Как и любое другое сложное явление, потребность в автоматизации удобнее всего представлять “в лицах” и “на пальцах”. И если для менеджмента компании термин автоматизация ассоциируется зачастую со сложными проектами и большими IT-бюджетами с размытым долгим результатом, то “роботизация” делает цель максимально понятной и заманчивой – вместо человека работает программа: сама жмет на кнопки 24 часа в сутки и не задает лишних вопросов. Этим и объясняется живой спрос и огромная популярность RPA-технологии – ее результат очень просто представить, эффективность легко посчитать, а объекты автоматизации… да вон они – каждый день задают вопросы, стучат по клавиатуре, болеют, ходят в отпуск, ошибаются, ссорятся друг с другом. Одним словом, не процесс, а сплошной человеческий фактор. “Серебряная пуля” в виде программных роботов подкупает.

“Ищем жертву”

Управленец, который скажет: “…Мы малоэффективны. План – за следующий квартал внедрить трех роботов…” будет трижды неправ. Во исполнение его поручения HR и IT гарантированно выберут самый простой путь – придумают три новых задачи для RPA и успешно их роботизируют. Эффективности не прибавится, но хвастаться можно будет – вы безусловно в тренде.

Начните с анализа процессов. Звучит так себе, правда? Сколько раз уже внешние консультанты делали эти AS IS и TO BE, да все без толку – подрядчики рисуют план-графики проектов длиною в жизнь, а менеджмент закономерно не согласует бюджет, считая целевую картину фантастичной и недостижимой: “Мы заявления на отпуск до сих пор на бумаге пишем, а вы мне тут про предиктивную аналитику рассказываете”.

Не глобализируйте задачу, все гораздо проще. Доски с маркером и айтишника с живым взглядом будет достаточно. Возьмите любой простой и понятный HR процесс, в идеале самый трудозатратный или долгий. В HR их немало. Если ничего не приходит в голову, начните с этих: подбор и найма персонала, прием, согласование и регистрация заявления на отпуск, запрос 2-НДФЛ. В свободной форме нарисуйте на доске этапы процесса и припишите участников.

Для примера, этапы процесса сбора табелей учета рабочего времени:

Рассылка excel-шаблонов ответственным табельщикам по отделам (HR) -> напоминание о необходимости предоставить табель (HR) -> заполнение табеля табельщиком -> отправка табельщиком заполненного шаблона на согласование руководителю -> согласование руководителем -> отправка табельщиком согласованного табеля в HR -> сверка табеля с журналом листов нетрудоспособности и приказами на отпуск (HR) -> отправка на исправление по замечаниям -> загрузка табеля в систему учета и расчета заработной платы (HR) -> печать табеля (HR) -> напоминание отвественному о необходимости подписания табеля (HR). Самостоятельно для каждого этапа определите примерные трудозатраты HR.

Теперь, для каждого этапа (подпроцесса) ответьте на вопросы:

(1) Это повторяющийся подпроцесс?

(2) Это трудоемкий подпроцесс?

(3) Это подпроцесс с четко определенным алгоритмом?

(4) Это подпроцесс, в котором участвуют несколько систем (excel, почта, 1С и т.д.)?

Удивительно, но в нашем примере каждый этап процесса, в котором участвует HR получил “да” на все вопросы. Жертва найдена, дело за малым.

“Оно того стоит?”

Оцените стоимость роботизации. Поможет айтишник с живым взглядом, или запрос коммерческого предложения у 3-4 потенциальных исполнителей. Решите для себя – так ли ценна оптимизация данного процесса (помогут трудозатраты, выписанные на предыдущем шаге).

Сегодня многие разработчики платформ RPA предлагают бесплатный тестовый период – можно попробовать сделать простого робота самостоятельно (айтишник с живым взглядом, куда же без него) или выполнить простой пилот силами подрядчика, не приобретая лицензии. Эффект вы почувствуете в полной мере, равно как и сам процесс роботизации. Впечатлений и оценок хватит для того чтобы понять идти дальше или нет. Аргументации для менеджмента наберется тоже предостаточно.

Какие проблемы решает программный робот

Чем более монотонна и занудна задача, тем быстрее и эффективнее в нее вовлечется робот. Сэкономленное время сотрудника HR лучше направить на интересные и творческие дела (вспомнить, что мы все-таки с персоналом работаем). От какой рутины в первую очередь следует освободить специалиста HR:

• повторяющиеся ручные операции в кадровом делопроизводстве (сканирование документов, ввод данных с бумаги в систему, сбор данных из одних систем и перекладывание их в другие, поиск резюме)
• сбор данных для отчетности
• ручное формирование и выдача справок
• обработка больших объемов данных. При возрастании нагрузок человек совершает ошибки и выгорает. Робот – стабильно выполняет задания
• работа с несколькими внешними и внутренними электронными системами. Эффект программы по автоматизации наблюдается при взаимодействии с двумя и более системами, например, при переносе данных из одной системы в другую.

В чем для HR робот бессилен

Х. Установка программного робота будет неэффективна, если в компании в целом нет готовности к трансформации процессов. Как уже было сказано, HR-департамент – один из самых «человечных», поэтому какие-либо перемены в сторону цифровизации могут привести к недопониманию в коллективе и неоправданным кадровым потерям.

Х. Погоня за хайпом, стремление обладать современной технологией только потому, что это модно, также может спровоцировать завышенные ожидания и в итоге привести к банальному выбросу денег на ветер.

Х. Если работа HR-департамента по большей части связана с живым общением, тесным контактом с коллективом и очным обучением, то внедрение аудио или чат-бота точно будет лишним.

Полезные советы

• Не ставьте себе цель сократить численность HR, ставьте цель – улучшить качество и “человечность” работы HR, повысить уровень внимания к сотрудникам компании – вот главные HR-тренды в России на ближайшие несколько лет. Устранив рутину, поручите HR-специалисту более творческую работу с персоналом – ее тоже много и это тема для отдельных статей
• Не зацикливайтесь на RPA
• Советуйтесь с ИТ – они помогут определить правильные инструменты автоматизации
• Выбирайте подрядчика, который способен закрыть сразу несколько направлений (1С, RPA, машинное обучение) – это также поможет применять правильные технологии для решения ваших задач

И в завершение, несколько примеров из личного опыта применения комбинации инструментов для автоматизации HR-процессов:

Процесс подбора и найма персонала: Инструмент – RPA + 1C + AI. Эффект – до 70% снижение рутинной работы рекрутера и интервьюера. Отказ от внешнего рекрутингового сервиса. Длительность автоматизации – 3 месяца

Заказ и выпуск справок: Инструмент – 1C + RPA. Эффект – до 90% снижение рутинной работы HR-специалиста. Длительность автоматизации – 2 месяца

Планирование отпусков: Инструмент – 1С + RPA – до 50% снижение рутинной работы HR-специалиста. Длительность автоматизации – 2 месяца