В рамках онлайн-выставки HR EXPO 2020 Татьяна Галкина, руководитель проектов компании iSpring, рассказала, как система адаптации помогает быстро и качественно помочь новым сотрудникам влиться в компанию.

Довольно редко, но всё же бывает такое, что программы адаптации в компании в принципе нет. Когда стажёр приходит на своё новое рабочее место, ему приходится самому искать пути достижения поставленной цели, набивая шишки, и самостоятельно разбираясь с ситуациями и кейсами, к которым зачастую уже есть «готовые решения». Часто бывает, что работники, которые остаются один на один со своими задачами в самом начале и не могут найти выход из ситуаций, в итоге просто уходят из компании. Реже такие работники остаются, но они начинают показывать значимые результаты лишь спустя долгое время.

Также встречаются «самодельные» адаптации: стажёру с самого начала начинает помогать более опытный сотрудник команды. Однако, зачастую подобная «помощь» становится обузой, как для стажёра, так и для его наставника.

Во-первых, наставник теряет большое количество времени, обучая нового работника, — это выливается в переработки для наставника, и как следствие раздражительное отношение к стажёру.

Во-вторых, зачастую сами стажёры стесняются проявлять инициативу или задавать «глупые вопросы», переспрашивать, так как не хотят отнимать у своего будущего начальника или коллеги ещё больше времени.

И в-третьих, подобная методика адаптации может не сработать, если у опытного коллеги отсутствуют навыки/желание обучать нового сотрудника.

Как же понять, что процесс адаптации в компании неправильный?

Ориентируйтесь на следующие моменты:

1. высокая текучка кадров;

2. долгая адаптация нового сотрудника (он выходит на стандартные показатели спустя полгода и больше);

3. ухудшается репутация HR-бренда компании (не прижившиеся стажёры несут негативное мнение в массы).

Что можно автоматизировать с помощью онлайн-адаптации?

1. Процессы, когда сотрудники учатся друг у друга.

2. Очные тренинги.

3. Блок вопросов «Что нужно знать в первый день на рабочем месте?»

4. Бизнес-тренинги.

5. Обязательное очное обучение: IT-security, охрана труда и так далее.

6. Обмен навыками между филиалами и центральным офисом.

Внутри своей компании iSpring также применяют собственную разработку, Татьяна показала, как может выглядеть траектория обучения при приёме на работу.

1. Pre-boarding

После того как специалист прошёл собеседование с HR-ом и теперь ожидает встречи с начальником своего отдела в компании iSpring, ему назначают программу Welcome 1. В этом разделе стажёр узнаёт основную информацию о компании, знакомится с её историей.

Сотрудник компании может отслеживать процесс прохождения обучения: откладывает ли стажёр всё на последний момент, проходит весь курс разом, грамотно пытается распределить своё время или вовсе забывает про обучение.

Конечно же, в системе предусмотрена возможность задать вопрос и получить на него ответ. Для этого не используются чат-боты или отдельное приложение, — обменяться сообщениями можно в самой программе. И не забывайте про уведомления!

2. Welcome 2

Если мы понимаем, что следующий этап для стажёра— это собеседование с CEO, то дальше ему назначается программа Welcome 2.

«В этом разделе есть несколько видеороликов, где наш основатель рассказывает о культуре и ценностях компании. На этапе этого курса стажёр может оценить, насколько ему близка политика нашей компании, понять, каких ценностей мы придерживаемся и подготовиться к встрече с CEO» —объяснила Татьяна.

3. Welcome 3

В раздел Welcome 3 включены все курсы, связанные с охраной труда и техникой безопасности. То есть то, что понадобится новому сотруднику уже на старте.

На протяжении всего обучения новичку назначаются и электронные курсы, и очные встречи с наставником, который закрепляется за новичком с самого начала. В компании есть отдельная программа по школе наставничества. Таким образом, новый сотрудник получает всю нужную ему информацию в первые недели на новом месте.

Плюсы онлайн-обучения для кандидата:

1. понимает, хочет работать в компании или нет;

2. не теряется на старте, быстрее выходит на результаты;

3. рабочие задачи не наслаиваются на обучение.

Плюсы онлайн-обучения для компании:

1. оценка уровня вовлечённости кандидата;

2. оценка обучаемости;

3. сокращение адаптационного периода новичков.

Учебный портал и как компания создаёт учебные курсы.

Процесс автоматизирован: в начале необходимо создать траекторию обучения. В траектории обучения может быть несколько этапов — в каждый из них добавляются заранее загруженные материалы (видео, лонгриды и так далее). В качестве домашних заданий можно прописывать такие задачи как получение нового оборудования или очная встреча с наставником.

Татьяна также рекомендовала устанавливать срок выполнения заданий, чтобы стажёр планировал своё время и не откладывать задачу. Система будет заботливонапоминать новичку о том, сколько времени осталось до завершения курса.

После добавления в систему, стажёр может посмотреть материалы в любом удобном месте, так как у компании есть мобильное приложение.

Продукт очень эффективен: адаптация нового сотрудника внутри компании сокращается с 3-4 месяцев до 2-3 недель.