Директор по развитию компании «Улей» Digital HR Александр Григорян рассказал о новом тренде в обучении персонала – программе Job Shadowing. Раскрыл её основные преимущества и недостатки, а также дал рекомендации, как их устранить.

Job Shadowing – это программа обучения на рабочем месте, в ходе которой менее опытный сотрудник наблюдает за работой более опытного специалиста в конкретной роли. 

В новом отраслевом ресурсе «Job Shadowing Guide» международная исследовательская и консалтинговая компания McLean & Company указывает на Job Shadowing как на инструмент, который организации могут использовать для удержания талантов. McLean & Company подчёркивает, что главная причина, по которой сотрудники покидают компанию – отсутствие карьерного роста. Согласно выводам, Job Shadowing хорошо работает на разных этапах жизненного цикла сотрудника: для поддержки адаптации, карьерного роста, а также обмена знаниями и навыками, что в конечном итоге приводит к удержанию специалистов.

Некоторые российские компании также отметили положительное влияние программы Job Shadowing. В частности, трейд-маркетинговое агентство «АЛИДИ Продвижение» смогло сократить процесс адаптации новых сотрудников на 30% и повысить производительность на 15%. 

Зачем компании нужна программа Job Shadowing 

1. Обучение и развитие: предоставляет возможность новичкам или стажёрам увидеть реальные рабочие процессы, проанализировать их и получить практический опыт.
2. Адаптация: помогает новым сотрудникам быстрее влиться в коллектив и понять внутренние процессы компании.
3. Карьерное развитие: позволяет сотрудникам ознакомиться с различными направлениями внутри компании, определиться с карьерными целями и выбором дальнейшего пути.

Цель и задачи для программы «Job Shadowing» 

Чтобы определить цель программы, нужно подумать над следующими вопросами: 

• Какие результаты получит организация?
• Что обуславливает необходимость создания программы Job Shadowing в компании? 
• Какие потребности организации, болевые точки может решить программа Job Shadowing?
• Какой вариант использования программы Job Shadowing лучше всего подходит вашей компании: адаптация, обучение и развитие, карьерный рост?

Преимущества Job Shadowing для организаций

• Компания получает возможность заполнить труднозакрываемые позиции через переквалификацию сотрудников. 
• Программа способствует обмену знаниями между работниками и отделами и улучшает вовлечённость. 
• Участие в программе повышает производительность, ведь сотрудники учатся новым методам. 
• Программа поддерживает идеи многообразия, равноправия и инклюзивности, открывая доступ к карьерным возможностям. 
• Кроме того, Job Shadowing снижает затраты на обучение.

Job Shadowing имеет и свои сложности

• Программа должна быть организована так, чтобы действительно поддерживать обучение, поскольку просто наблюдение не всегда помогает учиться.
• Важно правильно выбирать наставников – они должны хорошо знать свою работу и быть готовы развивать навыки наставничества. 
• Следует учитывать, что плохие привычки могут передаваться от ментора к ученику.
• Может произойти временное снижение производительности, поскольку ученики отвлекаются от своих основных задач, а менторы совмещают свою работу с ролью наставника.
• Для успешной работы программы необходимо постоянно координировать действия, такие как подготовка участников и составление расписания.

Как устранить сложности программы

Поддержка обучения и эффективность программы

Мягкие методы. Организация предварительных обучающих семинаров или вебинаров для участников, где будут обсуждены цели и методы освоения знаний в рамках программы. Стоит учесть, что несмотря на название Job Shadowing предполагает не только наблюдение. В программе существует несколько видов действий: 

• только наблюдение, 
• ориентированность на навык, предполагает регулярное выполнение конкретных задач,
• практика представляет возможность попрактиковаться в выполнении заданий.

Поэтому на этапе планирования необходимо определиться с целью программы и видами развивающих действий.

Digital-решения. Внедрение в компании интерактивной платформы для предварительного обучения, включающей образовательные модули, симуляции и тесты, которые помогут участникам усвоить основы работы до начала практического наблюдения.

Выбор наставников

Мягкие методы. Проведение интервью и опросов среди сотрудников для выявления наиболее квалифицированных наставников, а также создание системы поощрения наставников за успешное наставничество.

При выборе наставников важно понимать, что не каждый хороший специалист будет хорошим ментором. Выбирайте ведущих, которые:

• воплощают ценности организации и являются ролевыми моделями в своих командах;
• обладают навыками наставничества и лидерства или интересуются их развитием;
• способны принимать и поддерживать человека, который будет наблюдать за ними.

Digital-решения. Автоматизировать процесс отбора наставников можно через систему оценки по методу 360 градусов, которая позволяет оценить  деловые качества сотрудника через опросы его окружения: руководителя, коллег, подчиненных, клиентов, а также через самооценку. Также хорошие результаты показывает автоматизация сбора анонимной обратной связи о наставнике с помощью сервисов HelpDesk.

Передача плохих привычек

Мягкие методы. Организация тренингов по развитию навыков наставничества для менторов, где будут обсуждаться лучшие практики и важность позитивного примера.

Digital-решения. Создание базы знаний «лучших практик» и «плохих привычек», доступной для всех наставников, где они могут ознакомиться с тем, какие действия могут негативно сказаться на учениках.

Временное снижение производительности.

Мягкие методы. Разработка гибкого графика для участников, чтобы они могли совмещать обучение с основными задачами, а также регулярные встречи для обсуждения возникающих сложностей.

Digital-решения. Использование инструментов управления проектами для эффективного планирования задач и отслеживания времени, затрачиваемого на обучение и основной работы.

Координация действий для успешной работы программы

Мягкие методы. Назначение координатора программы, который будет следить за всем процессом и обеспечивать связь между участниками и наставниками, а также проводить регулярные опросы о качестве программы.

Digital-решения. Внедрение платформы для управления процессами, что облегчит планирование встреч, отслеживание прогресса и обмен информацией между всеми участниками.

Заключение

Программа Job Shadowing представляет собой альтернативный и малозатратный подход к обучению сотрудников на рабочем месте, позволяющий менее опытным работникам наблюдать за более опытными. Это создаёт возможности для переквалификации, обмена знаниями и повышения вовлеченности, что в свою очередь способствует улучшению производительности. 

Для успешной реализации Job Shadowing важно заранее определить цели программы и виды обучающих действий. Внедрение интерактивных платформ для предварительного обучения и системы оценки наставников поможет повысить эффективность программы. Также стоит проводить тренинги для менторов, чтобы они могли передавать только лучшие практики. 

Таким образом, при правильной организации и поддержке Job Shadowing может стать мощным инструментом для развития кадрового потенциала компании, способствуя созданию культуры обучения и взаимопомощи.

Александр Григорян
Директор по развитию компании «Улей» Digital HR