Поиск по тегам

Поиск по компаниям

    Как компаниям подводить итоги года на удаленке: 5 онлайн-инструментов для итоговых собраний и отчетных мероприятий

    11 декабря 2020, 13:00 | Инструменты, HR-менеджмент, HR-менеджмент,
    Как компаниям подводить итоги года на удаленке  5 онлайн инструментов для итоговых собраний и отчетных мероприятий

    До Нового года остаются считанные недели, и по традиции многие компании будут проводить отчетные мероприятия и итоговые собрания. В новой реальности эти встречи неизбежно переведут в онлайн-формат. Однако, учитывая повсеместный скептицизм вкупе с усталостью от виртуальных мероприятий, перед специалистами в сфере HR и коммуникациях стоит непростая задача: как сделать подведение итогов интерактивным, мотивирующим и информативным? 

    В этой статье мы поделимся пятью эффективными форматами, которые мы используем в Brand Lovers, а также раскроем парочку лайфхаков. Уверены, что они помогут Вам подвести итоги того года живо, ярко и с огоньком!

    Для начала разберемся, зачем компаниям подводить итоги и делиться ими с сотрудниками. Казалось бы, ответ лежит на поверхности, однако в декабрьской суете руководители часто забывают о важности этой активности или ограничиваются сухим отчетом с ключевыми показателями, который понятен разве что финансовому отделу. Чтобы этого избежать, HR-специалист или внутренний коммуникатор выступает в роли посредника между топ-менеджментом и рядовыми сотрудниками и помогает собрать информацию, проанализировать и адаптировать ее под разные целевые аудитории. 

    Подведение итогов года позволяет компании:

    • проанализировать текущую стратегию компании и эффективность работы, выявить сильные и слабые стороны, актуализировать план действий;
    • отметить самые успешные проекты года, поделиться лучшими практиками со всеми подразделениями;
    • проинформировать сотрудников о планах и стратегии развития в грядущем году;
    • замотивировать сотрудников, похвалить их и поощрить, показать вклад каждого отдела в общий результат;
    • развить и поддержать культуру двусторонней коммуникации и обратной связи, сократить административный разрыв между топ-менеджментом и рядовыми сотрудниками.

    В нашей компании подведение итогов — это своеобразный ритуал. Вот, что говорит об этой традиции генеральный директор и основатель агентства Иоланта Саркисян:

    Я считаю, что подводить итоги необходимо, причем делать это нужно на регулярной основе. Мы с командой встречаемся виртуально (ведь сотрудники нашего агентства работают из разных уголков земного шара) каждый квартал и делимся успехами друг с другом. Это помогает взбодрить команду, зарядить ее позитивом и, конечно же, понять, в правильном ли направлении развивается бизнес.

    Мы экспериментируем с форматами: делаем презентации, организуем выступления в формате TED или печа-куча, используем различные инструменты визуализации от инфографики и диаграмм связей до коротких анимированных роликов.

    На каждой такой встрече я вижу, как крепнут отношения в команде – мы много общаемся, обсуждаем насущные проблемы, вместе находим решения, делимся победами и анализируем неудачи. 

    Это был опыт небольшого агентства, а что же делают крупные компании? Мы пообщались с нашими партнерами из компании СДЭК и узнали, как у них принято проводить отчетные мероприятия.

    Наталья Сальникова, руководитель отдела корпоративной культуры и коммуникаций:

    Мы в СДЭКе мыслим в формате результата и на постоянной основе информируем сотрудников о наших планах, достижениях и неудачах в цифрах и конкретных примерах. Так люди проще понимают цели компании, осознают, как влияет работа каждого на общий результат. 

    Перед Новым Годом крайне важно поделиться ключевыми достижениями, рассказать, как отработала компания и все ее подразделения. Тем более, этот год был для всех непростым: мы учились жить и работать по-новому.

    У компании огромная сеть филиалов и представительств, поэтому и раньше мы не могли собрать всех офлайн, так что всегда использовали цифровые инструменты и разные форматы для подведения итогов: от презентаций PowerPoint до прямых эфиров в Инстаграме.

    В СДЭК работают разные целевые аудитории – от кладовщиков до программистов и топ-менеджеров. Поэтому нам важна форма подачи. Для сотрудников производства это могут быть буклеты или короткие видео по итогам года, для менеджеров – более подробные ролики с цифрами и результатами по направлениям. В равной степени для нас важен стиль подачи –современный и человечный. Его мы стараемся придерживаться во всех наших коммуникационных проектах.

     

    После такого обширного вступления мы наконец переходим к сути – к форматам подведения итогов. Признаться честно, «затянули» мы вводную часть намеренно, но лишь для того, чтобы дать Вам достаточное количество аргументов для руководства и Вас лично, что подведение итогов – это такой же обязательный процесс для внутренних коммуникаций, как для коммерческого отдела подача квартальной отчетности.

    Ни слова больше – переходим к сути: теперь только примеры, конкретика и хардкор!

    • Презентации

    Может показаться, что этот инструмент ничем непримечателен и давно изжил себя, однако в руках талантливого коммуникатора он становится настоящей жемчужиной. 

    Во-первых, форма подачи может сильно влиять на усвоение информации и вовлеченность слушателей. При подготовке слайдов для мероприятия уделите особое внимание:

    • как контенту – он должен быть лаконичным и простым, без сложных терминов и, уж тем более, без грамматических и пунктуационных ошибок. Сократите количество слайдов до разумного минимума и помните, что слайды – это лишь визуальная поддержка речи спикера, а не замена выступления,
    • так и дизайну – используйте корпоративный шаблон презентации, старайтесь избегать разноцветных блоков текста и витиеватых шрифтов, которые затрудняют восприятие информации.

    Во-вторых, инструменты для создания презентаций не ограничиваются одним лишь PowerPoint. Экспериментируйте, пробуйте использовать редакторы для создания флэш и анимированных презентаций. Это красиво, современно и необычно. 

    Как компаниям подводить итоги года на удаленке  5 онлайн инструментов для итоговых собраний и отчетных мероприятий

    Фото.

    Еще одним аргументом в пользу презентаций является их универсальность. Помимо «живого» выступления, Вы сможете выложить слайды на корпоративный портал, переиспользовать информацию для плакатов, брошюр, развесить их на инфостендах, столовых, курилках или загрузить на корпоративное ТВ.

    • Инфографика

    Инфографика – это способ визуализации данных, который позволяет представить большие массивы информации в емкой форме. Неоспоримым преимуществом инфографики является ее наглядность и простота восприятия. Для ее подготовки Вам нужно будет провести подготовительную работу: собрать информацию, определиться со стилем визуализации и с акцентами, на которые стоит обратить внимание сотрудников. Тем не менее, результат вас приятно удивит. Согласно исследованиям, визуальная информация усваивается в разы эффективнее

    Кроме того, Вы так же сможете повторно использовать этот контент для разных каналов коммуникации: портала, соцсетей, печатных материалов. 

    Лайфхак: если Вы только планируете запустить этот инструмент, задумайтесь над созданием шаблона, который будет содержать основные смысловые блоки. Впоследствии Вам нужно будет актуализировать информацию по мере необходимости, и все это без дополнительного привлечения дизайнера и новых согласований с руководством.

    Как компаниям подводить итоги года на удаленке  5 онлайн инструментов для итоговых собраний и отчетных мероприятий

    Фото.

    • Видео и анимация

    Видео и анимационные ролики также отлично подходят для подведения итогов года. Они могут быть выполнены в разных стилях и техниках, мы перечислим наиболее популярные:

    • обращение от генерального директора и топ-менеджмента;
    • обращение от рядовых сотрудников с рассказом о достижениях в компании;
    • динамичное видео с основными бизнес-показателями, ключевыми проектами и успехами компании;
    • анимация, в которой рассказ идет от лица корпоративного персонажа (маскота);
    • анимация с озвучкой в технике скрайбинг – визуализация с помощью простых рисунков и кратких тезисов по ходу повествования.

    В текущих реалиях собрать всех руководителей в одном месте для съемок может быть проблематично, поэтому Вы можете использовать видео, снятые на мобильный телефон или веб-камеру. Кстати, формат скринлайф (screen life) используют сейчас даже в кинематографе.

    Лайфхак: попросите Ваших сотрудников прислать короткие видео с подведением итогов, поздравлениями и пожеланиями, так Вы получите готовый контент, который останется только собрать в итоговое видео. Такая активность стимулирует лояльность, повышает вовлеченность, а полученное видео воспринимается намного лучше, поскольку сотрудники видят не сухие цифры и графики, а реальных людей, стоящих за достигнутым результатом.

    • Скринсейверы

    Скринсейверы или заставки – это статичные или анимированные изображения, появляющиеся на экране корпоративного компьютера при блокировке. Они подойдут компаниям, где работают преимущественно офисные сотрудники. Главный плюс скринсейверов заключается в том, что их можно установить централизованно на все компьютеры, находящиеся в корпоративной сети. Однако он же в некоторых корпоративных культурах может обернуться минусом, так как некоторые сотрудники воспринимают корпоративные заставки как вторжение в личное пространство. 

    Используя скринсейверы, Вы можете запустить тематическую серию, посвященную итогам года, заставки будут меняться в определенное время, а сотрудники будут получать информацию о достижениях компании в удобной форме на регулярной основе.

    Как компаниям подводить итоги года на удаленке  5 онлайн инструментов для итоговых собраний и отчетных мероприятий

    Как компаниям подводить итоги года на удаленке  5 онлайн инструментов для итоговых собраний и отчетных мероприятий

     

    Пример анимированного скринсейвера для Московской биржи

    • Стикеры

    Эмоджи и стикеры давно вошли в нашу личную жизнь, а с распространением корпоративных мессенджеров и роста популярности внутренних соцсетей перекочевали и в корпоративную. 

    Сотрудники стали чаще использовать смайлики при переписке с коллегами. А что, если предложить им использовать корпоративные стикеры? Стикеры можно использовать в MS Teams, Telegram, WhatsApp, отправлять в Facebook и Workplace. В них можно отразить ключевые достижения компании (допустим, «+5 новых офисов» или «+300 новых партнеров»), подсветить ценности, отразить крылатые фразы руководителей или локальные шутки и просто поздравить с наступающими праздниками. 

    Как компаниям подводить итоги года на удаленке  5 онлайн инструментов для итоговых собраний и отчетных мероприятий

    Пример реализации стикеров для компании «Эколайн»

    Лайфхак: набор персональных стикеров может стать оригинальным подарком команде за успешную работу. 

     

    Подводя итог статьи о подведении итогов года (удержаться от каламбура было практически невозможно 😊), хочется отметить, что создание единого информационного пространства внутри организации было и остается одной из основных задач внутренних коммуникаций. Подведение итогов является мощнейшим инструментом информирования, мотивации и стимулирования диалога. В крупных компаниях, где офисы раскиданы по миру, или численность сотрудников превышает 500 человек, подведение итогов – просто обязательный ритуал, ведь информация циркулирует неравномерно, и некоторые подразделения могут оставаться в неведении по важным вопросам. 

    Для проведения отчетных собраний совсем необязательно собираться офлайн, Вы можете с успехом использовать такие цифровые инструменты, как: презентации, стикеры, видео и анимации, инфографику и скринсейверы. Весь подготовленный контент Вы впоследствии легко можете использовать для каскадирования, подготовки печатных материалов или для развития корпоративного ТВ.

    Делитесь в комментариях форматами, которые используете Вы сами!

     

    Автор: Иоланта Саркисян, коммуникационное агентство Brand Lovers


    Для размещения отзывов необходимо