В период пандемии многие организации активно задумываются над вопросом высвобождения персонала, понимая это как увольнение с целью экономии затрат, в том числе и на персонал. Но в условиях постоянного многолетнего дефицита квалифицированного опытного персонала к процедурам, связанным с увольнением, работодателю следует подойти оптимально грамотно и корректно. Увольняя следует сохранять. Сохранять положительный имидж организации и шансы возвращения работников при появлении такой возможности.

Но не следует думать, что в настоящее время увольнения происходят только по причине финансовых проблем в организации или по инициативе работодателя. Работники увольняются и по собственному желанию. А вот причины этого могут быть самыми разными.

Те организации, в которых построена система управления персоналом, сопровождают своих работников от первого дня работы (период адаптации и прохождения испытательного срока) и до дня увольнения. В день увольнения, уже после того, как работник получил расчет, трудовую книжку и все справки, специалист по работе с персоналом вручает ему Анкету с вопросами, ответы на которые помогут организации в дальнейшем улучшить свою работу. И что немаловажно, избежать возможно допущенных ранее ошибок в управлении. Анкету можно заменить беседой или интервью.

Анкетирование, интервью при увольнении (или интервью на выходе) – важный инструмент, который помогает улучшить рабочие процессы и корпоративную культуру. Результаты такого опроса (или информация из Анкеты) позволяют понять наиболее частые причины ухода работников и то, что сподвигло их сделать выбор в пользу другого работодателя.

Из всех возможных вариантов проведения интервью на выходе, на мой взгляд, самым эффективным является анкетирование. Этот метод позволяет сотруднику пройти интервью практически в условиях анонимности.

Для того, чтобы результат интервью на выходе был наиболее высок предлагаем подготовится к нему, пройдя шаги, перечисленные далее, а также, подготовить Анкету с помощью наших подсказок.

Шаг 1. Определите кто будет проводить интервью или предлагать заполнить Анкету увольняющемуся работнику.

Рекомендуется привлечь к этому коллегу, равного по статусу увольняющегося работника или коллегу, с которым у него хорошие отношения. Это вполне может быть и HR-специалист или руководитель HR-подразделения.

Шаг 2. Составьте список вопросов для интервью или Анкеты. Количество вопросов не должно быть очень большим, но и 3-5 вопросов тоже не всегда хорошо, так как картина, полученная после ответов на них, наверняка, будет неполной, что не позволит сделать правильные выводы о сложившейся ситуации в коллективе.

Шаг 3. Согласуйте содержание Анкеты с заинтересованными подразделениями. Кроме HR это может быть Юридический отдел, Отдел обеспечения рабочих мест, Отдел безопасности, Заместитель директора по направлению и др.

Шаг 4. После интервью или получения заполненной Анкеты обязательно передайте обратную связь соответствующим сотрудникам или руководителям – в первую очередь, если речь зашла о проблемах с законодательством или безопасностью на рабочем месте.

Советы для подборки вопросов и подготовки Анкеты:

1. Разделите Анкету и вопросы в ней на темы/блоки, которые наиболее актуальны для вашей организации. Это могут быть, например,

• причины ухода;
• удовлетворенность работой;
• отношения с руководством;
• корпоративная культура;
• зарплата и привилегии.

2. Учтите, что Анкета должна подходить только для тех работников, которые увольняются по собственному желанию или, по крайней мере, в приказе на увольнение стоит именно такое основание для расторжения трудового договора.

3. Не рекомендуем включать в Анкету вопросы о новом месте работы или о планах на будущее. Это раздражает. Лучше сделать упор на вопросы, раскрывающие мотивацию работников и их оценку происходившего с ними на рабочем месте.

4. Используйте в Анкете и закрытые («Допускаете ли Вы мысль о возвращении в нашу организацию?»), и открытые вопросы («Что послужило причиной Вашего ухода?»). Включите в Анкету и вопросы, подразумевающие оценку ситуации в баллах или процентах («Отметьте, пожалуйста, на приведенной ниже шкале, в какой степени (в %) Вы были удовлетворены своей работой.»).

5. Обязательно предусмотрите в Анкете место для записей, где работник сможет написать все то, что захочет. Еще лучше, если в Анкете будет место для рисунка («Что бы вы могли пожелать организации (напишите или нарисуйте)?»).

6. Не забывайте о небольшом и корректном юморе, который разрядит напряженную обстановку и ситуацию увольнения и даст работнику возможность расслабиться. В этом случае он, наверняка, ответит на вопросы более искренне и с большей легкостью. В предложенном варианте Анкеты, уверены, вы найдете подобные примеры.

Очень важно не только грамотно составить Анкету, профессионально провести интервью или анкетирование, но не менее важно правильно проанализировать и эффективно использовать результаты проделанной работы. Если внимательно посмотреть на содержание  Анкеты, то в ней можно увидеть рабочий инструмент, который HR могут успешно использовать не только в работе над ошибками, но и носитель некоторых косвенных или дополнительных HR-метрик.

В настоящее время в HR-практике используются различные группы метрик.

Например, это могут быть:

А) общие статистические данные, характеризующие человеческие ресурсы;

Б) показатели, которыми оценивается качество человеческих ресурсов и эффективность их использования;

В) метрики для оценки эффективности деятельности отдельных сотрудников/ подразделений;

Г) метрики для оценки эффективности деятельности HR-службы.

На основании анализа ответов увольняющихся работников при определенном подходе можно пополнить показатели оценки качества человеческих ресурсов, дополнительно оценить эффективность деятельности сотрудников и подразделений.

В целом результат использования интервью и анкетирования при увольнении может помочь оценить эффективность и самой HR-службы. Для того, чтобы это было действительно так, необходимо проводить анкетирование регулярно, без исключений и во всех случаях увольнения по собственному желанию. Принцип регулярности и системности сбора информации должен соблюдаться в обязательном порядке.

Скачать анкету >>>>

Автор: Ирина Андреева, специалист в области HR