Сейчас даже самые консервативные компании открыли для себя возможность собирать онлайн большое количество сотрудников, относящихся к разным уровням управления, функциям и находящихся в разных местах. Количество участников не ограничено и это открывает множество возможностей как для внутренних коммуникаций, так и обучения. Тематика проводимых онлайн мероприятий может быть самая разная: от обучающего вебинара до прямого диалога топ-менеджеров с сотрудниками в рамках программы внедрения изменений. Но есть и сложности, главная из которых – это риск низкой активности участников и недостаток обратной связи от аудитории. Как же обеспечить активность участников массовых онлайн-мероприятий? О том, как сделать подобные встречи продуктивными, рассказала Юлия Кузнецова, ведущий консультант компании “ОТиДО Консалтинг”, руководитель практики “Культура управления”.

Сегодня — благодатное время для исследования возможностей внутрикорпоративных онлайн-мероприятий. Конечно, отдельные продвинутые руководители и компании используют онлайн-форматы уже много лет. Но общим трендом такой подход стал только в 2020 году, в связи с карантинными ограничениями.

В качестве ведущих подобных сессий все чаще привлекаются топ-менеджеры, а также внешние эксперты. То обстоятельство, что руководителю не нужно физически присутствовать на мероприятии, а достаточно подключиться дистанционно, оказалось очень удобным. Это значительно повышает шанс участия статусных спикеров. Но при этом, конечно, возникают и специфические сложности, главная из которых – это вовлеченность участников. «Ложка дегтя в бочке меда» массовых онлайн-мероприятий – низкая активность участников и недостаток обратной связи от аудитории.

В последнее время наши консультанты в большом объеме проводят онлайн-мероприятия, где участвуют 100 человек и более. И выработали семь ключевых рекомендации – как повысить вовлеченность участников корпоративных массовых онлайн-мероприятий. Итак, что же нужно делать организаторам массовых онлайн-мероприятий, чтобы обеспечить вовлеченность большого количества участников:

1. Выносить на обсуждение актуальные для участников вопросы 

Вопросы должны быть острыми, «горячими», наболевшими, «отзываться» у целевой аудитории. Формулировки должны показывать, что острая дискуссия и глубокое обсуждение могут развернуться даже несмотря на ограничения дистанционного формата.

2. Включать в состав участников руководителей, которые имеют полномочия для принятия решений

Сотрудники должны понимать, что сессия не пройдет по принципу «поговорили-разошлись», а что их предложения будут услышаны «лицами, принимающими решения» и претворены в жизнь.

3. Заранее готовить сотрудников к участию в сессии

Полезно за несколько дней до сессии направить участникам информационные материалы по теме мероприятия, чтобы у них было время на изучение вопроса и формирование своей точки зрения по теме. Полезно ставить четкие задачи: что надо изучить и какие вопросы заранее подготовить.

4. Поминутная проработка сценария

Время для очного мероприятия, как правило, планируется с небольшим допуском «плюс минус» 5 минут. Для очных мероприятий мы специально оставляем «допуск» в тайминге, чтобы поддержать живое общение, а отставания потом «нагоняются» по ситуации. В онлайн формате такие отставания накапливаются, а ведущий вынужден ускоряться, жертвуя в первую очередь диалогом и обсуждениями. Поэтому для сессий готовим тайминг «с точностью до минуты». И придерживаемся его неукоснительно.

5. Разнообразие в использовании интерактива

Периодически по ходу сессии участники должны каким-то образом взаимодействовать с ведущими сессии: либо через голосование в опросниках, либо через написание сообщений в чате, либо через подключение голосом и т.д. В каждой логической части сессии полезно использовать какой-то прием активизации, чтобы участники «были в тонусе». При этом желательно избежать однообразия используемых приемов, лучше чередовать форматы: опрос, обсуждение в чате, возможность подключиться голосом и т.д. Так избавляемся от монотонности, обеспечиваем заинтересованность участия. Каждые 3 – 5 минут должна быть активность от участников.

6. Несколько модераторов

На очных мероприятиях один ведущий вполне справляется с задачей удержания внимания аудитории, особенно если у него есть харизма и хорошо поставленная невербалика. В онлайн-формате эти преимущества пропадают. В этом случае необходимо обеспечить вовлеченность участников за счет других средств: разнообразия ведущих и вариативности их взаимодействия. Полезно вводить не одного, а двух или даже трех ведущих. При этом лучше распределить между ними разные роли, а также заранее проработать «переход хода» от одного к другому. Наиболее удачный вариант «перехода хода» – вопросы или обращения друг к другу, создавая атмосферу диалога. Любой из ведущих в любой момент должен быть готов подхватить и провести любую часть мероприятия, не ограничиваться только какой-то одной «своей» частью. Обеспечить интересные, яркие и короткие диалоги между ведущими.

7. Время у экранов – не больше 1 часа 

Даже при небольшом превышении этого порога вовлеченность участников кратно падает, каждую минуту им нужно все больше усилий для поддержания концентрации внимания. Если продолжительность мероприятия больше часа, то необходимо сделать перерыв. При этом для восстановления работоспособности и вовлеченности достаточно короткого времени – не больше 10 минут.

Приведем пример недавнего мероприятия для добывающей компании, которое провела наша консультант Алена Ситникова и в котором использовали данные принципы:

• Рабочая онлайн-сессия по повышению эффективности совещаний.

• Длительность – 1 час.

• Количество участников – 170.

• Цель: вовлечь сотрудников в работу по оптимизации совещаний.

• Формат: дискуссионный клуб, в котором участвуют два ведущих и несколько экспертов. Участники в реальном времени голосуют за идеи и мнения. В роли экспертов – топ-менеджеры компании.

• В ходе дискуссии обсуждались острые вопросы из практики проведения совещаний. Например:

– как определить достаточное количество совещаний?

– Как определить необходимый и достаточный состав участников совещания?

– Как правильно сказать «нет» и отклонить свое участие, в случае если совещание назначено не по установленным правилам, например, в нерабочее время?

– Как быть если на совещании договорились об одном, а зафиксировали в протоколе другое?

– Как быть, если на совещании участника не было, а по факту в протоколе есть?

В результате сессии был сформирован список из основных правил для внедрения в практику компании, сформирована группа участников, заинтересованных в развитии темы, произошел обмен контактами с лидерами данной работы. Участник встречи — технический директор — прокомментировал, какие из идей он возьмет в проработку и сделает обязательными правилами для соблюдения в компании.

Как видим, факторы успеха эффективных массовых онлайн-мероприятий в первую очередь связаны с их подготовкой. Чем качественнее подготовка, тем больше вовлеченность участников. А значит, тем качественнее результат мероприятия и выше удовлетворенность его заказчиков.