Какое качество по-настоящему эффективного руководителя выделяет его среди других? Умение правильно ставить задачи. При этом получать стабильно высокий результат. О том, как ставить задачи и получать нужный эффект, и какие есть главные ошибки, расскажет Ольга Паратнова – управленец, бизнес-тренер, эксперт по разработке тренинговых программ, основательница обучающего центра «Дом управленческого мастерства» (ДУМА) для руководителей и предпринимателей.

Три главные ошибки руководителя при постановке задач

Ошибок, которые совершает руководитель при постановке задач, много. Но три из них встречаются чаще.

Руководитель не спрашивает обратную связь. Здесь важно сделать проверку, на сколько верно работник понял задание. Не надо задавать дежурный вопрос: «тебе все понятно?». В ответ вы можете услышать односложный ответ: «да». Но это не гарантирует, что он действительно все понял верно. В таком случае результат будет не тем, который вы ожидаете.

Вместо этого задайте открытый вопрос: «эта задача важна для компании, и мне необходимо понимать, что мы видим ее одинаково. Расскажи, как ты ее понял». После этого выслушайте сотрудника и внесите коррективы.

Нет диалога с сотрудником. Чаще всего постановка задачи – это монолог руководителя. Когда исполнитель вовлечен в обсуждение, то он будет более активно вовлечен и в ее выполнение. Качественная постановка задачи – это всегда активный диалог двух сторон.

Сотрудник не осознает важность задачи. У него должно быть полное видение картины. Если он не осознает, для чего нужно выполнить задание, он его сделает, но не так хорошо, как вы хотите. Объясняя «зачем», сотрудник не только видит картину шире, но и его действия становятся более осознанными. Когда руководитель раскрывает полную картину и посвящает сотрудника в планы, исполнитель чувствует, что ему доверяют. А это ведет к повышению мотивации.

Какие еще существуют ошибки 

Есть еще несколько проблемных зон, на которые управленцу стоит обратить внимание.

Нечеткое формулирование задачи. Руководителю важно уметь четко выражать, что нужно от сотрудников. Что надо сделать и какой результат он хочет получить.

Более того, у сотрудников есть потребность четко понимать, чего от них хотят. Если эта потребность не закрывается, то сильно снижается мотивация, включенность и качество выполнения задач.

Отсутствие дедлайнов. Сотрудники всегда должны знать сроки выполнения.

Как правильно ставить задачи

Так как же поставить задачу таким образом, чтобы получить гарантированно хороший результат? Используйте следующие правила.

1. Ведите диалог с сотрудником. Помните, чем больше в этом общении сотрудника, тем больше шансов на то, что получится отличный эффект.
2. Думайте над задачей вместе. Многие руководители привыкли к стилю управления, когда они сами продумывают все шаги и выдают готовый алгоритм коллеге. Перестаньте использовать его только как руки. Пусть сотрудник участвует в разработке шагов.
3. Поясните не только саму задачу, но и ее значение. Дайте достаточно информации, почему эта задача важна и для чего она делается.
4. Работайте с мотивацией сотрудников. Замотивированный человек более заинтересован в качественном результате и активнее включается в работу над заданием.  
5. Поставьте точки контроля по задаче.
6. Установите четкие дедлайны. Это очень важный пункт, который может иногда саботироваться как сотрудниками, так и руководителем.

Как не срывать дедлайны

Чтобы задания выполнялись всегда в срок, есть действенный инструмент: «пометить себе контроль». Часто случается так, что в моменте постановки задачи начальник забывает сделать пометку о сроках и критериях исполнения. Тогда происходит следующее.

1. Руководитель выпускает из виду задание и не вовремя проверяет результат.
2. Исполнитель может не сразу выполнить работу качественно. В связи с этим теряется еще больше времени.
3. Но главное негативное последствие заключается в том, что команда понимает: с этим руководителем можно выполнять работу не на полную мощность и не вовремя. Это считывается работниками моментально.

Поэтому обязательно помечайте себе контроль. Отмечайте дату, время и критерии выполнения задачи. Если сотрудник должен сдать, например, аналитику по конкурентам в пятницу в 14.00 и не сдал работу к этому времени, то в 14.01 попросите предоставить результат. Тут же посмотрите качество аналитики и если там есть недоработки – укажите на них и попросите оперативно доработать. Так вы не только получите вовремя выполненную задачу. Но вся команда будет понимать, что с вами надо всегда выполнять работу качественно, четко и в срок.

Если же вы упустите контроль, то сроки будут срываться больше и чаще. А качество работы будет с каждым разом становиться ниже. Так устроены люди.    

Умение верно ставить задачи – важное умение эффективного руководителя. Эта черта ведет к успеху компании на рынке. Соблюдайте баланс: будьте требовательным управленцем, но всегда относитесь с уважением к сотрудникам. Если нашли у себя указанные ошибки, проработайте их. Используйте в своем управлении приведенные выше инструменты. Тогда вы и ваша команда получите мощный результат.  

Ольга Паратнова – управленец, бизнес-тренер, эксперт по разработке тренинговых программ, основательница обучающего центра «Дом управленческого мастерства» (ДУМА) для руководителей и предпринимателей.