Работодатели массово переводят сотрудников на удаленную работу. Огромная нагрузка в эти дни ложится на HR-ов: как оформить документы? как обеспечить удаленный доступ? как сохранить эффективность бизнес-процессов? Мы подготовили памятку о том, как быстро перевести своих сотрудников на удалёнку.

Обеспечьте рабочим оборудованием

Первое, что необходимо сделать, это обеспечить удаленный доступ. На всех рабочих устройствах нужно установить TeamViewer (или его аналоги — например, Chrome Remote Desktop или AnyDesk) и VPN (например, . Если у сотрудников есть рабочие ноутбуке, то ИТ-служба должна установить все необходимые программы заранее. В противном случае отправьте подробную инструкцию. Проверьте, все ли сотрудниками имеют техническое оборудование — если нет, то снабдите ноутбуками, наушниками и прочим необходимым для работы софтом.

Организуйте эффективную работу

Для компании, которая постоянно работала в офисе, переход на карантин грозит изменением ролей и задач у каждого сотрудника. Установите, кто что делает и за что отвечает.

Если у вас почему-то еще нет общего рабочего чата для всех сотрудников, то заведите его. Используйте специальные корпоративные мессенджеры — например, Slack. Помните, что чат — инструмент для решения простых вопросов. Если собирается тред из десятков сообщений, то назначайте видеозвонок.

Подберите программу для видеоколлов — это может быть привычный Skype или его аналоги Zoom и Hangouts. Назначьте график ежедневных звонков — например, это могут быть утренние и вечерние звонки (первые — для координации и составления плана на день, вторые — для отчета за день). Это поддерживает общее информационное поле, воссоздает атмосферу офиса и позволяет контролировать уровень вовлеченности.

После каждого звонка фиксируйте задачи письменно в общих чатах. Параллельно дублируйте задачи в облачных программах для управления проектами (Trello, GoodDay и др.). Все встречи следует проставлять в общем календаре. На этом применение облачных сервисов не заканчивается — все документы и файлы нужно загружать на облако. Не допускайте, чтобы сотрудники хранили их только на личном девайсе.

Подготовьте документы

Составьте список сотрудников, которые переходят на удаленный способ работы. Переход нужно оформить документально — это зависит от специфики работы вашей компании. Здесь вы можете найти образцы приказа и допсоглашения к трудовому договору о переводе сотрудника на удаленную работу.

Говорите с сотрудниками

Проведите разъяснительную работу с персоналом — подробно расскажите о том, что происходит и что вы планируете делать дальше. Особое внимание уделите работе с руководителями среднего звена — их беспокойства часто передается другим сотрудникам. Рано или поздно, необходимость в самоизоляции уйдет, и от вас зависит, как оказать поддержку сотрудникам так, чтобы бизнес-процессы не пострадали, а сами трудящиеся вернулись в офис в полной боевой готовности.