Теги

Компании-провайдеры

Критерии полезных онлайн-коммуникаций внутри компании

03 сентября, 13:15

Кейсы, Внутренние коммуникации, HR-менеджмент

Критерии полезных онлайн коммуникаций внутри компании

Устойчивость системы определяется устойчивостью связей внутри нее. Компания – тоже система, поэтому ее стабильность напрямую зависит от бизнес-процессов. В нашем случае это всегда вопрос коммуникаций: между отделами, специалистами, проектными группами, руководителями и т.д. Зачастую качество постановки задач и передачи информации зависит не только от деловой культуры и уровня компетентности, но и от используемых инструментов. Переход на digital-коммуникацию – это непросто, не быстро и зачастую непредсказуемо: что подключать, как мотивировать сотрудников действительно использовать? В этой статье я поделюсь собственными критериями полезной «диджитализации» коммуникаций, замеченных на практике с помощью платформы WhenSpeak.

Скорость

Сейчас уже сложно представить сотрудника, которого не волновала бы необходимость показывать результаты. Чем больше задач решает специалист, тем ценнее его рабочее время. Последнее, чего будет хотеть такой сотрудник – отвлекаться попусту. Поэтому чтобы вовлечь его в жизнь коллектива, нужно предложить удобный формат.

Сокращать время на коммуникации полезно по нескольким причинам:

– в освобожденное от лишних писем и звонков время специалист выполняет свои прямые обязанности, а значит, приносит больше прибыли;

– сотрудник меньше отвлекается, не жалуется на необходимость «постоянно писать письма», а значит, работает более продуктивно;

– сотрудники не успевают переключиться на отвлеченные темы для разговоров, и общаются только для передачи нужной информации.

Сокращение времени всегда приводит к экономии денег, поэтому есть смысл продумать как можно больше ситуаций для внедрения  digital-систем. Например, если вы проводите совещание по итогам месяца, обсуждение каждого доклада может занять уйму времени, а практической пользы будет мало. Если вместо этого провести голосование для оценки каждого выступающего или отправлять онлайн вопросы прямо во время выступления, это сократит время примерно в три раза.

Кейс

На ежегодном собрании – Встрече Лидеров – в Сбербанке каждый из ТОП-менеджеров представлял объемный доклад по итогам года и планы на следующий. Более 2000 слушателей (очно и дистанционно) принимали участие в мероприятии. За одно выступление спикера был задан 61 вопрос, и время ответов на них через digital-платформу составило около 40 минут. Если бы каждый задавал вопросы в привычном формате, это заняло бы около 3 часов.

Критерии полезных онлайн коммуникаций внутри компании

Эффективность

Зачастую причина «отлынивания» сотрудников от корпоративных встреч и мероприятий в том, что сотрудник боится почувствовать себя неловко. Бывают моменты, когда публичное обсуждение результатов работы как «разбор полетов» действительно уместно, но как правило, руководителю не хочется смущать сотрудников, ему нужна просто актуальная информация для эффективной координации. Значит, необходимо дать сотрудникам почувствовать себя в безопасности, чтобы они могли смело делиться своим мнением, давать замечания по улучшению продукта или генерить новые идеи. Именно такой подход позволит улучшать качество продуктов и услуг в долгосрочной перспективе.

Кейс

На стратегическом саммите федеральной FMCG-компании стояла задача непредвзято дать оценку предлагаемым диаметрально-противоположным решениям, а также собрать предложения по новым направлениям развития компании.
Саммит продлился 3 дня и собрал более 200 представителей со всех регионов. Учитывая, что мероприятие проходило в офлайне и в рабочее время, компания несла большие организационные расходы: организация проживания, перелеты, питание и т.д.
Чтобы обработать массив полученных данных вручную, понадобилось бы еще около 2 дней, что обошлось бы в дополнительные 500 000 рублей.
Перенеся голосования и генерацию идей в онлайн, организаторы саммита сэкономили около 30% бюджета.
Помимо этого, коммуникация через платформу позволила избежать потери времени топ-менеджеров на международные перелеты.

Критерии полезных онлайн коммуникаций внутри компании

Прозрачность

В рабочих вопросах личное отношение сотрудников друг к другу, хоть это и непрофессионально, часто негативно сказывается на общих результатах. Разрешать конфликты в таких случаях помогает наличие корпоративной культуры, где принята конструктивная критика и открытость в общении. Но помимо нее, помочь в беспристрастной оценке результатов может объективная статистика.

Кейс

Конференция по повышению квалификации сотрудников проводилась с помощью онлайн-платформы, где индивидуальные задания чередовались с групповыми. Более 1200 сотрудников были объединены по группам так же, как и в оргструктуре компании. Благодаря единому дашборду – автоматизированной таблице с показателями – каждый сотрудник мог видеть свой результат в режиме реального времени. Учитывалось также время присутствия на платформе и процент выполнения тестов.

Кроме того, результат каждого члена команды влиял на результат руководителя в целом. По завершении обучения такая детальная статистика позволила выделить малоэффективных сотрудников и детально разобрать с ними причины их низкой продуктивности.

Несмотря на такое большое количество участников, каждый смог получить обратную связь: всего через платформу спикерам и тренерам было задано 4 824 вопроса.

Критерии полезных онлайн коммуникаций внутри компании

Простота

Еще один фактор, который здорово помогает наладить общение в коллективе – простота коммуникаций. С этим критерием не так все очевидно, поэтому давайте рассмотрим конкретные примеры.

По старинкеС помощью digital
 

Сотрудник только пришел в коллектив, пытается познакомиться и перенять дела –> чувствует себя неловко

 

Сотрудник заходит в личный кабинет с определенным уровнем доступа, сам скачивает все нужные ему материалы –> чувствует себя продуктивным

Руководитель отдела тратит полдня, чтобы собрать предложения по улучшению проекта –> сотрудникам неудобно отвлекаться и расписывать отдельный документ

Руководитель запускает брейншторм на платформе, разделяет сотрудников на группы, каждый в удобное время вносит идеи –> есть желание поделиться, интересно почитать мнения коллег, руководитель сразу видит результат

 

HR-специалист тратит много сил на подготовку к собеседованию –> кандидат опаздывает и не приходит

 

HR-специалист организовывает            видеовстречу в реальном времени –> риск потерять время меньше

 

Очевидно, что здесь технологии будут только в помощь, а удовольствие от облегчения ежедневной рутины положительно скажется на лояльности и результатах в целом.

Качество коммуникаций в компании – это всегда некая производная от принятой корпоративной культуры. Добавив к ней новые инструменты взаимодействия, можно не только «взбодрить» коллектив, но и ощутимо улучшить итоговые показатели эффективности.

 

Критерии полезных онлайн коммуникаций внутри компании

 

Автор: Дмитрий Васильков, генеральный директор и сооснователь WhenSpeak