Продолжаем исследовать опыт коллег в рамках спецпроекта HRBazaar «HR-бюджет 2025». Опытные HRD из разных сфер делятся своими подходами к бюджетированию и раскрывают проверенные лайфхаки. Вместе с HRD Magnetto.pro Натальей Аксеновой на примере реальных кейсов рассказали, как анализировать затраты на привлечение кандидатов и какие гибкие подходы к онбордингу можно найти, чтобы наем был эффективным.  

Предыдущие статьи цикла о бюджетировании читайте по ссылкам

Как устроен подход к обучению персонала в компании «Северсталь» и почему руководство ежегодно вкладывает в развитие сотрудников более 270 млн рублей.

Почему в бюджете компании IT-Agency на 2025 год нет пакетных обучений, для чего каждому сотруднику ментор и как отсутствие анонимности помогает в оценке эффективности обучения. 

Анализ затрат на привлечение

Бюджет на поиск кандидатов в нашем агентстве складывается из нескольких критериев.

• ФОТ рекрутеров компании.
• Бюджет на онбординг — Welcome Pack, мерч, ДМС.
• Затраты на привлечение через группу компаний или внешнее агентство по подбору. 

Прежде чем анализировать затраты компании на подбор, необходимо понять модель, по которой осуществляется наем. У нас таких моделей может быть три.

Внутренние рекрутеры. Допустим, компания наняла в штат шесть сотрудников HR-отдела, и они закрывают позиции. У каждого рекрутера есть своя capacity — емкость вакансий, которые специалист может вести одновременно. Если человек берет дополнительную нагрузку, то его фокус снижается, эффективность падает, а сроки найма увеличиваются. Это плохой сценарий, поскольку рекрутер получает зарплату за потраченное время, а чем хуже он справляется с нагрузкой, тем больше становится потраченного времени на одну позицию. Поэтому, когда требуется закрыть много вакансий, нужны и дополнительные рекрутеры.

С рядовыми позициями мы справляемся своими силами. Редко на это уходит больше месяца, а рекрутеры имеют оптимальную загрузку, когда нет простоев или, наоброт, ни минуты свободного времени. Чтобы рассчитать затраты на подбор внутренним HR-отделом, нужно разделить оклад специалиста на закрытые вакансии. Полученное число будет значительно меньше, чем когда мы применяем другие модели найма.   

Рекрутеры группы компаний. Если бренд относится к группе компаний, то у этой ГК есть свой штат рекрутеров, и к ним тоже можно обращаться за поиском соискателей. Зарплату специалисты будут получать и за время, потраченное на поиски, и за факт закрытия вакансии. Преимущество HR-отдела ГК в том, что его сотрудники так же хорошо погружены в бизнес, как и внутренние рекрутеры. Они лояльные, гибкие и понимают, кто больше подойдет по ценностям. 

Например, в нашей компании рекрутинг ГК позволяет нам не расширять свой штат, но при этом нанимать сотрудников в высокий сезон, когда возникает дополнительная нагрузка. Обычно мы справляемся силами внутренних HR, это и экономически выгоднее, и схема найма на массовые позиции у нас хорошо отработана. А, если количество вакансий снижается, мы не переплачиваем за простой. Но как только открытые позиции увеличиваются, мы подключаем рекрутеров ГК. 

Привлечение стороннего агентства. Стоимость подбора через внешние компании рассчитывается иначе, и она будет выше. Здесь рекрутеру платят не за время поиска кандидата, а за его выход на работу. Специалист может потратить на подбор месяц или полгода, но деньги получит за конечный результат. Это будет от 12 до 20% от годового дохода нанятого кандидата. 

Как правило, у агентства есть широкая база контактов под определенную сферу, HR предлагает соискателям на выбор несколько вакансий. Если у рекрутера налажено общение с кандидатом, такой специалист будет более лояльным и как минимум может согласиться на первое интервью.  

Безусловно, экономически целесообразнее нанимать сотрудников через внутренний HR-отдел, но бывают случаи, когда проще и выгоднее привлекать стороннее агентство.

Пример

Разберем такую ситуацию. По статистике, внешние агентства закрывают четыре из пяти технических позиций в Magnetto.pro. Наши рекрутеры закроют только одну такую вакансию. Опытным разработчикам интереснее работать в IT-компании, поэтому digital-агентство для них не так привлекательно, как IT-холдинг. При первом касании внутренним рекрутерам сложно продавать бренд и вовлекать кандидата в сотрудничество. У аутсорс-компаний есть преимущество: они подбирают специалистов в разные фирмы, поэтому соискатели в их базе теплее и с большим доверием. Такие кандидаты активнее готовы общаться с нашими представителями, и даже когда они узнают, что у нас IT-продукт, но не IT-компания, то все равно продолжают диалог и интересуются условиями. 

Как сэкономить на найме и не потерять его эффективность

Во многих компаниях есть реферальная программа. Мы – не исключение. Сотрудники могут порекомендовать специалиста не в свой отдел, и если он успешно пройдет испытательный срок, то порекомендовавший получит бонус — денежное вознаграждение. Приятно для коллеги, при этом оно значительно меньше, чем затраты на полноценную воронку привлечения кандидата. Сотрудничать с людьми можно не только на полную ставку. Есть и другие способы совместной работы, которые требуют меньших вложений: стажировка или парт-тайм.

Например, недавно мы выиграли крупный тендер по посевам, но людей, которые могли бы заниматься работой по этому направлению, у нас не было. Таргетологи стоят недорого, но при их отсутствии обязательства перед заказчиком мы не выполняем. Чтобы не получить удар по репутации и не потерять деньги, мы обратились к стороннему агентству, оперативно наняли сотрудников на фриланс, и это оказалось проще и дешевле, чем брать людей в штат. По окончании работ нам не пришлось решать вопрос, что делать с простоем таких специалистов, мы оплатили им временное участие, и все оказались довольны.

Гибкие подходы к онбордингу и внедрение цифровых инструментов

Экономить можно не только на этапе найма, но и на этапе онбординга. При этом существует важное правило: сделать наем эффективным. Если он эффективный, то все затраты окупаются. 

После того, как кандидат принял оффер и вышел на работу, расходы на его адаптацию продолжаются. Мы платим деньги рекрутерам, которые нашли этого сотрудника, и нанимающим менеджерам, самому сотруднику — его зарплата и налоги. Мы выдаем Welcome Pack, тратим время руководителя и коллег, которые помогают с онбордингом. При переводе этого времени в зарплату и человекочасы получается внушительная сумма. Если во время или после испытательного срока специалист отказывается продолжать сотрудничество, получается, что все эти деньги были потрачены зря, и придется начинать с начала. 

Чтобы снизить затраты на наем, нужно искать гибкие подходы к онбордингу и совершенствовать этот процесс. Из чего формируется онбординг в Magnetto.pro.

• Welcome Pack — приветственный подарок.
• Оклад внутренних рекрутеров, которые проводят встречи после выхода на работу и всегда на связи по любым вопросам.
• Фиксированная сумма рекрутерам из ГК, если сотрудника нашли они.

Как можно повысить эффективность адаптации новичков? Коммуникацией. В нашей компании предусмотрены три адаптационные встречи после выхода на работу, независимо от формата — удаленная или в офисе. На них специалисты HR-отдела узнают настроение и первые впечатления сотрудника от работы. Именно это позволяет вовремя обнаружить факторы демотивации и предотвратить увольнение. Несколько раз мы действительно обнаруживали проблемы и вместе с руководителями и менеджерами находили способы, как можно их решить. По итогу новичок оставался и успешно продолжал работу. 

Помимо HR-отдела, руководитель направления или менеджер также формирует свой план адаптации. В этом плане прописываются задачи на испытательный срок. Когда новичок понимает, что от него требуется, он меньше тревожится и лучше ориентируется в своих обязанностях. На этом этапе важная миссия рекрутера — отслеживать, насколько план руководителя совпадает с действительностью. Задачи не должны быть формальным или идти вразрез с ожиданиями. Если от менеджера по продажам ждут бухгалтерский отчет, а от редактора — дизайн картинок, это повод HR вернуться к руководителю и обсудить, что нужно было сделать на самом деле. 

Процесс адаптации в нашем агентстве автоматизированный, прозрачный и привязан к HRM-системе в Хантфлоу. Она позволяет отслеживать статусы адаптационных встреч и видеть всю историю взаимодействия с сотрудником от отклика до онбординга. И, если случаются какие-то трудности, все это тоже фиксируется. Цифровые инструменты уже давно облегчают процесс подбора, и удобно, что теперь можно переложить на автоматизацию быстрые и рутинные моменты. Те же чат-боты помогают ориентироваться в корпоративной культуре и организации, через них даже можно подавать заявление на отпуск или больничный, а все часто задаваемые вопросы открываются по одному клику. Больше не нужно искать в списке контактов ответственного или переходить от отдела к отделу за бумагами.

Кросс-функциональное сотрудничество

Таким образом, правильно выстроенный кросс-функциональный процесс онбординга влияет на экономию и эффективность найма. Однажды я работала в HR-консалтинге, и было сложно продавать эту услугу компаниям. Руководители бизнеса понимали, за что они платят, когда тратят деньги на привлечение сотрудников. Но плата за процесс адаптации казалась им нецелесообразной. Поэтому мы объясняли в числах: считали в окладах часы людей, которые участвуют в онбординге, а затем показывали, сколько компания потеряет, если новичок уволится в течение трех месяцев. Результаты были дороже, чем затраты на выстраивание процессов адаптации. Текучесть персонала невыгодна никому. 

Долгосрочные инвестиции: таланты и корпоративная культура

Трудно рассчитать, какой эффект принесут инвестиции в HR-бренд компании. Выступление на конференциях, развитие экспертов в сфере digital-маркетинга, участие в конкурсах и премиях — все это выстраивает определенный имидж агентства, но сказать точно, насколько меньше людей мы бы наняли, если бы не занимались продвижением своего HR-бренда, сложно. И так же сложно оценить в деньгах, сколько стоит испорченная репутация. Она может стоить бизнеса, а может не стоить ничего. Все зависит от контекста. На мой взгляд, тратить время и бюджеты на сбор аналитики, которая не будет ничем подтверждена, неэффективно, и лучше потратить эти ресурсы на что-то полезное.  

Приятно, когда в компании понимают, что без профессионалов мы не сможем построить успешный бизнес. Нам нужны таланты, а, чтобы нанимать их вовремя, мы платим за время наших рекрутеров. И в конечном итоге наем будет дешевле, эффективнее и качественнее, если у нас будет сильный HR-бренд. Это касается и корпоративной культуры. Если будут приходить правильные люди с правильной мотивацией, которые не уволятся в течение полугода, это тоже позволит сократить расходы на наем и увеличить чистую прибыль. 

Чтобы донести собственнику бизнеса ценность вложений в HR-бренд, можно показать ее на локальных результатах или активностях. Например, раз в год мы проводим опрос удовлетворенности персонала. По ответам мы можем выявить факторы, которые демотивируют коллег и способствуют увольнению. Также при exit-интервью мы узнаем причины ухода и опрашиваем уже уволенных сотрудников. Затем показываем результаты собственнику. Если среди причин есть несоответствие корпоративной культуре, токсичность, низкий уровень менеджмента, то это аргумент: мы потеряли вот такое количество людей из-за таких ситуаций. И дополнительно в цифрах показываем стоимость текучести. Вместе это помогает обосновать необходимость работы над процессами адаптации.  

Резюме

Чтобы проанализировать затраты на наем, учитывайте модель рекрутинга, которую вы используете в компании. Помните, что есть разные типы позиций, и иногда рядовые специалисты решают текущие задачи быстрее, но талантливые и редкие кадры в долгосрочной перспективе положительно сказываются на бренде. Однако затраты не ограничиваются только наймом, и онбординг специалистов тоже косвенно влияет на стоимость привлечения сотрудников. Чем больше коммуникации между HR-отделом и новичком на этапе адаптации, тем больше шансов не потерять его после испытательного срока. Наконец, чтобы аргументировать собственникам и лицам, принимающим решения, почему в HR-бренд нужно вкладываться, используйте локальные результаты и рассчитывайте стоимость текучести кадров.  

Эта статья цикла, как и другие материалы о трендах в HR, выходят в нашем telegram-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе и получать новости от коллег первыми. 

Если вы сами HRD крупной компании и хотите поделиться своим опытом бюджетирования в формате полезной публикации на наших ресурсах, ждем ваших предложений на почту и telegram

Наталья Аксенова,
HRD Magnetto.pro