Юлия Ужакина, партнер «Амплуа-Брокер»
Маргарита Фатина, T&D менеджер компании Royal Canin, специально для Trainings.ru
8 октября 2009 г.

Ни для кого не секрет, что развитие IT-технологий в современном мире является одним из главных двигателей прогресса практически во всех областях. Обучение не стало исключением и на смену семинарам приходят вебинары — это семинар, проводящийся посредством сети Интернет в режиме реального времени, когда ведущий использует голосовую связь и слайды, а участники могут общаться между собой и с ведущим в чате.

Как и многие новые методы и средства обучения, вебинары пришли в Россию с Запада. Они очень удобны и выгодны для современного бизнеса, который требует, чтобы обучение было коротким по времени, узко сфокусированным и постоянным. Возможно, поэтому использование вебинаров зарубежными T&D коллегами растет из года в год.

По данным исследования Osterman Research Ihc, в 2006 году в США 25% обучающих активностей компаний проходило в формате web-конференций или web-семинаров. В 2007 году технологии виртуального класса уже использовали 56% американских компаний (исследование Bersin&Associates).

Ещё более актуальными вебинары стали в период кризиса, повлёкшего сокращение бюджетов на обучение.

Компания LPL Financial (лидер среди финансовых компаний и крупнейший независимый брокер США) всегда предлагала своим сотрудникам широкие возможности обучения. Сложно найти тренинг, которого не было бы в портфолио корпоративных программ. Но еще до кризиса компания сделала первые вложения в систему смешанного обучения, а именно — наладила проведение вебинаров. И не прогадала, потому как даже в период кризиса смогла обеспечить людям необходимое обучение, снизив затраты на аренду тренинговых залов, приезд людей на обучение, их питание и т. д.

На данный момент вебинары в LPL используются даже при развитии лидерских компетенций, которые традиционно считалась непригодной для освоения «не в аудитории». Эти вебинары — короткие, очень практичные web-семинары, дающие конкретный инструмент для работы лидера, который участник могут применить сразу же после обучения. Они касаются таких навыков, как: «создание высокоэффективной команды», «коммуникации через поколения» (с учетом особенностей поколений X, Y, Z), «коучинг и менторинг», в общем, джентльменского набора лидера.

Зарубежные компании давно и устойчиво используют вебинары в корпоративном обучении. Скажем больше — если компания не использует эту форму обучения, значит, она… странно выглядит. По данным же онлайн-опроса на Trainings.ru (август 2009), среди российской выборки лишь 26% компаний использует вебинары в корпоративном обучении, 10% — запускали пробные, а 52% даже не пробовали этого делать. Эти данные дают понять, что пока в России данный формат корпоративного обучения ещё не прижился.

Однако стоит отметить, что с начала 2009 года достаточно активно стали проводиться вебинары в открытом формате. К самым популярным площадкам сейчас можно отнести

Webinar.ru и V-class.ru (компании Websoft), где разные тренеры и консультанты выступают в качестве ведущих, затрагивая самые разные темы от технологий продаж до коучинговых технологий. При этом ряд провайдеров уже наладили регулярное проведение вебинаров. Так, PM Soft проводит вебинары по ведению проектов.

В настоящее время большинство открытых вебинаров проводится на бесплатной основе, так как для России это пока новый формат, которому нужно ещё некоторое время, чтобы прижиться и занять свою нишу в системе корпоративного обучения. Тем не менее, уже есть и ряд платных проектов. Например, Журба Евгений Николаевич (сотрудник отдела развития продаж в ЗАО «Интерпрезент Бизнес Гифтс») проводит платные вебинары по теме тайм-менеджмента; Межрегиональная общественная организация «Федерация управленческой борьбы» (МОО «ФУБ») — концентрированный теоретический курс «Искусство управленческой борьбы») и т. д.

Генеральный директор Webinar.ru Александр Альперн также отмечает интерес со стороны заказчиков к проведению вебинаров в корпоративном формате. Например, таким образом используются онлайн-семинары в Банке «Хоум Кредит»>>>, а Центральный исполнительный комитет партии «Единая Россия» проводит вебинары на тему «Развитие инновационного класса в России: кадровый резерв в действии».

Корпоративные вебинары развиваются гораздо медленнее открытых, причиной чему зачастую является скепсис со стороны консервативно настроенных менеджеров, отвечающих за обучение. Вот один из типичных примеров, которым поделился Александр Альперн: «Один из крупных российских банков проводил через Webinar.ru обучение нескольких сотен кассовых работников в филиалах по всей стране. Несмотря на то, что выгода от использования вебинаров по сравнению с традиционной схемой обучения была очевидна, решение принималось несколько месяцев. За 6 дней обучение прошли порядка 500 сотрудников, и по завершению программы менеджеры недоумевали, почему процесс принятия решения был таким долгим».

С одной стороны, первоначальные опасения менеджеров понятны: а вдруг, действительно, «не пойдёт», с другой — бизнес требует быстродействия и гибкости, ведь не за горами то время, когда и в России компании, не использующие вебинары, тоже окажутся на задворках HR-цивилизации.

Что же делать, если очень хочется строить современную систему обучения с использованием передовых технологий, но совсем нет желания рисковать тем, что наработано «потом и кровью» — мотивацией сотрудников и доверием руководителей к обучению? Для того, чтобы всё «пошло» и было эффективно с первого раза, необходимо чётко понимать возможности и ограничения метода и очень тщательно готовиться к проведению первых вебинаров в компании.

Возможности и ограничения вебинаров

Понятно, что любой из ныне существующих методов обучения (тренинги, семинары, лекции, электронные курсы, книги и т. д.) подходит для решения одних задач и мало применим — для других. Так же и вебинары имеют свои возможности и ограничения, определяющие рамки их применения.

Безусловным преимуществом вебинара перед остальными существующими методами обучения является то, что он позволяет единовременно собирать в одном информационном пространстве большое количество людей (более 100 человек) из самых разных мест без необходимости организации проезда, аренды помещения и т. д. То есть по сути вебинары дают ответ на давно стоящий перед T&D вопрос «как обучать многих, но при этом затрачивать минимальное время учащихся и T&D?». При этом в отличии, например, от e-learning, обучение проходит в режиме «in time» с реальным преподавателем, а значит можно сразу прояснять возникающие вопросы. Кроме того, режим вебинаров позволяет достаточно легко доносить информацию с помощью звука, визуализации и некоторого интерактива с группой.

Конечно, у данного метода есть и свои ограничения, главное из которых — ограниченность взаимодействия с группой посредством чата, к которому иногда может добавляться функция аудио-подключения 1—2 слушателей. Из-за этого есть и свои лимиты длительности подобного обучения — не более 1,5 часов. Важно так же помнить о возможных технических ограничениях: обязательное наличие компьютера с колонками, специальных программ и т. д. Не говоря уже о том, что внешние площадки для вебинаров сейчас работают через тот сетевой порт, который во многих компаниях либо закрыт, либо не пропускается защитными системами, что, естественно, вызывает сложности их использования. Это, главным образом, характерно для крупных компаний.

Для того, чтобы этот метод всё-таки заработал, необходимо сделать 3 очень важные вещи:

1. Правильно выбрать место вебинаров в системе обучения
2. Определить с помощью какого технического решения их реализовывать (интегрированная в ИТ-инфраструктурукомпании платформа или аренда виртуального класса на внешней площадке) и обеспечить его функционирование и доступность слушателям
3. Обучить тренеров навыкам проведения вебинаров.

Место вебинаров в системе обучения

Приняв во внимание все возможности и ограничения данного метода обучения, а так же проанализировав удачный и не очень опыт запуска вебинаров в разных компаниях, мы выделили несколько мест, где использование данного формата будет уместным и максимально эффективным.

1. Перед очным обучением –для того, чтобы дать сотрудникам основную теорию, алгоритмы и инструменты. Это позволит сократить длительность тренинга и сконцентрировать его на отработке, разборе ситуаций на практике. Более того, подача первоначальной информации посредством вебинара, позволит участникам задать вопросы, уточнить непонятные моменты и лучше запомнить принципиально важные блоки, что сложно сделать, если мы ту же информацию даём людям просто прочитать или пройти в режиме e-learning.
2. После основного обучения— в качестве пост-тренинговой поддержки. Можно заранее разобрать и обсудить в рамках вебинара вопросы и сложные ситуации участников. Здесь же можно повторить и дать дополнительную информацию по ключевым темам прошедшего тренинга.
3. Как самодостаточный метод обучения.Это тоже возможно, когда информация, которую необходимо дать, не требует бурного обсуждения, но важно, чтобы учащиеся могли получить ответы на свои вопросы. Это может быть обучение стандартам работы в компании, передача профессиональных знаний и всевозможных инструментов работы.

Если посмотреть на западную практику, становится понятно, что корпоративное обучение постепенно уходит от «тренировок» и «натаскиваний». И его главная задача состоит в том, чтобы своевременно и постоянно давать людям необходимую информацию и максимально практичные инструменты, а дальше каждый сам для себя выбирает, что из этого и как ему лучше использовать.

4. Для распространения опыта. Допустим, в одном из филиалов удачно прошёл новый проект. Очень важно, чтобы он не пропал и о нём узнали в других филиалах. И вместо того, чтобы просить руководителя проекта расписать этот опыт и разместить в корпоративной газете или Intranet, вы организуете вебинар. Причём в последствии это можно сделать традицией, когда раз в месяц кто-то делится своим опытом с другими в режиме вебинара.
5. Так же стоит помнить о том, что вебинары можно использовать и для донесения информации о самой системе обучения, той или иной программе обучения и др. А это, безусловно, работает на имидж T&D компании.

Естественно, начинать стоит с проведение вебинаров для «несложных» категорий сотрудников — новичков, торговых представителей, так как метод необходимо обкатать и дать людям возможность к нему привыкнуть. По словам Александра Альперна, по такому пути тестирования новой формы обучения идут многие компании, и первые темы корпоративных вебинаров, как правило, связаны с введением в компанию, базовыми технологиями продаж и инструментами тайм-менеджмента.

С помощью вебинаров мы можем не только сэкономить, практически безболезненно сократив ряд очного обучения, но и сможем вернуть часть обучения, которое было урезано. Более того, мы сможем предоставить возможность обучения тем, кому оно раньше не доставалось. И тем самым повысим общую мотивацию персонала, что в настоящее время особенно актуально.

Навыки проведения вебинаров

Конечно, есть семинары, которые практически без изменений ложатся в онлайн-формат. «Это семинары, которые основаны на передаче знаний. Они переходят в вебинары практически один в один и не требуют каких-либо принципиально новых навыков для тренера — достаточно несколько раз отрепетировать, чтобы привыкнуть к камере и интерфейсу. Например, Глеб Архангельский и компания „Организация времени“ регулярно проводят вебинары по тайм-менеджменту. По их отзывам, программа традиционных семинаров была перенесена в формат вебинара почти без изменений», — отмечает Александр Альперн.

Тем не менее, понятно, что новый метод требует от ведущих и новых навыков, будь то тренеры или функциональные эксперты. Для большинства начинающих вебинарщиков/ вебинаристов самым сложным является то, что в отличие от тренинга/семинара и любых других очных методов здесь нет возможности напрямую следить за реакцией участников, поддерживать контакт глаз. Ты, как ведущий, видишь только глазок камеры или экран монитора, и нужно время, чтобы к этому привыкнуть. Чтобы избежать чувства «говорю в пустоту», важно с самого начала учиться получать от онлайн-аудитории обратную связь.

Методы — те же, что и в очном обучении: вопросы, голосования и др. Вот только работать с ними необходимо принципиально по-другому. Во-первых, важно заранее определить место интерактива в рамках вебинара. Как правило, место для вопросов оставляют либо в конце, либо после каждого смыслового блока темы. Во-вторых, мастера вебинаров советуют готовить вопросы заранее — спонтанные в данном формате идут гораздо хуже. В-третьих, имеет смысл задавать вопросы на сбор мнений или опыта, но никак не те, которые провоцируют дискуссию. Усилить интерактивную работу и упростить одновременную работу с камерой, презентацией и чатом может со-ведущий. Он может отслеживать вопросы и комментарии в чате, дополняя ими рассказ ведущего.

Таким образом, помимо ораторских навыков и навыков составления презентации/видео-ряда для вебинара, необходимыми становятся:

1) умение держать связь с аудиторией, которую не видно;

2) владение приемами интерактивной работы с онлайн-аудиторией;

3) умение одновременно и говорить, и отслеживать вопросы и комментарии слушателей, появляющиеся на экране ведущего;

4) владение всеми необходимыми техническими средствами.

Пока секреты проведения успешных вебинаров накапливаются теми, кто набивает шишки, и передаются из уст в уста. Но недалеко то время, когда свои тренинги появятся и для ведущих вебинаров. Например, Webinar.ru уже сейчас озадачился этим вопросом и вскоре планирует запустить серьезную обучающую программу, которая поможет тренерам освоиться в онлайн-формате.

Чтобы Вам было легче запустить самый первый корпоративный вебинар в вашей компании, мы предлагаем вам сделать всего 6 последовательных шагов:

Если вы решите опробовать вебинар как новую форму проведения уже знакомого обучения (например, вводного курса для новичков), то шаг № 1 не составит труда — цели и задачи обучения уже должны быть определены. Если вебинар проводится по новой теме, то шаг № 1 — типичный при создании программы любого обучающего мероприятия.

Цели вебинара (как и любого другого обучения) должны быть SMART и могут звучать так: «N% участников должны усвоить информацию о новых продуктах банка на Х% (по результатам теста)», «N% участников должны по истечении 1 месяца предоставить как минимум N примеров использования инструмента тайм-менеджмента». Задачи вебинара вытекают из цели.

В шаге № 2 есть очень важный момент планирования интерактива во время вебинара. Проводя вебинар, вы не видите воочию всю группу, поэтому управление ее динамикой и вовлеченностью требует особой проработки. Запланируйте короткие задания, ответ на которое все участники должны написать в чате, а ведущий прокомментировать. Или дайте экспресс-тест по только что озвученному вами разделу вебинара. Или запланируйте вопрос аудитории. Вариантов может быть много, главное, чтобы интерактив был запланированным, так как на него нужно выделить время в программе вебинара. Вопросы аудитории лучше задавать в отведенное время, иначе, если они постоянно будут появляться в чате вебинара, ведущий будет на них отвлекаться.

В шаге № 3 особенно важно уделить внимание балансу краткости и информативности слайдов. Правила создания презентаций в PowerPoint учат нас телеграфному стилю, который коварен — за лаконичностью можно потерять суть. Помните, что презентация с вебинара станет заменителем раздаточного материала, т. е. она должна быть достаточно информативна. Для повышения усвояемости информации на вебинарах иногда готовят дополнительный раздаточный материал и просят участников скачать его до занятия. Особенное внимание этому шагу стоит уделить, если вебинар готовит и ведет предметный эксперт. Проверьте, чтобы содержание не было перенасыщено терминами, понятными одному предметному эксперту.

Шаг № 4 — залог успеха вебинара. Навыки проведения вебинара и очного семинара — не суть одно и то же. Нельзя рассчитывать, что ведущий, успешный в аудитории, будет такой же звездой в качестве веб-ведущего. С ним как минимум нужно изучить все возможности виртуальных аудиторий, чтобы он мог владеть указкой, создавать голосования в режиме вебинара. Но лучше всего провести репетицию или пилотный вебинар, особенно если он будет тиражируемый.

Шаг № 5 принципиален, хоть с первого взгляда и кажется лишним. Особенно он важен, если в создании контента вебинара участвует предметный эксперт, который не является специалистом в создании учебного контента. Аудит контента позволит держать фокус на целях и задачах обучения.

Шаг № 6 предполагает информирование целевой аудитории о вебинаре. В зависимости от степени знакомства ЦА с вебинарами, ее размерами и удаленностью, стоит выбирать разные каналы коммуникаций. Чем менее потенциальная аудитория знакома с технологией вебинаров, тем теснее должен быть контакт с ней до его проведения вплоть до персонального обучения азам участия в вебинаре.

Выполнение 6 шагов при подготовке вебинара достаточно. Рекомендуем провести дополнительное действие по оценке его результативности и посткоммуникациям. Если цель вебинара поставлена правильно, то не составит труда оценить его результативность. В дополнение к этому оцените, насколько комфортно было участникам воспринимать информацию в новом формате. Опрос можно провести в конце вебинара или через несколько дней (второе предпочтительнее). Цель — понять, что нужно улучшить в данной форме обучения, чтобы повысить его качество. Обязательно проинформируйте всех участников, где можно найти запись вебинара.

При републикации материала ссылка на hrbazaar.ru/ обязательна