Генеральный директор IT-компании «RG-Soft» Роман Голубицкий поделился своим опытом с HRbazaar о том, как избавить HR от рутинной работы.

«RG-Soft» разработали чат-бота — электронного помощника HR. Теперь HR-служба компании получает всю информацию, которая ранее стекалась из различных каналов связи, через единое диалоговое окно. А сотрудники 24/7 имеют доступ к запрашиваемым данным, могут оперативно получать информацию и вносить изменения в базах 1С без запуска сложных автоматизированных систем.

Сегодня сотрудники RG-Soft обладают возможностью общаться с чат-ботом точно так же как с реальным HR в формате «вопрос-ответ» прямо из своих мобильных  мессенджеров, при этом сам виртуальной помощник обладает более широкой базой знаний и готов прийти на помощь в любое время дня и ночи. Но так было далеко не всегда.

— На наших HR стало жалко смотреть. У них физически перестало хватать сил и времени, чтобы отвечать на вопросы новичков, собирать заявки на обучение, работать «справочной службой», следить за адаптацией каждого нового сотрудника и т.д. — рассказывает Роман Голубицкий. – Поэтому мы выявили все самые рутинные операции, не требующие живого общения, которые можно передать боту, и прописали алгоритмы взаимодействия «человек- машина». Но сделали главную ошибку из-за спешки. Мы решили воспользоваться готовым онлайн-сервисом для создания чат-ботов, который через 2 недели начал играть в молчанку – просто перестал обрабатывать запросы пользователей. Поэтому если у вас есть возможность купить хорошее коробочное решение или написать бота самостоятельно, сделайте это.

Разработка чат-бота RG-Soft

Идея самостоятельно создать виртуального помощника пришла сотрудникам отдела «Экспериментариум», который отвечает за все инновационные разработки в компании. Чат-бот RG-Soft был создан на платформе 1С. Это особенно удобно для компаний, которые хранят основную информацию в базах 1С. Прибегая к помощи сторонних сервисов, вы должны создать дополнительные интеграции и защитить корпоративные данные от утечки. Этот путь трудоемкий и финансово затратный. Самый оптимальный вариант — это интегрировать бота в корпоративную систему. В случае RG-Soft – это было сделано в 1С:Документооборот. Именно там находится вся информация, с которой HR взаимодействовал ежедневно. Вся логика взаимодействия бота с человеком, кнопки и меню, а также доступные данные для других сотрудников были размещены там же. Оттуда бот обращается к открытым API (программным интерфейсам мессенджеров), чтобы вести диалог с написавшим ему человеком. Для пользователя это выглядит так: он пишет боту, например, в Telegram или WhatsApp, бот обрабатывает запрос, обращается к базам 1С и возвращает ответ с данными обратно в мессенджер. То есть для пользователя общение с ботом выглядит как общение с HR, но только через мессенджер.

– В нашей компании мы стали называть бота «Захар», поскольку он заменяет, как минимум, одного HR-специалиста и предоставляет максимально персонализированный подход. – говорит Роман Голубицкий. – Мы получили идеального HR, который:

• никогда не устает,
• не требует зарплату,
• готов к работе 24/7,
• работает по любому из заданных сценариев,
• может связываться с базой 1С без дополнительных интеграций и вносить изменения.

Общение с чат-ботом

Помимо базовых оперативных функций бот принимает различные заявки и осуществляет оповещение. Вот кнопки из основного меню:

• «Контакты» — у бота всегда можно попросить контакты коллег, разбросанных по разным офисам, просто написав фамилию в чат.
• «Отсутствия»: здесь можно посмотреть, кто сегодня работает из дома или самостоятельно отметиться на удаленке.
• «Заметка на почту» – отсюда легко отправить себе письмо-напоминание.
• «Подать заявку»: в этом меню специалисты 1С записываются на экзамен или оставляют запрос на покупку обучающего курса.

• «Оставить отзыв»: здесь собираются все отзывы о сбоях в работе чат-бота, а также принимаются предложения по улучшению функционала
• «К кому обратиться» имеет подменю с 24 кнопками по различным вопросам: больничный лист, управление работами, жизнеобеспечение офиса, продукты компании, корпоративный университет, обучающие материалы и др.
• «Где найти»: отсюда пользователь получает ссылку на базу знаний. Мы создали список всех наших ресурсов и постоянно его пополняем.
• «Сказать спасибо»: говорить благодарности стало традицией и, кнопка- напоминание не дает о них забывать, так что «спасибо» прилетает коллегам с завидной регулярностью.

С помощью Захара в RG-Soft также проводятся различные опросы. А стандартное меню выглядит так:

«RG-Soft: конструктор чат-ботов»

– При внедрении своих продуктов из линейки для HR, мы часто коммуницируем с руководителями и HR разных уровней. Самые основные жалобы, которые мы слышали – это рутина и нехватка времени на ежедневные задачи, например, подбор и адаптацию персонала. И всё, что мы могли, это делиться своим опытом, однако у каждой компании – свои специфические требования и видения функций HR. Так, наш внутренний пилотный проект превратился в полноценный продукт, который мы предложили миру.

Конструктор чат-ботов от «RG-Soft» призван решить множество проблем и взять на себя рутинные задачи в таких процессах как:

• Подбор
• Адаптация и обучение
• Работа с текущими сотрудниками

> Бот ведет общение с сотрудниками в простой и удобной форме: вопрос-ответ по определенному заранее алгоритму.

> Есть возможность выделить категории сотрудников и ограничить доступ к определенной информации по группам.

> Может работать по любому настраиваемому сценарию.

> Имеет простой визуальный интерфейс, с его помощью легко менять алгоритмы взаимодействия бота с пользователями.

> Бот может брать информацию и вносить разрешенные изменения в базах 1С.

Возможные интеграции 

• С любыми программными продуктами 1С: бот создаст карточки кандидатов и загрузит в единую базу(фото, резюме, портфолио, согласие на обработку персональных данных),
• популярными ATS,
• рекрутинговыми сайтами: Headhunter, Superjob, Avito Работа,
• календарем дел в 1С:Документооборот, Outlook, Google Calendar и т.д.,
• и другими системами по индивидуальному запросу.