Любая компания заинтересована в том, чтобы не просто нанимать квалифицированных и перспективных сотрудников, но и удерживать их, обеспечивать взаимное развитие.  На практике, не  всем получается эффективно организовать процесс адаптации, донести ценности компании и сделать так, чтобы новому человеку стало комфортно в коллективе. Как выстроить онбординг так, чтобы он приносил положительные результаты — спросили у Рады Перегудовой, директора по организационному развитию СберМаркет.

– Как понять, что процесс онбординга хорошо отлажен?

Программы адаптации (онбординга) состоят из общего погружения нового сотрудника в культуру, ценности, жизнь компании, а также включения в рабочие задачи и работу команды. Важный аспект – обучение новичков внутренним процессам.

Главная цель — снижение стресса у новичка в течении испытательного срока, помощь в интеграции в рабочую среду и повышение лояльности к работодателю.

Одна из метрик эффективности онбординга – доля сотрудников, успешно прошедших испытательный срок. Если она сравнительно высокая на фоне покинувших компанию новичков, значит, процесс настроен эффективно.

– Сколько занимает полноценный онбординг новичка?

В среднем программа адаптации длится три месяца — столько же, сколько обычный испытательный срок. За это время кандидат и работодатель присматриваются друг к другу и принимают решение о дальнейшем сотрудничестве.

– Какие проблемы могут возникнуть?

Сложности могут возникнуть тогда, когда ожидания сотрудника и компании друг от друга не оправдаются. Скажем, специалист не соответствует своей квалификации, либо условия работы не отвечают его ожиданиям. Кроме того, если процесс онбординга не отлажен, человек может столкнуться с дополнительными преградами – например, такими, как отсутствие необходимых для работы доступов, долгий поиск нужного сотрудника или ресурса. Это провоцирует дополнительный стресс, из-за которого не все могут успешно войти в новую роль. Необходимо еще на этапе собеседования с кандидатом обсуждать все важные темы, чтобы избежать ухода новичка в будущем. 

– С какими сложностями сталкиваются специалисты по персоналу в процессе онбординга?

 Онбординг для HR – это прежде всего соблюдение баланса. С одной стороны, очень хочется сразу поделиться с новичком всей информацией. Рассказать и про историю компании, и про цели и задачи, и про то, какие курсы нужно посмотреть, и про ценности, и еще пригласить познакомиться с сервисом «в полях». Но так делать нельзя. 

Когнитивная нагрузка всегда значительно повышается при переходе на новую работу. Для эффективного погружения информацию нужно выдавать дозированно и поэтапно. Для этого у нас в СберМаркете разработана программа адаптации сотрудника, выделены разные каналы коммуникации с новичками. 

Также стоит помнить про поиск баланса между автоматизацией и человеческим общением. Очень хочется уделить внимание каждому новому сотруднику, но при большом найме часть этапов переносится в короткие опросы, напоминания, гайды и не только.

– Какие шаги предпринять для обеспечения комфортного и быстрого процесса онбординга?

Важно дозированно и поэтапно вводить нового сотрудника в курс дел, при этом поддерживать его эмоционально, своевременно узнавать, какая нужна помощь. Для того, чтобы влюбить новичка в бренд и помочь ему выйти на эффективность, используются разные механики. Нужно еще до его официального выхода организовать рабочее место, запросить все необходимые доступы, обозначить цели на испытательный срок. 

Нужно понимать, что в любой работе одними функциональными задачами дело не ограничивается. Точно не будет лишним поделиться с новыми сотрудниками яркими историями и достижениями компании, возможностями. Можно рассказать про корпоративную культуру, например, когда у нас проходят тренировки по йоге, как записаться в команду по волейболу, где взять книгу, когда ближайший мастер-класс или вечер настольных игр. И еще позвать на помощь buddy. Это коллега, который в первое время знакомит со всеми процессами и стандартами и может ответить на возникшие вопросы.

– Какие способы и инструменты автоматизации этих процессов существуют в компаниях?

Мы в СберМаркете используем автоматизации во всем, что касается знаний, которые можно получить асинхронно. Это автоматизированные рассылки с нужной информацией на каждом этапе работы, электронные курсы про компанию, инструктажи по пожарной безопасности. Также она помогает нам для ведения матрицы распределения ответственности (RACI) внутри команды, расчета метрик эффективности и т.д. Используем автоматизацию и для своевременного получения обратной связи на разных этапах – есть ли у сотрудника все необходимое для работы, познакомился ли он с коллегами, насколько понимает ожидания от своей роли, какие у него есть переживания и вопросы. 

– Приведите примеры каких-то нестандартных механик онбординга (например, общий неформальный чат в компании, где можно обмениваться мемами, или неформальные традиции для встречи новичков и пр.)? 

На постоянной основе у нас существует чат для обмена мемами. Кроме того, мы регулярно собираем новичков для неформального общения друг с другом. На эти встречи приглашаем кого-то из топ-менеджмента, а он помимо рассказа о компании общается с ребятами, отвечает на вопросы и заодно интересуется первым впечатлением, появившимися у коллег, идеями и предложениями. 

Задачу сплочения команды может выполнить и какое-то простое неформальное задание. Например, можно создать чат на 5-10 человек и попросить их придумать ребус на тему того, что их группу объединяет. А на общей встрече отдела другие коллеги должны отгадать это слово. Или же попробовать формат представления новичка в команде, когда каждый рассказывает коротко про свою работу и приводит два невероятных факта о себе, но только один из них правдивый. Новичок должен отгадать правильный ответ. Такие форматы помогают даже в устоявшейся команде узнать много нового друг о друге. 

 – Зачем компании тратятся на этот процесс?

 Опытные HR-специалисты знают, во сколько может обойтись поиск и наем нового кандидата или низкая эффективность сотрудника в первые месяцы работы, поэтому инвестируют в процесс адаптации.