Сегодня компании все чаще сталкиваются с проблемой нерационального использования времени специалистом – вместо того, чтобы заниматься задачами на уровне аналитической работы, сотрудник тратит время на выполнение рутинных операций. Это приводит к увеличению затрат, а рост человеческого вмешательства в трудоемкую, повторяющуюся работу сопровождается ростом ошибок и уменьшением скорости выполнения бизнес-процессов компании. По данным исследований Forrester и Ipsos Comcon в будущем компании будут фокусироваться на еще больших возможностях автоматизации бизнес-процессов, передавая рутину и контроль над ней автоматизированным системам.

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) – новая технология автоматизации, базирующаяся на использовании программных роботов. Роботы имеют свои виртуальные рабочие места и полностью имитируют действия сотрудников, используя клавиатуру и мышь для ввода данных и перемещения курсора мыши по экранным формам (рисунок 1). Такой подход позволяет отойти от традиционных подходов интеграции между существующими системами на предприятии.

Для определения бизнес-процессов, обладающих потенциалом к роботизации, необходимо использовать критерии отбора и оценки, а также текущие реалии предприятия. Часто повторяющиеся, монотонные, написанные по четко заданной инструкции процессы могут обладать хорошей привлекательностью для использования технологии RPA. Если процесс трудоемок, в нем задействована далеко не одна информационная система и работает несколько специалистов, его также стоит изучить на предмет роботизации.

Применение технологии RPA оправдано повышением операционной продуктивности и минимизацией рисков. При этом ключевые преимущества программных роботов следующие:

• Роботы работают 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
• Роботы работают быстрее, не устают и не делают ошибок.
• Роботы не болеют, не опаздывают и не ходят в отпуск.

Из-за огромного количества повторяющихся административных задач, зачастую выполняемых вручную (заполнение форм, получение и обработка данных, обновление и рассылка большого количества запросов и уведомлений), служба управления персоналом является одной из самых перспективных для использования и внедрения программных роботов в компании. Ниже приведены кейсы применения технологии RPA для службы HR.

Процесс №1: Подбор персонала

Задача: Поиск кандидатов их анализ, обработка и перенос в систему

Решение:

HR–специалист заполняет матрицу критериев для поиска целевых кандидатов. Робот проверяет обновление информации в файле и переходит к поиску кандидатов по заданным критериям. Наиболее подходящие вакансии робот переносит в информационную систему. По завершению робот отправляет уведомление HR-специалисту о готовности проделанной работы.

Результат:

• Уменьшение ручного труда до 80%.
• Повышение скорости выполнения бизнес-процесса.

Процесс №2: Изменение штатного расписания

Задача: Ведение бухгалтерской и управленческой отчетностей

Решение:

Робот выгружает бухгалтерскую отчетность из учетной системы и актуализирует штатное расписание сотрудников, рассылая кураторам HR целевую отчетность. Получив штатное расписание от кураторов, робот формирует аналитику по движению персонала и служебные записки по подразделениям, внутри которых произошли изменения штата. На основании целевого штатного расписания робот формирует приказ, который отправляет HR-специалистам.

Результат:

• Снижение ручного труда до 95%.
• Уменьшение числа ошибок до 0%.
• Значительный прирост производительности.

Процесс №3: Контроль сроков отпусков

Задача: Рассылка уведомлений сотрудникам о предстоящем отпуске

Решение:

Робот выгружает целевой отчет из учетной системы и формирует актуальный график отпусков. По каждому сотруднику робот проверяет даты предстоящего отпуска, рассылает уведомления по электронной почте и фиксирует изменения.

Результат:

• Достигнута 100% автоматизация.
• 100% точность процесса.
• Более быстрое время обработки.
• Эффективный комплаенс.

Не менее перспективными областями для внедрения программных роботов являются финансы и бухгалтерский учет (работа с поставщиками, проводки, проведение платежей, выплата льгот, заказ справок), цепочка поставок и закупки (управление ТМЗ, договорами и счетами) и ИТ-служба (мониторинг и обработка обращений, рассылка уведомлений и писем, мониторинг и управление учетными данными).

Технология RPA уже имеет достаточное количество компонентов автоматизации бизнес-процессов, однако развивается тоже очень быстрыми темпами. Уже сейчас от простого RPA технология переходит к IPA (Intelligent Process Automation). Здесь уже используются программные когнитивные роботы, которые, например, на основании обученных моделей машинного обучения и нейронных сетей решают аналитические и интеллектуальные задачи повышенной сложности. Такие роботы могут работать и в связке с технологией оптического распознавания (OCR) для автоматизации бумажного документооборота и анализа изображений.

Автор: Денис Ильин, руководитель RPA-проектов в ДИТ города Москвы