“Адаптировать, нельзя бросать”. Так звучит один из принципов маркетингового агентства Сайткрафт. Процесс адаптации важен не только для новых сотрудников, но и для компании. От того, насколько быстро и глубоко команда поможет погрузиться новичку в свою должность, зависит развитие бизнеса в целом. Почему адаптация — это так важно? Чего делать нельзя, а чему стоит поучиться рассказывают сооснователь Сайткрафт Дмитрий Шестаков и HR агентства Ольга Половинкина.

«А что я здесь вообще делаю?», признается спустя несколько лет сотрудница Маша (имя изменено), которая устроилась на работу на должность редактора. Тогда в компании еще не было HR, а проблема с формированием процесса адаптации у новеньких стояла острая. 

Есть компании, которые считают, что период адаптации для новых сотрудников — это пустая трата времени и сил. «Мы же выдали ключевые регламенты, предоставили доступы для работы и поставили задачи. Что еще нужно?». А спустя время руководителям приходится искать нового кандидата, потому что старый просто не понял, что от него хотят. И мы были в числе этих компаний, пока однажды не поняли, что наша текучка превышает допустимую норму.

Ведь адаптация — это процесс планомерного ввода в должность нового сотрудника, знакомство с корпоративной культурой компании и принятие ее, а также первое взаимодействие с командой. На этом этапе человек рисует в своей голове перспективу, создает общее впечатление и формирует мнение, хочет он здесь оставаться или нет.

Если мы правильно адаптируем сотрудника в новую среду, то получим в команде лояльного и вовлеченного коллегу, который выполняет ЦКП. 

Инструкция для руководителей, как делать не надо

У нас в команде есть человек, который хотел уйти уже на второй рабочий день. 

Мария устроилась в компанию на вакансию редактора. Наступает новый рабочий день, 9:00 и…тишина. Никто не познакомил с командой, никто не сказал вступительное слово, не предоставил задач. Куратора не было. Мария была в недоумении, к кому обратиться и что делать. Она вышла на связь с девушкой, которая проводила ей собеседование, а та отправила новенькую к собственнику со словами: «Я за тебя не отвечаю, обратись к владельцу, я думаю, он тебя направит».

Какие эмоции испытал сотрудник в первый рабочий? Паника, непонимание и вопрос в голове: «А что я здесь вообще делаю? А действительно я нужна в компании?».

В итоге ситуацию решили, и сотрудник продолжает работать в компании и сейчас. Но если бы не лояльность руководства, то Мария могла уволиться уже на второй день.

Об этих чувствах девушка поделилась только спустя время работы. Сейчас мы таких ситуаций не допускаем, поскольку уже давно приняли решение нанять HR.

Чтобы у вас не было таких ситуаций, предлагаем рассмотреть грамотный алгоритм интеграции сотрудника в компанию. 

Интеграция сотрудника в компанию

Этап 1. Предаптационный

Один из первых отделов, с кем знакомится новичок — отдел кадров. Там он подписывает документы на трудоустройство (лично или удаленно). 

После этапа оформления сотрудник получает все необходимые доступы для работы у своего руководителя. 

Когда все формальности соблюдены, HR направляет новому сотруднику «Письмо новичка». Так мы приветствуем человека в компании. В письме HR описывает подробности первого дня, а также дает рекомендации по сбору необходимых документов. Это создает положительное впечатление, заботу и внимание со стороны компании. Уровень стресса снижается. Сотрудник понимает, что его ждут, и смогут помочь влиться в новую среду. 

Стоит учесть, что длительность интеграции может занимать от 5 до 10 рабочих дней, в зависимости от должности. 

В качестве приятного бонуса компания может создать приветственный Welcome book. Например, подарить сотрудникам набор: 

• персональное письмо
• стикерпак
• массажер для шеи
• бутылка для воды

Общая стоимость такого набора около 2000 р. Компании несложно, а сотруднику приятно.

Следующий шаг — знакомство с компанией. 

Какие блоки включают в себя знакомство с компанией: 

• история развития и становление компании 
• знакомство с командой
• видео-визитки от руководителей отделов 
• корпоративный блок 
• документооборот. Регламенты и инструкции по внутренней деятельности компании  

Есть руководители, которые не хотят заострять внимание на документах. Зря. Давайте объясним, почему.

Представьте ситуацию, когда на интервью кандидат спрашивает: «А как предоставляется отпуск и как оплачивается больничный лист?». Вопрос вогнал в ступор интервьюера, и он ответил: «Я уточню у руководителя и вернусь к вам с обратной связью». После интервью пришлось оперативно написать исполнительному директору и попросить как можно скорее дать ответ.

Вопрос простой, но из-за того, что нет необходимой документации, он вызвал ряд трудностей. Как минимум, это потеря времени коллег, как максимум — создание неблагоприятного впечатления перед кандидатом. Именно поэтому важно прописывать регламенты, и знакомить с ними каждого сотрудника. Чтобы проверить, насколько материал усвоен, можно провести короткое анкетирование. У нас в компании оно существует в форме гугл-опроса.

Этап 2. Введение в должность 

Руководитель отдела знакомит нового сотрудника с ментором (наставником), который будет заниматься его обучением и вводить в должность. Здесь же мы прописываем задачи на период испытательного срока и обсуждаем их с новичком. Во время работы наставник оценивает на ежедневной основе качество работы исполнителя, при необходимости корректирует и направляет. 

На этом этапе HR регулярно собирает обратную связь у руководителя и у сотрудника. 

Чек-лист интеграции

Чтобы облегчить процесс восприятия информации, предлагаем таблицу, которая описывает «идеальный» процесс интеграции нового сотрудника.

Какую выгоду получает компания в период адаптации сотрудника

Внедрить нового человека и показать ему, как устроена компания изнутри — полезно для новичка. Но что же может компания взять из этого процесса?

• Сокращение увольнений (уровень текучки становится ниже)
• Экономия бюджета и времени
• Усиление внешнего и внутреннего HR бренда компании
• Минимизирование количества ошибок, а как следствие — рост эффективности

Экономия денег происходит за счет того, что компании не нужно каждый раз тратить средства на оформление документов, поиск сотрудников и выплату средств тем, кто в итоге не захотел остаться.

Что касается времени, то здесь экономия происходит благодаря погружению одного сотрудника в дела агентства, а не распыление на 10 собеседований, новый поиск и бесконечная череда тестовых.

Гораздо дешевле и быстрее качественно познакомить одного человека с агентством. Прогонять через собеседование 10 кандидатов и не доводить их до комфортного самоощущения в компании = увольнение.

Кроме того, компания получает вовлеченного и заряженного сотрудника, который любит свою работу и знает, что его там ценят.