Публикуем вторую часть материала HR-технологии и законодательные риски. Первую вы можете прочесть по ссылке.

Одна из новых идей в сфере HR-технологий – это электронная трудовая книжка. Бумажная версия изжила свой век, а электронный документ – это скорость и удобство, – на это уповают авторы проекта. Не согласиться с этим нельзя, многие процессы уже на 100% делаем в компьютере / смартфоне. Давайте оценим, поддержит ли лучшие тенденции e-книжка?

Книга – лучший подарок?

В пользу введения электронных трудовых книжек звучит несколько доводов: уменьшение документооборота, снижение трудозатрат и нагрузки на HR-отделы. И, как следствие, существенная финансовая экономия. Один из экспертов даже оценил её до пятисот миллионов рублей в год. Можно представить, сколько времени появится у специалистов на более важные и интересные проекты. Но…

Мы практически ежедневно работаем с тысячами трудовых книжек сотрудников наших клиентов, и, к сожалению, разделить оптимизма не можем. Во-первых, скорость заполнения бумажной и электронной книжки, по нашей оценке, будет примерно одинаковой. Данные для неё берутся из одного источника, так что разница в скорости лишь в том, кто каким способом быстрее пишет: от руки или на клавиатуре.

Между прочим, инициаторы проекта предполагают, что цифровая книжка должна заполняться день в день. В этой связи напомню, что, в соответствии со ст. 66 ТК РФ, сейчас на обработку документа даётся 5 дней. В таком случае мы загоняем кадровых сотрудников в еще более узкие рамки.

Еще сложнее ситуация с персональными данными. Законодательство требует: если информация хранится в электронном виде, любая обработка и передача данных требуют согласия человека. Все работодатели отправляют такие данные хотя бы в Пенсионный фонд РФ. Следовательно, каждый раз придётся просить разрешение у сотрудника.

Конечно, у этого проекта благие намерения – сэкономить трудозатраты бизнеса. С другой стороны, многие компании ратуют именно за бумажную версию. Классическая трудовая книжка помогает не очень добросовестным сотрудникам оставаться ответственными – «держать себя в руках», да и работодатель понимает, что может управлять ситуацией. Здесь мы говорим отчасти о психологическом аспекте. Человек на период работы передает свой документ (книжку) работодателю. И от того, как сотрудник будет трудиться, будет зависеть то, что напишут потом в документе.

Но как же потенциальные работодатели проверят данные о предыдущих местах работы в электронной книжке? Вряд ли доступ к ней будет открытым. Если следовать букве закона, то и не может быть открытым, ведь доступ может быть только у нынешнего работодателя. Тогда и значение трудовой книжки пропадает, так как все сведения о соискателе и так есть в Пенсионном фонде, куда их подаёт каждая организация. Именно поэтому мы и считаем, что лучше оставить бумажный документ или вообще отказаться от книжки.

В итоге получается, что любая технологическая идея создаёт множество вопросов, на которые пока нет ответов. А работать в таких реалиях приходится именно HR, каждый день подвергая себя и компанию рискам.