В кейсе рассказываем, как настроить контроль рабочего времени в аэропортах, улучшить условия сотрудников и защитить их персональные данные. Опыт компании «СкайТехник». Автор — Михаил Ефимов, руководитель направления «Управление персоналом» в компании «Тензор» (разработчик Saby).

Почему автоматизация сегодня — это не только про скорость

В компаниях часто говорят про автоматизацию кадровых и HR-процессов: быстрее, удобнее, меньше рутины. Но есть момент, который обычно звучит тише, хотя он куда важнее, — это безопасность. Как только руководство вникает в детали внедрения, проявляется главное: ИТ-решения — это не только удобство для сотрудников, но и их безопасность. 

В 2025 году игнорировать требования закона, особенно 152-ФЗ, — слишком дорого. Нарушение целей сбора персональных данных — это до 300 тысяч рублей штрафа. А за утечку — уже до 15 миллионов, или 3% годового оборота. И никакое «мы не знали» не спасет.

В авиапромышленной компании «СкайТехник» подошли к автоматизации как к стратегическому решению. Совместно со специалистами Saby (продукт компании «Тензор») компании удалось не только автоматизировать работу HR-отдела и повысить дисциплину технических специалистов на станциях, но и закрыть все риски с точки зрения ИТ-безопасности.

Один из итогов перехода в цифру — скорость обработки документов возросла в несколько раз. Например, приказ на стажировку 15 человек: вместо 2-3 недель сотрудники из разных аэропортов подписывают его за пару минут.

Ниже разбираем, как можно работать с технологиями быстро и без рисков для бизнеса. 

Компания «СкайТехник»: зачем понадобился КЭДО

«СкайТехник» — компания по обслуживанию и эксплуатации воздушных судов отечественного и иностранного производства. Технические станции расположены в аэропортах Москвы и Санкт-Петербурга. Обслуживает авиакомпании Red Wings, «Победа», Asur Air и другие. В штате 111 человек. 

Чтобы самолеты летали по расписанию и полностью были исправными, компании важно держать под контролем процессы на каждой станции техобслуживания. Опоздания, ранние уходы, затянувшиеся перекуры мастеров влияют на время ремонтных работ. По этой причине в «СкайТехник» приняли решение внедрить систему КЭДО на базе Saby Staff для контроля работы своих сотрудников и автоматизации задач HR-отдела. 

Рассмотрим все направления по порядку. 

Учет рабочего времени и электронные проходные: все, что нужно для дисциплины на технических точках

Авиационно-технический персонал работает в разных аэропортах Москвы, в разные смены, с плотным графиком. От тайминга зависит выход воздушного судна на линию. Поэтому учет рабочего времени — не для галочки. Его необходимо контролировать, чтобы избежать даже мелких сбоев в расписании.

Для учета времени специалисты Saby провели интеграцию между системой КЭДО с ПО электронных проходных в «СкайТехник». Это позволило в режиме реального времени HR-специалистам отслеживать приход и уход сотрудников, видеть переработки, нарушения или задержки.

Как это работает:

• Сотрудник проходит через турникет.
• Данные сразу подтягиваются в систему КЭДО.
• Табель заполняется автоматически — без участия человека.
• На объект могут попасть только работники, данные которых занесены в программу. 

При этом алгоритм учитывает сменные графики работы, больничные, отпуска, командировки и отгулы. 

Антон Харькин, руководитель ИТ-департамента компании «СкайТехник»: «При внедрении СКУДов никаких дополнительных операций по настройке не потребовалось. Все отображается в одном окне: вы можете посмотреть график работы сотрудника — когда пришел, ушел, сколько времени был на рабочем месте. Данные привязываются к графику учета рабочего времени в Saby».

Как без боли перейти на КЭДО и остаться в 1С: HR-специалист об автоматизации 

До автоматизации кадровые документы оформлялись на бумаге и передавались физически. Это усложняло процессы при работе с разъездными сотрудниками и увеличивало сроки оформления отпусков, стажировок и других HR-процессов.

Для перехода на новую систему КЭДО провели интеграцию с учетной системой 1С:ЗУП. Модуль расширения стал решением для объединения программ. Это значит, что ответственному специалисту не нужно выходить из привычной учетной программы или переучиваться функционалу. Задачи и документы из КЭДО приходят напрямую в интерфейс 1С:ЗУП и наоборот. 

Разберем на двух примерах, как работал HR-отдел до и после автоматизации. 

Кейс 1. Компания регулярно отправляет сотрудников на повышение квалификации. Раньше это было головной болью: подписать заявление на стажировку по 10–15 сотрудникам, которые работают в разных сменах, в разных точках было почти нереально. Бумаги терялись, сроки срывались.

Сейчас сотрудники подают заявление прямо с телефона, руководитель подписывает приказ в один клик, и все — вопрос решен за 5 минут, а не за одну рабочую неделю, как было раньше. 

Кейс 2. Электронное согласование графика отпусков для «СкайТехник» стало настоящим ноу-хау. Если раньше для HR-специалиста этот процесс длился больше одной недели, сейчас срок занимает 1 день. 

Как добились такой цифры? Сотрудники в интерактивном календаре сразу видят, с кем пересекаются их даты, и тут же планируют свой отпуск. Здесь настроили функционал под правила компании. Например, программа обозначает для менеджеров нежелательные даты отпуска, когда прогнозируется пик продаж. А если речь идет об отпуске по беременности или уходу за ребенком — все оформляется дистанционно, без поездок в офис.

Ольга Березкина, HR-специалист компании «СкайТехник»: «Сейчас любой сотрудник может из личного кабинета оформить те дни отпуска, которые хочет. Руководитель видит информацию в системе. Если есть пересечения с коллегами, он добавляет комментарий и отправляет на доработку. График всего отдела может быть готов в течение дня».

Не забыть про безопасность системы: на что обратить внимание руководителю

Кроме автоматизации процессов, для «СкайТехник» защита доступа к кадровым документам и персональных данных сотрудников стали приоритетными пунктами при внедрении КЭДО. Все они попадают под действие 152-ФЗ. А еще — под Трудовой кодекс и целый ряд подзаконных актов. Это значит, что у работодателя появляются вполне конкретные обязанности: не просто собирать и хранить данные, а защищать их от взломов, утечек и даже небрежности собственных сотрудников. 

Чек-лист: какие риски учесть при переходе на КЭДО 

1. Несанкционированный доступ. Неважно, насколько надежно хранятся данные. Если кто-то может получить к ним доступ без прав — это провал.
2. Утечки через технические каналы. Особенно критично на стыке внутренних и внешних систем: обмен с 1С, передача документов в ФНС, подключение сотрудников на удаленке.
3. Внутренние нарушители. Это, увы, самая частая история. Кто-то случайно переслал документ, кто-то ушел из компании, но учетка осталась.

Ниже разберем три принципа безопасности, которые реализованы в системе КЭДО «СкайТехник».

1. Каждый сотрудник «СкайТехник» входит в систему только через двухфакторную аутентификацию — логина и пароля недостаточно. Даже если учетные данные каким-то образом попадут в чужие руки, без второго фактора в систему просто не зайти.
   
2. Добавили гибкую настройку доступа. Можно задать доверенные IP-адреса — например, офисную сеть или домашние устройства. Если сотрудник подключается из такой сети, система авторизует его без дополнительных шагов.
   
3. А при попытке входа извне, например, из кафе или с чужого Wi-Fi, включается двухфакторная аутентификация: на телефон приходит смс с кодом. Это защищает компанию от несанкционированного доступа.

Это решение дает «СкайТехник» реальную уверенность: все документы внутри, никто посторонний туда не попадет. А ИТ-департамент получает прозрачную картину — кто, когда и с какого устройства заходил в систему.

Вместо вывода: что взять на заметку HR-специалистам и не только

Скорость и дисциплина — заметные эффекты, но ключевой выигрыш в том, что компания закрывает все юридические и ИТ-риски. Если вы сейчас стоите перед выбором внедрять КЭДО или нет, главный совет: смотрите на автоматизацию не как на локальную задачу отдела, а как на проект для всей компании. Потому что апгрейд кадровых и HR-процессов всегда в итоге означает одно: улучшение работы бизнеса в целом.