HRbazaar обсудили возможности аутсорсинга с Алексеем Шаповаловым, основателем компании Preama.  Узнайте, как масштабировать свой бизнес с помощью передачи части задач внешним исполнителям. В этой статье мы рассмотрим актуальные тренды, преимущества и недостатки аутсорсинга, чтобы помочь вам принять взвешенное решение о его использовании.

Какие виды аутсорсинга существуют и в чём их особенности

Аутсорсинг — это разновидность организации бизнес процессов, при которой компания поручает определенные области деятельности, задачи или процессы подрядчикам, специализирующимся в данных областях. Это позволяет компаниям сосредоточиться на своем основном бизнесе, снизить издержки и повысить эффективность работы. Сегодня мы рассмотрим основные виды аутсорсинга и их особенности.

• IT-аутсорсинг: компании поручают разработку, поддержку и обслуживание информационных технологий сторонним компаниям. Это позволяет снизить затраты на IT, повысить безопасность и получить доступ к опыту специалистов в данной области.

• Бухгалтерский аутсорсинг: компании передают бухгалтерские и финансовые процессы на сторону, что позволяет сэкономить время, избежать ошибок и сократить расходы на содержание штата бухгалтеров.

• Аутсорсинг линейного персонала: это передача части функций по обслуживанию производственных и технологических процессов на предприятиях и в организациях разным отраслям внешним подрядчикам. 

• HR-аутсорсинг: поручение управления ресурсами человека специализированным агентствам. Это позволяет сэкономить время на поиске персонала, оптимизировать процессы найма сотрудников.

• Маркетинговый аутсорсинг: компании могут аутсорсить маркетинговые услуги, такие как реклама, PR, диджитал-маркетинг и т.д. Это позволяет использовать опыт экспертов в области маркетинга, повысить эффективность рекламных кампаний и создать более сильный бренд.

• Производственный аутсорсинг: компании передают процессы производства продукции или услуг другим компаниям. Это позволяет снизить затраты на производство, улучшить качество продукции и ускорить его появление на рынке. 

Чтобы определить, какие процессы можно передать на аутсорс, а какие оставить в компании, собственник должен проанализировать основные функции и компетенции своей фирмы. Важно сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах, которые обеспечивают уникальность и конкурентные преимущества компании. Такие процессы не следует отдавать на аутсорсинг, так как они являются ключевыми для успеха бизнеса и требуют специфических знаний и навыков.

В то же время, некоторые вспомогательные функции, такие как бухгалтерский учёт, юридическое сопровождение или реклама, могут быть переданы на аутсорсинг, так как они не влияют напрямую на основную деятельность компании и могут выполняться специалистами извне.

Например, представим, что компания решает передать определённые задачи на аутсорс. Если в компании нет постоянного процесса, который является основным, то давайте рассмотрим ситуацию на примере юридической фирмы, предоставляющей юридические услуги. Юристы, работающие внутри компании, являются ключевым элементом, и без них невозможно обойтись. Однако есть и другие сотрудники, которые могут быть переданы на аутсорсинг, так как это не нарушит бизнес-процессы, например: маркетологи, офис-менеджеры, отдел продаж. 

В ритейле, к примеру, основная функция — продажа товаров, а не складирование. Основная задача — закупка товаров, продажа, маркетинг, учет. А вот склад и логистику можно передать на аутсорс.

Компания принимает решение о передаче процессов на аутсорс, оценивая затраты ресурсов (времени, денег) на каждый процесс. Если совокупные расходы (материальные и нематериальные) на содержание собственных сотрудников в определённой области выше, чем стоимость услуг аутсорсинговой компании, имеет смысл обратиться к профессионалам.

Почему малый и средний бизнес выбирает аутсорсинг

Если говорить о масштабировании, тут может быть два разных понятия. Первое — это физическое масштабирование сети, например, в ритейле или складском бизнесе, когда открываются новые точки. В этом случае аутсорсинг линейного персонала помогает быстрее масштабироваться, так как позволяет сэкономить время на подбор персонала. Второй вид масштабирования связан с оптимизацией внутренних процессов. Он больше относится к онлайн продуктам или услугам, когда масштабирование происходит через увеличение клиентской базы, увеличение объема выручки. В таких случаях подключается маркетинг и продажи в больших объемах, чем прежде. И здесь могут помочь профессиональные аутсорсеры, обладающие большими компетенциями, чем отдельные сотрудники в штате. 

Таким образом, аутсорсинг линейного персонала — это не только способ быстрого роста, но и стратегический ход для оптимизации бизнес-процессов. Грамотно выбранный партнер поможет вашему бизнесу занять лидерские позиции на рынке и достичь глобальных целей масштабирования.

Что касается малого бизнеса, то для малых предприятий аутсорсинг линейного персонала представляет собой идеальное решение для оптимизации бизнес-процессов без дополнительных затрат. Благодаря аутсорсингу малые компании могут быстро адаптироваться к изменяющимся рыночным условиям, обеспечивая гибкость и масштабируемость бизнеса. При этом отсутствие необходимости вести сложные HR-процессы и обучать персонал позволяет бизнесу сосредоточиться на стратегических задачах развития и роста.

Преимущества использования аутсорсинга для масштабирования бизнеса

1. Скорость и гибкость. В то время как штатный менеджер по набору персонала будет шерстить рынок труда самостоятельно и нанимать штат для нового склада или распределительного центра, аутсорсер сделает это в разы быстрее и качественнее, т.к. у него уже есть концентрированная рабочая база соискателей именно тех позиций, которые вам нужны.

1. Экономия ресурсов. Нанять массово линейный персонал зачастую дешевле, чем затрачивать деньги и время на подбор, а также на трудоустройство сотрудников, оплату отпусков, больничных и простоев. Например, вы наняли 10 человек, вывели их на объект, а на следующий день 4 из них не вышли на работу. К сожалению, такое случается в секторе рабочего персонала. В случае с аутсорсингом, вы не несете финансовых потерь на повторный подбор, аутсорсер быстро закрывает этот пробел.

1. Экспертиза и опыт. Сотрудничество с внешними специалистами и компаниями-аутсорсерами подарит вашему бизнесу доступ к экспертизе и опыту, которые могут быть недоступны внутри компании. Профессионалы, работающие в сфере аутсорсинга, обладают глубокими знаниями и умениями в своей области, что способствует улучшению качества услуг и процессов в компании, а также стимулирует инновации и развитие. Меньше трат на персонал, на аутсорс всегда можно пригласить качественный, обученный персонал, если правильно выбрать партнера. Аутсорсинг персонала повышает эффективность рабочих процессов, ведь управление персоналом производится на местах. 

Опыт Preama показывает, что аутсорсинг может быть спасением для бизнеса. Мы не просто восполняем нехватку кадров, но и полностью закрываем линейные бизнес-процессы. Сегодня мы сотрудничаем с ведущими компаниями страны, которые входят в число крупнейших по всей России. Главная задача нашей компании — сделать бизнес-среду более удобной для предпринимателей и дать им возможность сосредоточиться на стратегических задачах. Аутсорсинг не стимулирует рост компании, но может помочь в его развитии, обеспечив надежный тыл со стороны массового набора подготовленного и уже оформленного персонала в разных регионах страны. Наши клиенты выходят на всероссийские, а некоторые, на мировые уровни масштабирования. 

Тренды в области аутсорсинга 

В условиях постоянно меняющегося рынка труда и растущего спроса на квалифицированных специалистов, компании сталкиваются с вызовом кадрового голода. Одинаково актуальной становится проблема найма и удержания талантливых сотрудников. Однако, в современном мире HR-практики находят новые решения. Аутсорсинг линейного персонала становится новым трендом, который не только облегчает нагрузку на кадровую службу компании, но и устраняет проблемы с кадровым голодом. Именно благодаря этому виду аутсорсинга разрабатываются новые тренды по обучению и мотивации персонала. Такой подход значительно упрощает процесс найма и уменьшает временные затраты на формирование и обучение персонала. 

Компании обращаются к аутсорсерам не только для решения кадрового дефицита, но и для обеспечения постоянной доступности к качественным сотрудникам. Если откинуть сезонность в аутсорсинге, это говорит о том, что компании все чаще прибегают к аутсорсингу на постоянной основе, что отражает новую реальность бизнеса в поиске гибких и эффективных решений.

Также, если говорить о трендах в аутсорсинге на 2024-2025 года, хочу упомянуть о технологическом развитии в аутсорсинге и этих направлениях. 

• Цифровая трансформация и IT-аутсорсинг

Цифровая трансформация стала неотъемлемой частью развития современных компаний. Одним из основных трендов сегодня является IT-аутсорсинг. Компании все чаще обращаются к внешним специалистам для решения сложных IT-задач, разработки программного обеспечения и кибербезопасности. Гибкость, экспертиза и инновационный подход в IT-аутсорсинге позволяют компаниям быть на передовых позициях в цифровой эпохе.

• Развитие RPA (Robotic Process Automation)

RPA — это автоматизация рутинных задач и процессов с помощью специализированного программного обеспечения и роботизированных систем. Этот тренд в области аутсорсинга позволяет компаниям сокращать издержки, увеличивать производительность и снижать риск ошибок. Рост интереса к RPA открывает новые возможности для бизнеса в области оптимизации процессов и увеличения конкурентоспособности.

• Географическое разнообразие и многофункциональные аутсорсинговые решения

Сегодня компании все чаще обращаются к аутсорсингу, используя многофункциональные и глобальные подходы. Географическое разнообразие позволяет компаниям выбирать наилучшие решения и партнеров по всему миру, объединяя различные компетенции и культуры для достижения лучших результатов.

Основные риски и сложности при использовании аутсорсинга для заказчика

При использовании аутсорсинга персонала существуют определенные риски и сложности, которые компании должны учитывать:

1. Цена-качество. Так как рынок аутсорсинга стремительно растет, в условиях высокой конкуренции, он подвержен демпингованию цен, в следствие чего страдает сам заказчик, так как чем ниже стоимость услуг, тем ниже их качество, либо вовсе закрытие заявки на персонал.

2. Конфиденциальность данных. Передача чувствительной информации о компании стороннему поставщику может привести к утечкам данных и компрометации конфиденциальности. Поэтому нужно учитывать ответственность партнера за сохранность конфиденциальных  данных в договоре.

3. Низкая результативность. Уровень вовлеченности и ответственности аутсорсера в область своей работы, а также плотность взаимодействия аутсорсера со своим же персоналом говорит о качестве и эффективности той работы, которую он выполняет в вашей компании. Если вам просто набрали персонал и забыли — считайте, что ответственность лежит на вас. 

Как правильно выбрать аутсорсинговую компанию и оценить её надёжность

В моем понимании аутсорсинг — это не услуга, а партнерство. Когда компания передает партнеру определенный пласт работ и тот его выполняет вовлеченно и качественно, относясь к бизнес-процессу заказчика как к своему собственному (хотя по факту так и есть), тогда оба достигают наилучшего результата. Так, мы закрываем, к примеру, складские бизнес-процессы под ключ для нашего клиента – тире партнера. Складские бизнес-процессы — это и есть мой бизнес, я его встраиваю как шестеренку в общий механизм бизнеса моего клиента. Вот так это должно работать. В партнерстве. 

Критерии отбора партнера по аутсорсингу персонала играют ключевую роль в успешной реализации проектов. Вот что важно учитывать:

1. Опыт и репутация. Партнер должен иметь успешный опыт работы в сфере аутсорсинга. Изучите их портфолио и отзывы клиентов, чтобы убедиться в их надежности и компетенции.

2. Прозрачность. Партнер должен быть готов предоставить информацию о своих услугах, ценах и процессе работы, а также гарантировать контроль качества и безопасность данных.

3. Цена и условия. Сравните предложения различных партнеров по стоимости и условиям сотрудничества, но помните, что более низкая цена не всегда гарантирует качество.

4. Коммуникации. Важно, чтобы партнер был доступен для общения, открыт к обратной связи и готов решать возникающие проблемы.

Осуществление тщательного анализа и выбор надежного партнера в области аутсорсинга персонала является ключевым фактором для успешного партнёрства и достижения поставленных целей.

В чем выражается качество оказываемых услуг аутсорсером

1. В уровне ответственности за результат. Для аутсорсера персонал — это весь его бизнес. Он должен быть заинтересован в качественном оказании услуг.
2. В уровне подготовки персонала. В случае с наймом в штат обязательства по обучению новых сотрудников лежат на hr-менеджере компании. Аутсорсер же предоставляет уже обученный и подготовленный персонал. 
3. Скорость реакции на кадровые изменения. Быстрая замена сотрудника во время отпуска или увольнения. Оперативный вывод дополнительного массового персонала в случае необходимости.  
4. В уверенности заказчика в перспективах роста. Например, когда компания сотрудничает с аутсорсером в части линейного персонала и его работа устраивает заказчика, то вопрос с масштабированием решается легче, т.к. вопрос с комплектацией штата на новый объект есть кому делегировать и кто точно с этой задачей справится. 

Как аутсорсинг влияет на развитие рынка труда и кадров

Одним из важных аспектов аутсорсинга является возможность обучения персонала. Зачастую внешние поставщики берут на себя обязанность обучения своих специалистов до уровня, необходимого для выполнения работы. Это открывает новые возможности для развития навыков и квалификации сотрудников, повышает общий уровень профессионализма работников на рынке труда.

Кроме того, аутсорсинг может повлиять на уровень заработной платы в отрасли. Проведение анализа рынка труда позволяет внешним поставщикам определить конкурентоспособные ставки для своих сотрудников. Выплаты, превышающие средний уровень рынка по региону, могут стать мотивацией для специалистов и повысить привлекательность работы в данной сфере.

Перспективы развития аутсорсинга 

Если говорить об аутсорсинге массового персонала, то в России он всё ещё находится на этапе развития, и многие компании только начинают осознавать преимущества этого подхода. Важно изменить подход к мышлению и осознать, что делегировать узкоспециальные непрофильные процессы выгоднее всего сторонним подрядчикам, чем содержать свой штат.

Я всегда утверждал, что аутсорсинг — это не просто способ сэкономить. Но как изменить своё мышление и перейти от идеи экономии к идее заработка с помощью аутсорсинга? Обратимся к моему опыту развития бизнеса. Я передал непрофильные процессы другим организациям и увидел впечатляющий результат — рост в 100 раз с 2019 по 2024 годы. Вместо того чтобы экономить, я вкладывал средства в профессионалов, которые помогли мне кратно увеличить прибыль. Важно понимать, что это не про экономию, а про рост и возможность сосредоточиться на основных задачах. Сегодня мы видим, как наша прибыль растёт вертикально и ежегодно. Нужно думать о будущем и инвестировать в профессиональное развитие, а не просто пытаться сэкономить. Конечно, в нашей стране сейчас сложно прогнозировать будущее, но отказ от долгосрочного планирования может негативно сказаться на бизнесе.

Я считаю, что для изменения мышления от экономии к заработку через аутсорсинг необходимо проанализировать свои бизнес-процессы, определить важные и второстепенные задачи, и передать последние на аутсорс. Таким образом, вы сможете сэкономить без потери качества, сосредоточившись на основных процессах.

При планировании использования аутсорсинга для оптимизации бизнес-процессов, важно уметь оценивать и понимать потенциальный доход, который можно получить. Когда вы определяете свои цели и планируете увеличение выручки, ключевым моментом становится установление конкретных целей и задач по основным процессам вашего бизнеса. Например, если ваша основная задача — увеличить количество продаж в этом году, необходимо четко прописать, какие шаги необходимо предпринять для достижения этой цели. Аутсорсинг может стать одним из инструментов, который поможет вам в этом процессе. 

Рассмотрим пример: вы установили сколько продукции должно быть продано, чтобы достичь желаемого дохода. Для этого вам необходимо привлечь определенные ресурсы и инструменты, чтобы сделать эту цель достижимой. При этом, очень важно уметь контролировать бюджет и расходы. Рассмотрим ситуацию, где ваша выручка составляет, допустим, 100 миллионов, и вам известно, что вы можете потратить примерно 70 миллионов на достижение поставленных целей, при условии, что ваша маржинальность составляет 30%. Важно понимать, что при планировании маржи на уровне 1-2% вы можете сосредоточиться на ключевых показателях — маржинальной и аппликационной прибыли — и избегать лишних деталей, фокусируясь на основных финансовых показателях.

Таким образом, эффективное планирование и управление финансами, в том числе при использовании аутсорсинга, помогает сосредоточиться на ключевых показателях бизнеса, что способствует более эффективному управлению компанией и достижению поставленных целей. Оценка маржинальности и контроль за бюджетом играют ключевую роль в успешном развитии бизнеса и эффективном использовании аутсорсинга в рамках стратегии компании.

Алексей Шаповалов, основатель компании Preama, резидент закрытого бизнес-клуба «Время Первых».