Согласно исследованию SHRM, 69% сотрудников готовы остаться в компании на три года, если им понравился процесс онбординга
Ключевые нюансы персонализированного онбординга:
- Наличие цифровой платформы адаптации: сотруднику предлагаются курсы и модули, подобранные под его должность, предыдущий опыт и задачи.
- Навигация по индивидуальной траектории: система показывает следующий шаг сотрудника, подсказывает, какие знания требуется освоить.
- Темп прохождения регулируется сотрудником: без давления, но с четкими ориентирами и дедлайнами.
Таким образом универсальные адаптационные курсы уходят в прошлое, поскольку люди приходят в компанию с разным уровнем подготовки, опытом и мотивацией. Кто-то — в офис, кто-то — на производство, кто-то — удаленно. Важно, чтобы каждый почувствовал: его здесь не просто принимают, но и понимают. Современные технологии помогают это делать масштабно и в то же время персонализировано.
Анастасия Столбова, эксперт по созданию и развитию франшиз, основатель проектов «Обучение без границ», «ТотСамыйHR» и куратор направления онбординг в Академии управления WNbd:
Покажу на примерах, как правильно выстраивать персонализированный онбординг в компании.
Пример №1. Нативность обучения. Созвучие содержания с индивидуальными особенностями отдела
Каждый отдел компании — это отдельная бизнес-система со своей атмосферой и подходом к выполнению задач. Наиболее успешные примеры программ адаптации получались, когда удавалось вовлечь линейного руководителя и провести с ним расширенное интервью. Это позволяло обсудить рабочие задачи, взгляды руководителя на эффективный процесс и определить направления, которые можно улучшить.
Важно помнить, что содержание программы обучения должно быть созвучно тому отделу, в котором ее будут изучать. Так вы вовлечете руководителя в создание обучения и создадите первичную ценность. При этом важно, чтобы руководитель знал, что написано в программе обучения, и направлял нового сотрудника изучить ее, пребывая в уверенности качества подаваемой информации.
Пример №2. Уточнение программы обучения под уровень новичков
Здесь я приведу кейс обучения для дистрибуционной компании, онбординг торговых представителей. На старте точкой А являлось создание общей программы обучения для торговых представителей. В программу вошли модули про компанию (10%), функциональные задачи (40%), CRM систему (20%), административные моменты (10%), правила расчета заработной платы (10%), решение ситуационных задач (10%).
В компанию приходили сотрудники с опытом работы на этой должности и новички из смежных областей. Чтобы сохранять интерес опытных сотрудников и давать достаточно информации для новичков, было принято решение создать две версии обучающей программы.
В таком случае точка Б — это две программы обучения, в которых различался блок про выполнение функциональных задач. Опытные сотрудники получили инструкции по выполнению задач, чтобы действовать согласно нормам компании. Что касается новичков, в их программу добавили поясняющую информацию о том, как правильно выполнить процесс и на что обратить внимание.
Решение о том, какую программу назначать, принимал супервайзер после первого дня совместной работы «в полях».
Светлана Томилова: директор департамента кадровой политики АО «Газстройпром»
Построение персонального трека сотрудника внутри автоматизированной системы онбординга ведется по следующим фокусам:
- Индивидуализация целей и задач.
Пример: при поступлении нового сотрудника система генерирует персональный план на основе его опыта и компетенций. К примеру, если инженер уже имеет базовые знания в области автоматизации, ему предлагается более продвинутый курс с упором на инновационные технологии в производстве.
- Интеграция модульного обучения.
Детали: автоматизированная платформа может содержать набор обучающих модулей — от стандартных инструктажей по технике безопасности до специализированных тренингов по использованию нового оборудования. Система автоматически корректирует план на основании результатов тестирования, позволяя сотруднику проходить обучение в удобном для него темпе.
- Мониторинг и контроль прогресса.
Пример: регулярные отчеты о выполнении заданий с автоматизированной аналитикой позволяют выявить, где сотрудник испытывает трудности, и оперативно подключить дополнительные обучающие ресурсы или консультации.
Обучение — это не лекции, а продуманный сценарий
Адаптационное обучение должно быть логичным, дозированным и интерактивным. Важно не просто передать информацию, а сформировать уверенность в действиях и ясное понимание своей роли в компании.
Старт продуманного обучения начинается с обязательных тем: техника безопасности, оргструктура и регламенты. Далее следует поэтапная разблокировка новых модулей после успешного завершения предыдущих. Если сотрудник застревает, система подсказывает, в чем проблема, и предлагает решение. Главное, что сотрудник проходит обучение в удобном для себя темпе, поскольку в персонализированном онбординге важна не скорость, а осмысленность.
Анастасия Столбова, эксперт по созданию и развитию франшиз, основатель проектов «Обучение без границ», «ТотСамыйHR» и куратор направления онбординг в Академии управления WNbd:
Продуманный сценарий сокращает время обучения персонала. Покажу на примере онбординга барменов молодежной кофейни (обучение зумеров).
В компании обучение проходило в два этапа: первые три дня в учебном центре, в котором закладываются основы приготовления напитков, далее — выход в смену и отработка сервиса, знания линейки напитков по меню и их презентация гостю.
Онлайн-обучению отводилось раскрытие стандартов сервиса, норм пищевой безопасности и задач бармена. Главная особенность программы состояла в длительности занятий — прочтение/просмотр материала занимал не более 5 минут. 60% материала состояла из видео с коротким резюме в описании. Компания инвестировала средства в создании профессионального видео, чтобы вызвать у новичка положительный эмоциональный отклик и сформировать положительное отношение к бренду.
Аналитика адаптации: HR больше не гадают
Одно из главных преимуществ автоматизированного онбординга — прозрачность процесса. HR-специалист видит, где сотрудник задержался, какие темы прошел, на каком этапе нужны дополнительные ресурсы.
Благодаря прозрачности можно вовремя подключить наставника или предложить индивидуальную помощь, дополнительный модуль. Сигналы о риске демотивации или выгорания поступают заранее, до того как сотрудник примет решение об уходе и когда HR-специалисты еще могут повлиять на ситуацию.
Анастасия Столбова, эксперт по созданию и развитию франшиз, основатель проектов «Обучение без границ», «ТотСамыйHR» и куратор направления онбординг в Академии управления WNbd:
Пример №1. Любимчики и гадкие утята программы обучения. Пример обучения франчайзи, онбординг партнеров сети магазинов у дома.
Платформы обучения с сильным модулем по анализу прохождения материала дают персональную и групповую картину по изучению отдельных занятий. Самая глубокая аналитика доступна в системе ispring, дальше в моем листе идет skillpace и антитренинги.
Важно быстро и качественно погрузить партнера в стандарты работы магазина, передать основы мерчандайзинга, работы с товаром, сотрудниками, кассовой системой. Интерактивная программа онбординга связана с графиком встреч с кураторами работы магазина. Для того, чтобы свести к минимуму «белые пятна» в обучении. В начале и конце недели выгружается аналитика прохождения занятий и куратор на встрече разбирает темы, которые сложно пошли в онлайн-формате, а также показывает пользу содержания занятий для выполнения отдельных задач для развития магазина.
Занятия попадают в категорию «гадких утят», если больше 50% партнеров проходят их на 10-15%. Причиной может быть сложная подача материала, излишний объем теории, размер учебного материала и отсутствие четкого описания, как применить эти знания при управлении магазином. Такие занятия изменяются и ставятся на контроль.
Технологии помогают, а не заменяют человеческое участие
Хороший онбординг сегодня — это микс из живого участия и цифровых решений. Их использование позволяет разгрузить HR-специалистов от рутинных задач и при этом сохранить живое участие в адаптации новичка.
По данным исследования Data Tedo, онбординг является одним из самых перспективных направлений использования ИИ в HR-сфере
Пример сочетания живого участия и цифровых решений: наравне с классическим наставничеством все чаще используется buddy-сопровождение, т.е. подключение сотрудника, недавно прошедшего адаптацию для помощи новичку. Что касается цифровых решений, новичок может использовать интерактивные FAQ-чаты и получать ответы на типовые вопросы 24/7 без вовлечения HR.
Все это помогает сделать адаптацию более управляемой и предсказуемой: новички быстрее начинают чувствовать себя частью команды, реже теряются в потоке информации и быстрее выходят на продуктивность. В то же время HR-специалисты получают меньше однотипных запросов и могут сосредоточиться на более сложных задачах, связанных с поддержкой вовлеченности, анализе прогресса адаптации и работе с мотивацией.
В результате цифровые инструменты дают возможность отслеживать, где новичок застрял, и вовремя подключиться для помощи. А живое участие — создает эмоциональную опору и снижает уровень стресса в переходный период. Такой подход особенно эффективен в быстрорастущих компаниях: когда адаптация поставлена на поток, но при этом нужно сохранять человеческий масштаб, внимание и заботу.
Анастасия Столбова, эксперт по созданию и развитию франшиз, основатель проектов «Обучение без границ», «ТотСамыйHR» и куратор направления онбординг в Академии управления WNbd:
100% онлайн — это 95% вероятность низкого вовлечения в онбординг. Поясню на примере обучения франчайзи (онбординг партнеров сети магазинов у дома).
Новым сотрудникам и партнерам компаний нужно помогать держать фокус на обучении, держать темп по изучению материала. При этом важно понимать, что человек параллельно выполняет большое количество новых для него задач, которые требуют больше времени в начале, т.к. многое непонятно и еще не наработан автоматизм. В это время человек испытывает сверхнагрузку и его самомотивация к обучению падает.
Людям хочется отдохнуть после трудного дня и желание посмотреть сериал побеждает план по изучению учебного курса. Поэтому важно соединить траекторию обучения с личными встречами с помощником: buddy или куратором по развитию магазина. Таким образом удается держать нужный темп, создать личную ответственность перед человеком, кто проводит собрание, и предоставить возможность ответить на точечные вопросы.
Светлана Томилова: директор департамента кадровой политики АО «Газстройпром»
Как проводится настройка индивидуального сопровождения наставника через чаты поддержки:
- Создание доступных коммуникационных каналов.
Пример: в первый рабочий день каждому новому сотруднику назначается персональный наставник, с которым он может общаться лично или через корпоративный мессенджер. Наставник проводит очную встречу, после которой он также доступен для оперативной поддержки через чат.
Детали: использование чатов позволяет сотруднику мгновенно задать вопросы о специфике производственного процесса или корпоративной культуре. Например, если новому сотруднику непонятна процедура оформления внутреннего отчета, он может моментально получить пошаговую инструкцию, дополненную скриншотами или видео-демонстрацией.
- Установление доверительных отношений.
Пример: создание «buddy-системы», где сотрудник не только получает помощь от наставника, но и знакомится с коллегой, уже успешно прошедшим адаптацию. Это способствует более быстрому вхождению в коллектив и лучшему пониманию неформальных норм компании.
ИИ и автоматизация рутины: освобождаем время для главного
По данным IT-Channel News, в 2024 году спрос на чат-ботов в России вырос более чем в 10 раз, по сравнению с предыдущим годом. В HR-сфере использование ИИ помогает специалистам уделять больше времени креативным и стратегически важным задачам, делегируя рутину.
Это может быть:
- Отправка напоминания о дедлайнах.
- Пояснения по заполнению документации.
- Повторы ключевых процедур.
Анастасия Столбова, эксперт по созданию и развитию франшиз, основатель проектов «Обучение без границ», «ТотСамыйHR» и куратор направления онбординг в Академии управления WNbd:
В качестве примера ИИ в HR-процессах приведу транскрибатор речи с ИИ модулем. Речь идет об известном сервисе для обработки записей тренингов и рабочих встреч. Сервис хорошо распознает речь и дает выбор, как сгруппировать выводы. Мой фаворит — это отчет в формате «статьи», в котором удобно дорабатывать и публиковать поясняющий текст к тренингам.
Также интересные типы отчетов: командный синк, встреча с клиентом и HR-интервью. Сформировалась стойкая привычка, сделать запись и достать из нее полезные практические кейсы и структуру мини бизнес-процессов.
Светлана Томилова: директор департамента кадровой политики АО «Газстройпром»
Пример использования чат-бота как помощника по документам в процессах: система не только предоставляет инструкцию, но и показывает образец заполненного документа, что ускоряет процесс и снижает вероятность ошибок.
Что касается ИИ в интерактивном обучении, AI-помощник может проводить мини-тренинги, вроде викторин или интерактивных уроков, где сотрудник закрепляет навыки работы с документами. Такой подход позволяет сразу же проверять и корректировать знания, обеспечивая высокий уровень понимания корпоративных процедур.
Сбор обратной связи не ради галочки
Качественный онбординг предполагает постоянный диалог с новичком. Согласно исследованию SuperJob, в среднем сотрудник адаптируется к новому месту за 1-4 месяца. В это время сотруднику важно быть услышанным, поэтому необходимо проводить регулярные онлайн-опросы, собирать открытые комментарии и замеры. Все это помогает понять эмоциональный фон и уровень вовлеченности новичка. На основе полученных данных HR-специалисты могут вовремя скорректировать курс и устранить точки напряжения. Например, предложить пройти дополнительный обучающий курс или назначить встречу с руководителем.
Анастасия Столбова, эксперт по созданию и развитию франшиз, основатель проектов «Обучение без границ», «ТотСамыйHR» и куратор направления онбординг в Академии управления WNbd:
Работа с обратной связью не всегда ведется по следующим причинам:
- Нехватка времени из-за текущих новых проектов.
- Занятость респондентов — сотрудников компании.
- Внутреннее сопротивление к информации, которая будет собрана.
- Ответственность за доработку материала, а значит, добавление задач к текущим.
На мой взгляд, решением является планирование работ. С момента выпуска онбординг-курса следует сразу заложить в пул задачу на cбор обратной связи через 2 недели и через месяц. Далее поставить задачу через 3 и через 6 месяцев. Информация со временем устаревает, и через обратную связь можно выявить, что необходимо поправить в курсе, чтобы данные в нем соответствовали действительности.
Светлана Томилова: директор департамента кадровой политики АО «Газстройпром»
Персонализация обратной связи в процессе онбординга включает следующие этапы:
Пример: через регулярные онлайн-опросы (например, раз в неделю) сотрудники оставляют обратную связь по прохождению адаптации. Если новичок отмечает, что ему не хватает информации о корпоративных ценностях, HR оперативно организует дополнительное ознакомительное мероприятие или встречу с представителем корпоративной культуры.
- Анализ данных для улучшения программ.
Детали: автоматизированная система сбора обратной связи анализирует данные и формирует отчеты для руководителей. Это позволяет своевременно корректировать обучающие модули или усиливать поддержку в определенных аспектах адаптации.
- Составление индивидуальных рекомендаций.
Пример: на основании собранных отзывов система может порекомендовать сотруднику дополнительные курсы или личные встречи с наставником, если наблюдаются проблемы с интеграцией в коллектив или освоением специфики работы.
Онбординг — это не этап, а начало маршрута
По-настоящему эффективный онбординг не заканчивается знакомством с оргструктурой компании. Он выстраивает дорожную карту профессионального развития новичка, которая, по данным портала HappyJob, помогает ему быстрее влиться в коллектив, начать эффективно работать и развиваться.
Пример: если компания запускает новый продукт — цифровая платформа для онбординга сама покажет, кого следует обучить первым, и предложит требуемые курсы по развитию нужных компетенций.
Анастасия Столбова, эксперт по созданию и развитию франшиз, основатель проектов «Обучение без границ», «ТотСамыйHR» и куратор направления онбординг в Академии управления WNbd:
После прохождения стажировки и окончания онбординга в Академии управления WINbd сотрудник становится более самостоятельным и получает задачи, требующие разного уровня компетенций в рамках его профессиональной сферы.
Чтобы понять, что будет полезно узнать, проводите опросы и задавайте вопросы на встречах. Также отчетливыми звоночками для подготовки учебного материала являются проблемы, с которыми сталкиваются партнеры.
Важно помнить, что предприниматель — это человек широкого кругозора. Для эффективного управления компанией и работе с людьми нужно быть немного маркетологом, продавцом и специалистом по кадрам. Например, корпоративная академия дает такую возможность и помогает партнерам изучить смежные области знаний. Такие траектории назначаются по желанию партнеров и имеют красочное описание для продажи себя учащемуся.
Светлана Томилова: директор департамента кадровой политики АО «Газстройпром»
Настройка индивидуальных треков по программе развития включает следующие этапы:
- Планирование карьерного роста.
Пример: после прохождения первичного обучения сотруднику формируется индивидуальная дорожная карта развития. Например, для специалиста, проявившего инициативу, может быть предложен курс по управлению проектами с возможностью участия в пилотных проектах компании.
Детали: система автоматически корректирует учебный трек в зависимости от успехов сотрудника и изменяющихся потребностей компании. Если сотрудник быстро осваивает новые навыки, ему предоставляется возможность перейти на более сложные задачи или получить доступ к дополнительным обучающим ресурсам.
- Синергия с корпоративной стратегией.
Пример: персональные треки интегрируются с общими целями компании. Если в планах компании запустить новую производственную линию, сотрудники, чьи треки соответствуют необходимым компетенциям, получают приоритетное обучение, что способствует быстрому и успешному освоению нововведений.
Немного из практик: что делают другие
- ГК ФСК СЗ автоматизировала процесс онбординга новых сотрудников с помощью Битрикс24. В результате компания смогла увеличить количество одновременно адаптируемых сотрудников с 25 до 100 при том же составе HR-отдела, а показатель удовлетворенности процессом адаптации вырос на 25%
- Компания RDP превратила онбординг в игру, создав виртуальный город с интерактивными квестами, что ускорило обучение новых сотрудников и повысило их вовлеченность. Главный урок: когда технологии дополняют человеческое внимание, персонализация и автоматизация начинают друг другу сопутствовать.
А что с онбордингом в вашей компании
Если вы хотите понять, насколько хорошо продуман ваш онбординг, вот несколько простых вопросов для самоконтроля:
- Новичок видит индивидуальный маршрут или попадает в общий поток?
- Обучение строится под опыт человека или универсальное для всех?
- У него есть наставник, buddy, канал, в котором можно быстро спросить и получить ответ?
- Обратная связь собирается регулярно и приводит к изменениям?
- После онбординга есть четкое понимание, что будет дальше?
Если на большую часть этих вопросов вы задумались или дали отрицательный ответ, возможно, ваш онбординг требует обновления.
Заключение
Онбординг — не просто вводный инструктаж, это ключ к вовлеченности, удержанию и росту сотрудников. Важно отметить, что человек, пришедший в компанию, — это потенциальный будущий лидер, эксперт и амбассадор бренда. Правильно выстроенная система адаптации поможет ему раскрыть свой потенциал, поскольку представляет собой инвестицию с высокой окупаемостью, особенно если в ней гармонично сочетаются цифровые технологии и человеческое отношение.
Светлана Томилова: директор департамента кадровой политики АО «Газстройпром»
Автоматизация онбординга, при грамотном сочетании с персональным подходом, позволяет не только ускорить процесс интеграции нового сотрудника, но и значительно повысить его вовлеченность и удовлетворенность работой. Используя персональные треки, систему наставничества, AI-помощников и регулярную обратную связь, компания создает динамичную среду, в которой технологии и человеческое внимание работают в тандеме для достижения лучших результатов. Такой подход обеспечивает быструю адаптацию, снижает текучесть кадров и способствует формированию сильной корпоративной культуры, что особенно важно в условиях конкурентного производственного рынка.
Для размещения отзывов необходимо авторизоваться