Как КЭДО помог решить проблему найма дистанционных сотрудников

Немецкая IT-компания Weigandt Consulting обратилась в СберКорус в период активного расширения штата. Российский филиал быстро адаптировался к новым пандемийным реалиям, перенаправляя фокус найма на регионы. Однако это решение повлекло за собой неожиданные последствия, а именно: дистанционные сотрудники, получавшие оффер, за время ожидания документов принимали предложение от другого работодателя, и в итоге не выходили на работу.

Это доставляло ряд проблем и кадровой службе, и бизнес-процессам в целом: под невышедшего сотрудника формировалась команда и проектные задачи, оформлялись внутренние документы, перераспределялись обязанности. Вопрос попробовали решить подписанием трудового договора до выхода сотрудника на работу, однако эта мера оказалась действенной лишь для жителей Северной Столицы, где расположен офис российского филиала Weigandt Consulting. В остальных случаях взаимодействие с дистанционными сотрудниками начиналось с кропотливой и долгой бумажной работы и не всегда заканчивалось успешно.

Например, будущий сотрудник из Москвы мог ждать документы на подписание несколько дней. Жители отдаленных городов могли ждать пакет на подписание до нескольких недель.

В СберКорус представители Weigandt Consulting обратились с запросом на максимальное упрощение процесса дистанционного подписания документов. Незадолго до этого вся компания перешла на зарплатный проект Сбербанка. Вместе с выданной картой каждому сотруднику компании присваивался персональный Сбер ID — аналог ПЭП (простой электронный подписи).

В российском филиале Weigandt Consulting планировали дальнейшее расширение штата. В СберКорус учли дальнейшие планы компании, предложив подписную модель оплаты. Компания получила и подпись, и необходимый софт, и возможность снизить стоимость КЭДО на сотрудника при дальнейшем расширении команды.

Внедрение кадрового электронного документооборота проходило в несколько этапов.

На первом из них была выделена тестовая группа, которая прошла все процессы КЭДО для выявления возможных сложностей и ошибок.

На втором этапе к кадровому электронному документообороту были подключены все дистанционные сотрудники.

Третий, заключительный этап, был ознаменован переводом на КЭДО всех сотрудников российского филиала Weigandt Consulting.

С тех пор через КЭДО от СберКорус в Weigandt Consulting было оформлено более 350 электронных документов.

Кроме того, до нуля снизились операционные затраты на услуги курьерских компаний для пересылки пакетов документов дистанционным сотрудникам. Снизились и трудозатраты работников кадрового департамента Weigandt Consulting, по данным компании — на 35%. До нуля удалось снизить и процент утерянных документов.

Какие преимущества сервиса были особенно важны представителям Weigandt Consulting?

● облачная электронная подпись не требует физического носителя, установки и обслуживания программного обеспечения на ПК сотрудников;

● в сервисе удобно авторизоваться — через Сбер ID или по номеру СНИЛС;

● гарантия безопасности и надежности сервиса (СберКорус является дочерней компанией Сбера);

● удобная подписная модель, которая предполагает сокращение расходов на сотрудника при расширении штата. СберКорус запустил сервис кадрового электронного документооборота в апреле 2021 года. На сегодняшний день преимущества КЭДО уже успели оценить ряд компаний, включая 2GIS, Стандартпарк и еще более 40 известных брендов.

Немного статистики в цифрах:

● 3000 заявлений на отпуск было отправлено и подписано с момента запуска сервиса;

● 4000 приказов об отправке в командировку с момента запуска КЭДО было подписано руководителями;

● 600 приказов на работу было оформлено без бумажных носителей. Чтобы рассчитать выгоду от перехода на КЭДО от СберКорус, используйте калькулятор. Введите необходимые данные о компании и получите конкретную цифру, которую вы сможете сэкономить с переходом на кадровый электронный документооборот.

Подписывайтесь на наш TG-канал, чтобы быть в курсе последних новостей отрасли!