Учебный портал для сотрудника является инструментом, с помощью которого можно управлять своим обучением и взаимодействовать с системой развития и обучения в компании. Учебный портал может быть как самостоятельной системой, осуществляющей функционирование системы обучения в компании, так и частью общего корпоративного портала.
Союз свободы и плана
Обучение может быть формальным (или формализованным), неформальным (неформализованным) и случайным.
Учебный портал часто связывают с неформальным обучением в компаниях. Считается, что именно учебные порталы дают мощный толчок развитию данного вида обучения в компаниях.
По данным компании Atos KPMG Consulting, на неформальное (неформализованное) обучение приходится 80% от всего времени, которое человек тратит на приобретение знаний и навыков. К самым распространенным типам неформализованного обучения относятся:
— приобретение опыта на рабочем месте
— общение с коллегами (networking)
— менторинг и коучинг
— изучение руководств и инструкций
— онлайн обучение, поиск, изучение и анализ информации в интернете с помощью поисковых машин.
Описывая взаимосвязь между формализованным и неформализованным обучением, можно провести аналогию с процессом укладки кирпича. Формализованное обучение — кирпичи, из которых складывается мост к персональному росту. Неформализованное обучение — раствор, содействующий укреплению и развитию формализованного обучения. При этом подразумевается, что одно не заменяет другое, а является механизмом, обеспечивающим эффективное развитие.
«Как контролировать неконтролируемое?» — задает вопрос компания Kineo в своем исследовании 2005 года «Kineo Insight: Informal Learning», имея в виду неформальное обучение. Внедрение учебного портала — один из инструментов на пути расширения сферы влияния T&D: с контроля процессов формального обучения на terra incognito неформального обучения. А случайное обучение — как кошка, гуляющая сама по себе, которую нет смысла приручать.
Если неформальное обучение — суть обучение в свободном режиме, становится понятно, почему учебный портал в деле развития этой формы обучения — инструмент номер один. Его присутствие в корпоративной сети обеспечивает доступ сотрудника в учебный процесс в любое удобное для него время. А чтобы он составил серьезную конкуренцию Одноклассникам.ру в рабочее и (почему бы нет?) в нерабочее время, он должен быть таким же простым в использовании и полезным.
Контент учебного портала
Учебный портал должен удовлетворять потребности сотрудника в обучении и получении информации. Каждый сотрудник на учебном портале должен находить:
— обучение, которое он должен пройти (обязательное, формальное); которое ему предлагается пройти (необязательное, но полезное): аудиторные и e-learning курсы. Кроме учебных электронных курсов на портале должны быть расписание очных программ обучения и возможность подать заявку на участие (если это предусмотрено процедурами компании)
— новости учебного центра
— корпоративные сообщества и возможности участия них: форумы, чаты, вики, а также директории корпоративных экспертов
— каталоги документов: памятки, формы, регламенты, положения и другие документы.
Перечислены лишь примеры сервисов для пользователей на вашем учебном портале, и придумать их можно великое множество, особенно если вы — клиенториентированный T&D департамент, радеющий за удовлетворение потребностей внутренних клиентов. Это подтверждает Виктория Вергун, руководитель отдела маркетинга компании Competentum: «Учебный портал должен обладать настраиваемым интерфейсом и быть удобным для пользователей (не забываем, портал — для пользователей), возможностями создания личного контента — собственных страниц, новостей и т. д.».
Про необходимость персонализации контента учебного портала говорит и гуру в области неформального обучения Джей Кросс (Jay Cross, http://www.jaycross.com): «Учебный портал (learning portal) — это универсальный учебный интерфейс для сотрудников компании, который „понимает“, какими именно знаниями вы уже обладаете, по каким навыкам сертифицированы, какой опыт имеете за плечами и какой стиль обучения предпочитаете».
Не нужно забывать и о сервисах для HR-подразделения, вернее, полезных и эффективных инструментах работы, например:
— автоматизация тестирования и аттестации;
— управление организацией учебных мероприятий: рассылка писем участникам, формирование групп и т. д.
Необходимо подумать о сервисах для руководителей. На учебном портале они должны получать, прежде всего, отчетность и аналитику для принятия решений.
Ксения Московец, ведущий специалист Учебного центра ОАО «Банк «Санкт-Петербург» так описывает функционал учебного портала компании:
- проведение дистанционного обучения
- организация контроля знаний (тестирование)
- информирование сотрудников о внутренних обучающих мероприятиях и мероприятиях во внешней среде
- регистрация участников
- информирование об изменениях в нормативных документах Банка
- организация форумов
- размещение опросов и голосований
- новости
- информация о сотрудниках, их фотографии
- библиотека документов.
Таким образом, имея в распоряжении общую базу данных по обучению (статистика, отчетность и т. д.), средства контроля процесса обучения, возможности совмещения очного и дистанционного обучения, учебный портал «Банка «Сантк-Петербург» дает возможность гибко управлять процессом обучения.
Александр Подмарев из «Группы ГАЗ» рассказывает, что, кроме электронных курсов на учебном портале компании, есть расписание очных тренингов, а также фотогалерея прошедших тренингов: «Человек, посетивший тренинг, может себе на память скачать фото. Это привлекает людей на портал, ведь любое нововведение (портал и электронное обучение) всегда воспринимается сначала отрицательно, а такие не учебные разделы помогают сгладить восприятие. „Необучающий“ контент портала помогает привлекать новых пользователей, разбавляет скучную учебную обстановку, делает портал более интересным и привлекательным. Но портал не должен быть перегружен „не учебной“ информацией, иначе люди забудут, какая же главная цель ресурса, на который они зашли».
Из практики
Часто к моменту внедрения в компании учебного портала, корпоративный портал уже давно существует и развивается. Эти два вида порталов могут успешно сосуществовать друг с другом, только надо определить задачи, которые решает каждый из них, выработать стратегию развития порталов (их союза) и реализовывать ее. «Сейчас в России наблюдается тенденция к параллельному существованию двух порталов, — считает Александр Степанов, начальник отдела обучения и развития персонала ОАО „Ростелеком“, – один — общекорпоративный, более сильный функционально и более простой в управлении, другой — заточенный, в первую очередь, под обучение сотрудников».
Александр Подмарев, «Группа ГАЗ», отмечает, что «… чаще всего порталы объединены через публикацию перекрестных ссылок: находясь на корпоративном портале, сотрудники по ссылке легко попадают на учебный портал и наоборот».
Учебный портал может превратиться в HR-портал, как это произошло в «Русь-Банке».
Валерий Мишуков, Начальник отдела развития HR-проектов Департамента по работе с персоналом, ОАО «Русь-Банк», рассказал Trainings.ru об HR-портале «Русь-Персонал»: «Это инструмент кадровой политики компании. Помимо прохождения дистанционного обучения и тестирования, портал позволяет сотрудникам принимать участие в обсуждениях, знакомиться с различной информацией о кадровых и общебанковских проектах, участвовать в конкурсах. Портал постоянно развивается, так, совсем недавно на портале началось проведение on-line конференций».
Но не везде появление учебного портала предваряется рождением корпоративного. Ксения Московец из «Банка «Санкт-Петербург»: «Все дело в технических возможностях корпоративного портала и задачах компании. Например, в нашей компании существует пока только учебный портал (LMS). Для нас УП — это возможность реализации внутренней корпоративной политики компании».
В компании Mr.Doors учебный портал также не является частью корпоративного. Его задача — обучение дилеров сети. «Так как основная часть корпоративного обучения в компании направлена на дизайнеров и конструкторов, работающих в собственных точках и дилерских салонах, то „раздувать“ из учебного портала общекорпоративный было бы просто неэффективно», — считает директор по персоналу Mr.Doors Ольга Лебедева.
Итак, учебный портал — это клей, который держит все возможные ресурсы обучения вместе. Это грозит учебному порталу большой опасностью: стать свалкой информации, где никто ничего не может найти, поскольку искушение наполнить его данными, которые вдруг могут понадобиться сотрудникам, велико. Мы опять возвращаемся к вопросу персонализации контента: портал должен показывать только релевантную информацию для каждой из целевых аудиторий. Крис Ховард (Chris Howard), главный аналитик и директор исследований компании Bersin & Associates, считает, что самый простой способ построить такую систему — это использовать готовую платформу. Выступая на конференции «Impact 2008» в США (июнь, 2008), Крис Ховард отметил: «Одним из наиболее распространенных в мире решений в этой области является Microsoft Office SharePoint Server 2007, который имеет процедуру идентификации пользователя (групп пользователей) для персонализации контента, а также обладает высокой степенью безопасности. Система может быть связана с другими различными системами (LMS, HR-системой). Развитие в компании корпоративного портала на платформе SharePoint, пожалуй, самая удобная площадка для старта директора по обучению на длинной дороге внедрения учебного портала, LMS, HR-систем».
Рост популярности платформы Microsoft Office SharePoint Server 2007 виден и в России: за последние 2 года появились примеры создания корпоративных порталов на ее основе.
Пример внедрения корпоративного портала в компании «Бука»
В компании «Бука» возникла потребность создать механизмы, максимально способствующие общению сотрудников и накоплению знаний о компании и её проектах. На базе Microsoft Office SharePoint Server был создан корпоративный портал, который сразу же обрел популярность. Павел Равун, ИТ-директор компании «Бука»: «Через некоторое время после запуска портала у нас на новость о разработке нового корпоративного стиля в течение двух часов было подано 140 комментариев, а всего сотрудников, имеющих компьютеры, — около 138. В итоге за 2 дня мы получили около 380 комментариев на одну новость. Я думаю, такой популярности позавидовали бы ведущие новостные ленты рунета».
Главная страница корпоративного портала «Буки» — информация о компании в целом, а все остальные разделы портала — это доступ к тем или иным знаниям, связанным с ее деятельностью. В частности, раздел «Сотрудники» содержит подробную информацию о персонале компании, отражая тем самым ее организационную структуру.
Раздел «Словарик», реализованный на основе стандартного wiki веб-парта, оказался необходимым из-за особенностей бизнеса компании, а также ее молодого персонала. Здесь планируется собирать все специфические термины, принятые в обиходе компании «Бука». Любой сотрудник может внести свой вклад в формирование итоговой «энциклопедии». «В компании принято очень много сленга, количество таких слов постоянно растет. Для того чтобы все однозначно понимали эти „термины“, было принято решение сделать словарик. Это тоже своего рода концептуальное решение: сотрудники читают существующие и добавляют собственные высказывания, которые входят в обиход компании», — поясняет Павел Равун.
Раздел «Есть идея» — это способ стимулировать инновации в компании. Он помогает находить и использовать в дальнейшей работе лучшие идеи сотрудников компании «Бука». Раздел функционирует следующим образом: каждый сотрудник имеет возможность опубликовать собственную идею, определив ее принадлежность к определенному направлению. Назначаемые эксперты, отвечающие за направления, рассматривают и оценивают поданную идею. Наиболее удачные предложения принимаются в работу, а остальные сохраняются в базе данных со своей системой классификации. В разделе поддерживаются такие роли, как «Менеджеры идей», «Заказчики идей» и «Авторы идей». Также присутствует система премирования сотрудников за удачные идеи, предложенная компанией «ИТТИЛАН», провайдером по внедрению проекта.
Еще один раздел базы знаний — «Разбор полетов» — создан для накопления и сохранения опыта компании. Здесь рассматриваются все аспекты ее деятельности. Раздел позволяет накапливать опыт об удачных и неудачных проектах, анализировать причины успехов и провалов, а также получать обратную связь от коллег и руководства в виде комментариев.
Таким образом, на данный момент внутренний портал компании «Бука» используется как хранилище информации, необходимой для работы, включающее в себя средства неформального общения как между сотрудниками, так и сотрудников с руководством. Кроме того, на портале настроена система поиска любой информации, в частности, страниц по метаданным и людей по контактным данным, навыкам и другим характеристикам.
Другие примеры создания корпоративных порталов на основе Microsoft Office SharePoint Server 2007:
- Horus Capital предоставила сотрудникам единую точку входа в корпоративные приложения
- Компания «ФосАгро» сокращает издержки и получает новые возможности совместной работы сотрудников
- Торговая сеть «Связной» реализовала пилотный проект по созданию корпоративного портала
- «Инвестиционный Городской Банк» внедряет портал Microsoft Office SharePoint Server 2007
Все перечисленные корпоративные порталы легко могут прирасти обучающей составляющей. Этим дополнительным функционалом может стать ShareKnowledge (для крупных компаний) или Competentum.Instructor 2008 (для компаний любой численности) — разработки упомянутой выше компании Competentum. С помощью этого дополнительного функционала можно управлять обучением в компании, отслеживать прогресс обучения на всех уровнях, проводить аттестацию, входное тестирование, организовывать очное обучение и т. д.
Таким образом, возможности развертывания учебного портала в привязке к корпоративному порталу или без него в России есть. Дело за малым: волей к победе проектной группы по внедрению в компании этого нововведения, объединяющей T&D, IT- отделы компании, менеджеров и руководителей, а также сотрудников компании интегратора, поставляющей нужное IT-решение.
При републикации статьи ссылка на hrbazaar.ru/ обязательна
Для размещения отзывов необходимо авторизоваться