раз в 2-3 месяца. Встреча, на которой генеральный директор компании общается со всеми новичками компании, рассказывает о себе, о компании, стратегии и ценностях. Отвечает на вопросы от новичков (как рабочие, так и о личном опыте). Часть встречи посвящена общению с методологом Корпоративного университета, он кратко рассказывает о возможностях обучения и комьюнити компании.

BootCAMP – крутое мероприятие, которое не просто дает ответы на вопросы, но и задает новые тренды в коллективе, объединяет новых коллег из разных городов и департаментов. Сотрудники видят таких же новичков, которые находятся в том же эмоциональном диапазоне. Большинство коллег дают позитивную обратную связь после этих встреч. За последний год средняя оценка была 4,9 из 5. А Welcome box, небольшой подарок от компании, служит приятным бонусом по окончанию таких встреч. 

На финальной встрече по закрытию испытательного срока обсуждаются итоги. На нее обязательно приходит руководитель и/или наставник. Обсуждается и анализируется успешность завершения испытательного срока, руководитель дает обратную связь, сотрудник также делится своей обратной связью.

Иногда для этой встречи мы используем форму опроса коллег, которые делятся своим мнением и рекомендациями для сотрудника. 

Важно! Эта программа не высечена на камне, она гибкая. Если сотрудник хочет пообщаться, мы обязательно организуем встречу. Руководители также инициируют 1:1, в рамках которых обсуждают с сотрудником текущие задачи и вопросы. Также постоянно на проекте происходит взаимодействие с наставником.

Автоматизируем процессы

Автоматизация процессов стремительно растет во всех сферах, но, конечно, это особенно важно для ИТ-сферы. Если компания позиционирует себя на рынке как современная, стремительно развивающаяся, то каково будет удивление сотрудника, если он получит распечатанные листы А4 для ознакомления с графиком работы, форматом и особенностями роли?

Также важно понимать, что автоматизированные процессы проще выстраиваются и анализируются HR-специалистом. Так, например, в ГК «КОРУС Консалтинг» есть модуль на корпоративном портале «Встречи с HR». В нем можно фиксировать договоренности, наблюдения и описывать риски, чтобы общение с сотрудником было последовательным. Также в этом инструменте есть поле «комментарий для сотрудника», текст из которого формируется в отдельную задачу. С автоматизацией всегда проще, быстрее и удобнее взаимодействовать с коллегами.

Основная часть всей информации для сотрудников собирается на корпоративном портале. Оформление и согласование отпуска, электронные заявки и запрос документов и/или справок, новостная страница, структура компании, различные базы знаний по разным тематикам, личная карточка и даже проектное резюме сотрудника – все в одном месте.

Также мы используем чат-бот в Телеграме и помощник по онбордингу КОРУС Buddy. В некоторых департаментах есть базы знаний – HelpBook, которые включают в себя основные особенности работы департамента, Корпоративного университета, полезные ссылки на адаптационные курсы и комьюнити компании.

«Программа адаптации в департаменте понравилась своей простотой и полезностью.

Было достаточно уделять полчаса в день для ознакомления с сообщениями бота и изучения прикрепленных статей и видео. Все это дает хорошее представление о жизни внутри компании, ее целях и ценностях.

И приятно, что HR-менеджер и другие коллеги всегда были готовы помочь и подсказать, где найти ответы на возникающие вопросы», – Даниил Татаринов, разработчик, недавний новичок.

Автоматизация круто работает и позволяет находить и анализировать всю необходимую информацию в динамике. Однако мы не можем исключить взаимодействие Человек-Человек. Часто на встречах 1:1 мы видим, что сотрудник не совсем понимает бизнес-процессы, растерян или чем-то разочарован. Личные касания необходимы для прояснения более реальной картины как для сотрудника, так и для работодателя. Важно не доводить такие встречи до шаблонного взаимодействия и уметь внутри диалога адаптироваться. Именно поэтому важно, чтобы HR-специалист обладал как теоретическими знаниями о психотехнологиях работы с персоналом, так и практическими инструментами. Новички, у которых никогда не было HR-Buddy на прошлых местах работы, рады тому, что они могут быть услышаны. В конечном итоге мы стремимся именно к этому – к комфорту сотрудника.

Грамотный онбординг не только повышает лояльность и эффективность новых коллег, но и дает возможность HR-специалистам управлять  погружением сотрудника в новую роль и корпоративную среду. По моему опыту взаимодействия с новичками могу сказать, что большинство трудностей, возникающих на испытательном сроке, стали предсказуемыми. А то, что мы можем предсказать, чаще всего подвластно изменениям.